Unser Team beantwortet alle Ihre Fragen
Wir geben Einblicke weiter, die wir bei der Unterstützung von mehr als 350 Organisationen im Bereich der Verwaltung von Fördermitteln, Sponsoring, ehrenamtlichem Engagement von Mitarbeitern und CSR gewonnen haben.
Wie treffen wir eine Auswahl unter Bewerbungen, die alle die Kriterien erfüllen?
Wenden Sie ein zweites veröffentlichtes Kriterium an – Portfolioausgewogenheit, Reichweite oder Zusätzlichkeit – und halten Sie fest, welches Kriterium in jedem Einzelfall ausschlaggebend war. Nicht dokumentierte Entscheidungskriterien bei Gleichstand führen später zu Problemen.
Was macht eine Plattform für ehrenamtliches Engagement von Mitarbeitern einfach zu handhaben?
„Einfach“ bedeutet drei überprüfbare Aspekte: Ein Mitarbeiter kann ohne vorherige Schulung einsteigen, ein lokaler Verantwortlicher kann ohne Einbeziehung der Zentrale Inhalte veröffentlichen, und das System läuft ohne einen eigens dafür zuständigen Administrator.
Warum sollten wir die Arbeitsstunden von Freiwilligen erfassen?
Stunden sind die einzige einheitliche Maßeinheit in einem Freiwilligenprogramm: Sie ermöglichen es Ihnen, den Beitrag zu bewerten, Einsatzorte und Jahre miteinander zu vergleichen und das Budget zu rechtfertigen.
Wie verwalten wir Sponsoring-Projekte ohne Tabellenkalkulationen?
Erfassen Sie die drei Aspekte, die in einer Tabellenkalkulation nicht erfasst werden können: eingehende Anfragen, den Genehmigungsweg und die Leistungen, die jeder Partner Ihnen schuldet.
Wie gehen wir mit Sponsoring-Anfragen um, die wir ablehnen müssen?
Lehnen Sie den Antrag unter Berufung auf die von Ihnen veröffentlichten Kriterien ab und nennen Sie die Bedingung, die nicht erfüllt wurde. Eine Ablehnung unter Verweis auf eine konkret genannte Regel lässt sich schneller übermitteln und akzeptieren.
Wie prüfen wir Förderanträge in anderen Sprachen?
Stellen Sie Gutachter ein, die den Text in der jeweiligen Sprache lesen, anstatt alles zu übersetzen. Die Vorgabe einer einzigen Sprache wälzt die tatsächlichen Kosten auf die Bewerber ab.
Wie rechnen wir Förderbeträge zwischen verschiedenen Währungen um?
Legen Sie fest, welches Datum für die Berechnung des Kurses maßgeblich ist, halten Sie dies im Vertrag fest und führen Sie die Umrechnung nur einmal durch. Der größte Teil der Verluste bei internationalen Fördermitteln entsteht durch ungeplante Umrechnungen.
Wie organisieren wir die ehrenamtliche Tätigkeit unter Berücksichtigung unterschiedlicher lokaler Rechtsvorschriften?
Verwenden Sie ein Rahmenwerk mit lokalen Anpassungen als Konfiguration und keine einheitliche, globale Richtlinie. Die Regelungen zum vom Arbeitgeber organisierten ehrenamtlichen Engagement unterscheiden sich tatsächlich von Land zu Land.
Wie messen wir die Wirkung unseres Freiwilligenprogramms?
Geben Sie drei Punkte getrennt an: Wie viele Personen haben teilgenommen, welche Beiträge wurden geleistet und was haben die Partnerorganisationen erreicht? Die Arbeitsstunden stehen in der Mitte.
Wie können wir Mitarbeiter dazu bewegen, sich für ehrenamtliche Tätigkeiten zu melden?
Beseitigen Sie den Konflikt mit Ihrer bezahlten Arbeit, bevor Sie eine weitere Kampagne starten. In den USA hat ein zu aggressives Vorgehen zudem rechtliche Konsequenzen.
