Wie können wir die DSGVO einhalten, wenn Förderanträge personenbezogene Daten enthalten?

Förderanträge enthalten zahlreiche personenbezogene Daten – oft mehr, als den Teams bewusst ist. Zumindest Namen und Kontaktdaten. Häufig jedoch auch Lebensläufe, Referenzen, finanzielle Informationen und manchmal Daten besonderer Kategorien, wie beispielsweise Gesundheitsdaten, wenn das Projekt die Bereiche Pflege oder Behinderung betrifft.

Wenn diese Informationen auf gemeinsam genutzten Laufwerken, in Posteingängen und in einer Nachverfolgungs-Tabelle gespeichert sind, birgt das Programm ein erhebliches DSGVO-Risiko, ohne dass es eine klare Möglichkeit gibt, dieses zu bewältigen.

Die Fragen, die diese Lücke aufzeigen, sind einfach:

• Wer hat Zugriff auf diese Daten, und benötigen sie alle diese Daten?
• Auf welcher Rechtsgrundlage behalten wir es ein?
• Wie lange bewahren wir es auf?
• Was geschieht, wenn ein Bewerber uns auffordert, seine Daten zu löschen?

Bei einer Struktur aus Ordnern und Posteingängen kann niemand diese Fragen mit Sicherheit beantworten. Ein einziger Antrag auf Auskunft oder Löschung führt zu einer manuellen Suche über mehrere Systeme hinweg.

Wir beobachten, dass Compliance-orientierte Teams – insbesondere in regulierten Branchen und in Unternehmensgruppen mit mehreren Tochtergesellschaften – darauf drängen, dass personenbezogene Daten direkt über die Plattform selbst verwaltet werden:

• Rollenbasierter Zugriff, sodass die Mitarbeiter nur das sehen, was für ihre Tätigkeit erforderlich ist.
• Festgelegte Aufbewahrungsfristen, die eine automatische Löschung gewährleisten.
• Die Einwilligung wird zum Zeitpunkt der Antragstellung eingeholt.

Es geht darum, die DSGVO zu einem Bestandteil des Systems zu machen, der von Grund auf berücksichtigt wird, anstatt darauf angewiesen zu sein, dass jedes Teammitglied daran denkt, das Richtige zu tun.