Was macht eine Plattform für ehrenamtliches Engagement von Mitarbeitern einfach zu handhaben?

„Einfach“ ist das Wort, das Käufer im Zusammenhang mit Freiwilligenmanagement-Software am häufigsten verwenden, das sie aber am wenigsten konkret definieren. Es lohnt sich, diesen Begriff in konkrete Aspekte umzuwandeln, die Sie während einer Demo tatsächlich testen können, da jede Plattform diesen Anspruch für sich erhebt.

Der erste Test betrifft die Seite der Mitarbeiter. Kann jemand eine Aktivität finden, sich anmelden und erfasst werden, ohne die Anweisungen zu lesen? Freiwilligenarbeit ist freiwillig; daher führen Reibungsverluste nicht zu Beschwerden, sondern zu Schweigen. Eine Anmeldung, die länger als ein paar Minuten dauert, schreckt genau jene Personen ab, für die das Programm ursprünglich konzipiert wurde.

Der zweite Aspekt betrifft die lokale Ebene. Kann ein Standortleiter die Koordination der ehrenamtlichen Helfer selbst übernehmen und eine Einsatzmöglichkeit mit einem eigenen Partner veröffentlichen, ohne die Zentrale um Erlaubnis zu bitten? Genau an dieser Stelle kommen zentralisierte Programme still und leise zum Stillstand. Wenn jede Aktivität zentral angelegt werden muss, spiegelt der Kalender wider, wofür die Zentrale Zeit hatte, und nicht, was die lokalen Teams hätten organisieren können.

Der dritte Aspekt betrifft die administrative Seite. Sobald die Einarbeitung abgeschlossen ist: Wie viele Stunden pro Monat erfordert das Programm von einer Person, deren Aufgabe nicht darin besteht, es zu betreiben? Wenn die Antwort beinhaltet, dass Stunden per E-Mail nachverfolgt, Daten zwischen verschiedenen Tools neu eingegeben oder derselbe Bericht jedes Quartal neu erstellt werden müssen, verlagert die Plattform die Arbeit lediglich, anstatt sie zu reduzieren.

Die Vereinfachung über Ländergrenzen hinweg ist eine gesonderte Frage und in der Regel die schwierigere. Ein Programm ist nur dann in zehn Ländern einfach zu handhaben, wenn der Rahmen einheitlich ist, die lokalen Teams jedoch die Freiheit behalten, ihre eigenen Aktivitäten durchzuführen, und wenn die Menschen es in ihrer eigenen Sprache nutzen können. Eine einzige Vorlage, die überall vorgeschrieben wird, ist zwar zentral einfach zu verwalten, vor Ort jedoch unbrauchbar.

Der Begriff wird jedoch häufig im Zusammenhang mit dem Vergleich von Funktionen missbraucht. Eine Plattform mit weniger Funktionen ist nicht einfacher, wenn die fehlenden Funktionen genau diejenigen sind, die Sie benötigen, denn die Arbeit taucht dann in Form einer Tabellenkalkulation neben der Plattform wieder auf. Bei der Einfachheit geht es um den Aufwand, den eine Aufgabe erfordert, und nicht um die Länge der Funktionsliste.

Eine ehrliche Einschränkung: Ein Teil dessen, was sich kompliziert anfühlt, liegt nicht an der Software. Genehmigungsregeln, die Frage, ob ehrenamtliche Tätigkeiten während der Arbeitszeit stattfinden dürfen, und wer die Genehmigung erteilt, sind politische Entscheidungen. Kein Tool macht diese Entscheidungen einfach, und eine Plattform, die sie ausblendet, verschlimmert die Situation in der Regel noch.

Eine Plattform für das ehrenamtliche Engagement von Unternehmen basiert auf dieser Aufteilung: ein mit dem Markenzeichen versehenes Mitarbeiterportal, eine Ansicht für lokale Programmverantwortliche, damit die Standorte ihre eigenen Aktivitäten durchführen können, ein Rahmenkonzept pro Region, ohne die lokale Autonomie einzuschränken, sowie Unterstützung für mehr als 22 Sprachen.