Wie organisieren wir das ehrenamtliche Engagement der Mitarbeiter in kleinen Länderbüros?
Hören Sie auf, sie anhand von Teamveranstaltungen zu bewerten. Kleine Büros stützen sich auf individuelles und kompetenzbasiertes ehrenamtliches Engagement mit lokalen Partnern, die sie selbst finden.
Lassen sich Benchmarks für den ROI von Sponsoring zwischen verschiedenen Kategorien übertragen?
Nein. Veröffentlichte Vergleichswerte vermischen Kategorien, Märkte und Methoden; daher dienen sie eher dazu, Erwartungen zu wecken, als Standards zu setzen. Vergleichen Sie sich stattdessen mit Ihrem eigenen Portfolio.
Was sollte ein Sponsoringbericht für Führungskräfte enthalten?
Die Entscheidung, nicht die Maßnahme: Gesamtkosten, vereinbarte versus erbrachte Leistungen, Ergebnisse im Vergleich zu den festgelegten Zielen sowie eine Empfehlung zur Vertragsverlängerung für jedes Geschäft.
Was sollten wir nach einer gesponserten Veranstaltung tun, um diese zu bewerten?
Schließen Sie den Vorgang innerhalb weniger Wochen ab: Erfassen Sie die Daten der Immobilie, überprüfen Sie die Übergabe anhand des Vertrags, führen Sie die Begutachtung nach der Besichtigung durch und erfassen Sie die gesamten Kosten.
Wie messen wir die gesellschaftlichen Auswirkungen eines Sponsorings?
Beurteilen Sie dies so, wie ein Geldgeber einen Förderzuschuss beurteilt: Legen Sie das von Ihnen geförderte Ergebnis im Voraus fest und erheben Sie anschließend vom Partner Daten zum Ergebnis – nicht zu Reichweitenkennzahlen.
Wie messen wir die Markenpräsenz eines Sponsoring-Projekts?
Ermitteln Sie die Reichweite, die die Immobilie nachweisen kann, bewerten Sie diese anhand des Medienwertäquivalents und prüfen Sie anschließend im Rahmen einer Brand-Lift-Studie, ob sich die Wahrnehmung dadurch verändert hat.
Welche Kennzahlen im Bereich Sponsoring können wir gegenüber der Finanzabteilung begründen?
Diejenigen, die sich auf eine Quelle zurückführen lassen, können Sie vorlegen: nachgewiesene Kosten, vertraglich vereinbarte Leistungen, gemessene Reichweite, in Umfragen ermittelte Wahrnehmung. Keine modellierten Entsprechungen.
Wie legen wir die KPIs für Sponsoring-Verträge fest, bevor wir einen Vertrag unterzeichnen?
Legen Sie fest, was das Sponsoring leisten soll, und nehmen Sie dann die Angaben, die Sie zum Nachweis benötigen, in den Vertrag selbst auf, bevor Sie ihn unterzeichnen.
Sollten wir den ROI von Sponsoring oder den Ertrag in Bezug auf die Ziele messen?
Verwenden Sie beides. Der ROI gibt Auskunft darüber, welchen Ertrag das Sponsoring im Verhältnis zu seinen Kosten erbracht hat, während der „Return on Objectives“ Aufschluss darüber gibt, ob das Sponsoring das erreicht hat, wofür Sie es vereinbart haben.
Inwiefern unterscheidet sich die Verwaltung eines Förderprogramms eines Unternehmens von der einer Stiftung?
Ein Unternehmensprogramm muss neben der eigentlichen Vergabe von Fördermitteln auch die Spendenaktivitäten auf die geschäftlichen Ziele und die CSR-Ziele abstimmen, gegenüber nicht im philanthropischen Bereich tätigen Interessengruppen Rechenschaft ablegen und sich in die Unternehmensfinanzen integrieren.
Wie können wir den gesamten Lebenszyklus eines Förderprojekts – vom Antrag bis zum Abschluss – an einem Ort verwalten?
