Koordination von Freiwilligen: Den richtigen Mitarbeiter für die richtige Aufgabe finden

Was versteht man unter Freiwilligenkoordination?

Die Koordination der ehrenamtlichen Helfer besteht in der täglichen Arbeit, eine Absicht in eine tatsächliche Teilnahme umzusetzen. Dazu gehören die Veröffentlichung von Einsatzmöglichkeiten in einer Form, auf die die Mitarbeiter reagieren können, die Zuordnung von Personen zu Aktivitäten, die ihren Fähigkeiten und ihrer Verfügbarkeit entsprechen, die Bearbeitung von Anmeldungen und Absagen sowie die Bestätigung der Teilnehmerzahlen gegenüber der aufnehmenden Organisation.

Es ist wenig glamourös und dennoch entscheidend. Ein Unternehmen kann über ein finanziertes Programm, einen bezahlten Anspruch und engagierte Mitarbeiter verfügen und dennoch fast keine Stunden verzeichnen, weil niemand die Lücke zwischen dem Wunsch zu helfen und dem Wissen, wozu man am Donnerstag erscheinen soll, geschlossen hat.

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Inwiefern unterscheidet es sich vom Unternehmensfreiwilligendienst?

Die beiden Begriffe werden oft synonym verwendet, sollten es jedoch nicht. „Corporate Volunteering“ bezeichnet das Programm: die Richtlinien, die Teilnahmeberechtigung und die guten Zwecke, die ein Unternehmen unterstützen möchte. Die Koordination ist die operative Ebene, auf der das Programm umgesetzt wird.

Diese Unterscheidung ist von Bedeutung, wenn ein Programm hinter den Erwartungen zurückbleibt, da die beiden Probleme unterschiedliche Ursachen haben und unterschiedliche Lösungen erfordern. Ein Programmproblem ist eine Frage der Strategie, des Budgets oder der Führung. Ein Koordinationsproblem hängt davon ab, ob Angebote sichtbar, buchbar und personell angemessen besetzt sind, und lässt sich in der Regel kostengünstiger beheben als das erstgenannte Problem.

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Wo die Koordination in der Regel ins Stocken gerät

Drei Fehler sind dafür maßgeblich verantwortlich: Veröffentlichte Angebote, denen die praktischen Details fehlen, die ein Mitarbeiter benötigt, um sich festzulegen – sodass die Anzeige zwar Interesse weckt, aber zu keinen Buchungen führt. Anmeldungen, die nie zu einer Teilnahme führen, weil niemand daran erinnert wurde und niemand davon Notiz nahm. Und Partnerorganisationen, die bei den Teilnehmerzahlen im Unklaren gelassen werden – so verliert ein Unternehmen einen Partner bereits nach einem einzigen Nichterscheinen.

Ein vierter Grund ist struktureller Natur. Wenn die Koordination von einer einzigen engagierten Person an jedem Standort abhängt, ist die Laufzeit des Programms auf die Dauer ihrer Amtszeit beschränkt. Eine Koordination, die in einem Prozess verankert ist, überdauert; eine Koordination, die von einer Person abhängt, hingegen nicht.

Die Kennzahl, die es zu beachten gilt, ist die Differenz zwischen den Anmeldungen und den tatsächlich geleisteten Stunden. Sie liefert den direktesten Aufschluss über die Koordinationsqualität eines Programms und ist aussagekräftiger als die reine Freiwilligenbindungsrate allein, die zwar die Reichweite angibt, jedoch nicht aufzeigt, wo die Ausfälle stattfanden.

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Koordination von ehrenamtlichen Tätigkeiten über eine Plattform

Eine Softwareplattform für das Unternehmensfreiwilligenengagement übernimmt die Koordination direkt. Die Einsatzmöglichkeiten werden in einem markenspezifischen Portal veröffentlicht, die Mitarbeiter werden entsprechend ihrer Fähigkeiten und Interessen den passenden Angeboten zugeordnet und melden sich selbst an; der Genehmigungsprozess sowie Erinnerungs-E-Mails laufen automatisch ab, anstatt dass jemand die Dinge nachverfolgen muss.

Da die Anmeldung und die erfassten Stunden im selben Datensatz gespeichert sind, wird die Teilnahme als Nebenprodukt des Prozesses erfasst und nicht erst im Nachhinein erhoben. Die Diskrepanz zwischen Anmeldungen und geleisteten Stunden erscheint dann in der Berichterstattung neben der Erfassung der ehrenamtlichen Stunden, anstatt unsichtbar zu bleiben, bis jemand fragt, warum die Gesamtzahlen so niedrig ausfallen.