Führen Sie die Erfassung, Prüfung, Vergabe, Auszahlung, Überwachung und den Abschluss als einen zusammenhängenden Arbeitsablauf durch, damit keine Daten zwischen nicht miteinander verbundenen Tools weitergegeben werden oder zwischen den einzelnen Phasen verloren gehen.
Wie können wir die Verwendung von Fördermitteln nachverfolgen und sicherstellen, dass die Vorschriften zur Mittelverwendung eingehalten werden?
Ordnen Sie jede Auszahlung der entsprechenden Haushaltslinie und dem zulässigen Verwendungszweck zu und verfolgen Sie in Echtzeit die Differenz zwischen zugesagten, ausgezahlten und tatsächlich ausgegebenen Beträgen, sodass die Einhaltung der Vorschriften bereits in den Arbeitsablauf integriert ist und nicht erst im Nachhinein überprüft wird.
Wie können wir ein Förderprogramm über mehrere Länder, Währungen und Sprachen hinweg durchführen?
Zentralisieren Sie das Programm auf einer einzigen Plattform, die mehrere Währungen, Sprachen und lokale Einheiten unterstützt, sodass die globale Steuerung und die lokale Umsetzung an einem Ort gebündelt sind.
Wie können wir Förderanträge mithilfe von KI automatisch prüfen und bewerten?
Lassen Sie die KI die Eignungsprüfung und die Vorbewertung anhand Ihrer eigenen Kriterien automatisieren, überlassen Sie jedoch jede Förderentscheidung einem menschlichen Prüfer und protokollieren Sie, wie das jeweilige Ergebnis zustande gekommen ist.
Wie handhaben wir die Begutachtung von Forschungsanträgen und wie verfolgen wir die Meilensteine der Projekte?
Führen Sie die Begutachtung durch Experten im Rahmen eines strukturierten Arbeitsablaufs durch und verfolgen Sie anschließend die geförderten Projekte anhand von Meilensteinen und Berichtsfristen im selben System.
Wie wählen wir Stipendiaten fair und transparent aus?
Wenden Sie auf jeden Bewerber einheitliche Zulassungs- und Bewertungskriterien an und dokumentieren Sie jede Entscheidung, damit die Vergabe von Fördermitteln nachvollziehbar und frei von Voreingenommenheit ist.
Wie können wir Unternehmensspenden und Matching-Gifts an einem Ort verwalten?
Zentralisieren Sie Spendenanfragen, Genehmigungen und Anträge auf Arbeitgeberzuschüsse, damit Spenden nachverfolgt und ausgewiesen werden können, anstatt dass sie über E-Mails verstreut sind.
Wie erfassen wir die ehrenamtlichen Arbeitsstunden unserer Mitarbeiter an mehreren Standorten?
Ermöglichen Sie es den Mitarbeitern, ihre Arbeitszeiten für genehmigte Aktivitäten in einem System zu erfassen, sodass die Beteiligung und die Wirkung automatisch standortübergreifend zusammengefasst werden.
Wie messen wir die Rentabilität unserer Sponsoring-Investitionen?
Legen Sie im Vorfeld fest, welchen Nutzen Sie sich von jedem Sponsoring versprechen (Reichweite, Markenwirkung, gesellschaftliche Wirkung), und verfolgen Sie an einem zentralen Ort, inwieweit diese Erwartungen erfüllt werden.
Wie erstellen wir ein Online-Formular für Förderanträge, ohne die IT-Abteilung einzubeziehen?
Nutzen Sie einen konfigurierbaren Formular-Generator, um Felder, Zulassungskriterien und das Hochladen von Dokumenten selbst festzulegen – ganz ohne Entwickler oder neue Tools.
Welche KPIs sollten wir im Rahmen eines Unternehmensförderprogramms erfassen?
Erfassen Sie neben den Ausgaben auch die Reichweite (Begünstigte), die Effizienz (Kosten pro Ergebnis, Zeit bis zur Entscheidung) und die Ausrichtung (Prozentanteil der Mittel für vorrangige Zwecke).
Wie können wir die DSGVO einhalten, wenn Förderanträge personenbezogene Daten enthalten?
Speichern Sie die Daten von Bewerbern in einem DSGVO-konformen System mit rollenbasierten Zugriffs- und Aufbewahrungsregeln, sodass die Einwilligung und die Löschung bereits bei der Konzeption berücksichtigt werden.
Wie können wir ein Förderprogramm mit einem sehr kleinen Team durchführen?
Standardisieren Sie die Erfassung und automatisieren Sie die sich wiederholenden Schritte, sodass ein oder zwei Mitarbeiter einen vollständigen Arbeitsablauf abwickeln können, ohne dass dies zu einer zusätzlichen Aufgabe wird.
Wie können wir Wirkungsdaten von Förderempfängern erheben, nachdem wir diese bereits gefördert haben?
Senden Sie den Förderempfängern regelmäßig ein strukturiertes Formular für den Fortschrittsbericht zu, damit die Ergebnisdaten in einem vergleichbaren Format zurückgesendet werden und nicht in Form von E-Mails mit Freitext.
Wie führen wir für jede Entscheidung über die Gewährung von Fördermitteln einen Prüfpfad?
Erfassen Sie, wer jeden Antrag geprüft, bewertet und genehmigt hat, einschließlich der Zeitstempel, damit jede Entscheidung im Rahmen eines Audits nachvollzogen werden kann.
Wie berichten wir über die Auswirkungen von Förderprogrammen im Hinblick auf die Anforderungen von CSRD und ESRS?
Erfassen Sie Ergebnisdaten auf der Ebene der Fördermittelempfänger und ordnen Sie diese den sozialen Indikatoren S1/S3 des ESRS zu, damit Ihr CSR-Bericht direkt auf Programmdaten zurückgreifen kann.
Wie können wir unser Bewertungsverfahren für Förderanträge einheitlicher und gerechter gestalten?
Verwenden Sie für jeden Gutachter ein einheitliches Bewertungsraster und dokumentieren Sie jede Bewertung, damit die Entscheidungen später vergleichbar und nachvollziehbar sind.
Wie können wir den Zeitaufwand unseres Teams für die Prüfung von Förderanträgen reduzieren?
Automatisieren Sie die Prüfung der Förderkriterien und lassen Sie die KI eine Zusammenfassung jedes Antrags erstellen, damit die Prüfer ihre Zeit für die Beurteilung und nicht für die Dateneingabe aufwenden können.
Wie lassen sich Fördermittelbudgets über mehrere Programme hinweg am besten nachverfolgen?
Verfolgen Sie die zugesagten, ausgezahlten und verbleibenden Beträge pro Programm in Echtzeit, damit bei Zuweisungsentscheidungen aktuelle Zahlen zugrunde gelegt werden und nicht der Export vom letzten Monat.
Wie können wir Tabellenkalkulationen bei der Verwaltung von Förderanträgen ersetzen?
Fassen Sie die Erfassung, die Prüfung der Anspruchsberechtigung, die Bewertung und die Entscheidungen in einem einzigen konfigurierten Workflow zusammen, damit die Tabellenkalkulation nicht länger als Ihr Hauptdatensystem dient.
Wie kann ich dem Vorstand den ROI unseres Förderprogramms nachweisen?
Verknüpfen Sie jede Förderung mit Ergebnisdaten und den ausgegebenen Mitteln und stellen Sie anschließend die Wirkung pro Euro in einem für den Vorstand geeigneten Dashboard dar, anstatt in einer statischen Präsentation.
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Was macht eine Plattform für ehrenamtliches Engagement von Mitarbeitern einfach zu handhaben?
„Einfach“ bedeutet drei überprüfbare Aspekte: Ein Mitarbeiter kann ohne vorherige Schulung einsteigen, ein lokaler Verantwortlicher kann ohne Einbeziehung der Zentrale Inhalte veröffentlichen, und das System läuft ohne einen eigens dafür zuständigen Administrator.
Warum sollten wir die Arbeitsstunden von Freiwilligen erfassen?
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