Ihre Programme erreichen Tausende von Menschen. Das sollte auch für Ihre Abläufe gelten
Optimy Ihnen die Infrastruktur, um alles an einem einzigen Ort zu verwalten
Weniger Verwaltungsaufwand
innerhalb von 12 Monaten nach der Inbetriebnahme
Antwortquote der Bewerber
automatisiert, in jedem Zyklus
Von der Plattform generierte Daten aus dem Geschäftsbericht
lässt sich schneller konfigurieren alsherkömmliche Fördermittelverwaltungs-Tools
Ihre gemeinnützige Organisation vergibt Fördermittel und führt Programme für andere durch
Sie führen offene Ausschreibungen durch und bearbeiten Bewerbungen von Partnerorganisationen oder Gemeinschaften
Sie koordinieren eine große Zahl von Freiwilligen und müssen Arbeitszeiten erfassen, die Teilnahme überprüfen und den Spendern Bericht erstatten
Sie sind in mehreren Ländern tätig, und die Zentrale benötigt einen vollständigen Überblick über regionale Entscheidungen
Ihr Förderbudget beträgt jährlich 8 Millionen Euro oder mehr
Sie sind in erster Linie auf der Suche nach Fördermitteln und vergeben diese nicht
Ihre Organisation beantragt Fördermittel bei Unternehmensstiftungen oder staatlichen Stellen
Sie benötigen ein Tool zur Verwaltung Ihrer Fundraising-Pipeline oder Ihrer Spenderbeziehungen
Sie sind eine kleine Nichtregierungsorganisation ohne formelle Förder- oder Programmvergabefunktion
Sie haben keine Partner, Unterauftragnehmer oder kommunale Programme, die Sie finanzieren und überwachen
Die praktischen Herausforderungen bei der Durchführung von Programmen dieser Größenordnung
Wenn Ihr Unternehmen in Dutzenden von Ländern tätig ist und Tausende von Partnerbeziehungen unterhält, bedeutet jede Lücke in Ihren Prozessen eine Lücke in der Rechenschaftspflicht
Die Landesverbände finanzieren Programme, von denen die Zentrale erst im Nachhinein erfährt
Die Überprüfung von Partnern erfolgt in den Länderteams uneinheitlich
Die Erstellung von Nachweisen für 12 institutionelle Geldgeber nimmt jedes Jahr mehrere Monate in Anspruch
Freiwilligenprogramme werden anhand von Tabellenkalkulationen verwaltet und auf der Grundlage von Schätzungen ausgewiesen
Die Markteinführung in einem neuen Land bedeutet, einen neuen Prozess von Grund auf aufzubauen
Die Partnerauswahl orientiert sich eher an bisherigen Erfahrungen als an festgelegten Kriterien
Drei Rollen. Eine einzige verlässliche Informationsquelle
Generalsekretär / Programmdirektor
Muss dem Vorstand und den institutionellen Spendern jederzeit die Auswirkungen auf die Mission nachweisen können
Leiter der Förderabteilung / Programmmanager
Es werden Workflows benötigt, die sich auf 50 bis 500 Anträge skalieren lassen, ohne dass entsprechend mehr Personal eingestellt werden muss
Beauftragter für Compliance und Berichterstattung
Es bedarf einer auditfähigen Dokumentation
auf Anfrage, nicht unter Druck zusammengestellt
Alle Phasen des Programmlebenszyklus auf einer Plattform
Von der öffentlichen Ausschreibung über den Nachweis der Ergebnisse bis hin zur Berichterstattung an institutionelle Geldgeber – Optimy , wie große gemeinnützige Förderorganisationen tatsächlich arbeiten
Veröffentlichen Sie Ihre Ausschreibung und führen Sie eine automatische Vorauswahl der Bewerber durch
- Ein Markenportal, das die Identität und Sprache Ihrer Organisation widerspiegelt
- Vorabprüfung der Eignung mit sofortiger automatischer Filterung und Benachrichtigung der Bewerber
- Mehrsprachige Unterstützung für offene Ausschreibungen bei länderübergreifenden Aktivitäten
- 100 %ige Antwortrate bei jedem Bewerber, automatisiert
- Die Organisationsdatenbank wird automatisch erstellt, sobald Anträge eingehen
Überprüfen Sie jeden Partner konsequent und dokumentieren Sie dies lückenlos
- Automatisierte Abgleiche mit nationalen Wohltätigkeitsregistern (Großbritannien, USA, Irland, Kanada)
- Maßgeschneiderte Compliance-Workflows für Ihre spezifischen Due-Diligence-Standards
- Dokumentensammlung: Rechtsstatus, Jahresabschlüsse, Governance-Dokumente
- Compliance-Warnungen und Risikoindikatoren traten bereits vor einer Finanzierungsentscheidung zutage
- Vollständige Compliance-Aufzeichnungen pro Partner, die für Prüfungszwecke aufbewahrt werden
Wenden Sie in jedem Land und in jedem Ausschuss einheitliche Bewertungskriterien an
- Automatische Bewertung anhand Ihrer Leitprinzipien, strategischen Prioritäten und Zulassungskriterien
- Portal für Peer-Reviews für Bewertungsgremien mit mehreren Interessengruppen
- Erkennung von Doppelfinanzierungen programmatisch übergreifend in allen nationalen Büros
- Zentrale Übersicht über alle Bewertungen auf Länderebene in Echtzeit
- Vollständiger Prüfpfad für Entscheidungen: Wer hat was bewertet, wer hat was genehmigt und wann
Koordinieren Sie Freiwillige in großem Umfang und erfassen Sie deren Beiträge genau
- Ein in Ihre Website oder Ihr Intranet integrierbares, standortbezogenes Aufgabenportal
- Automatische Überprüfung der Stunden durch die Einsatzkoordinatoren
- Registrierung von Begünstigten, Einwilligungsmanagement und DSGVO-konformer Umgang mit Daten
- Freiwillige Beiträge, die bestimmten Programmen und Finanzierungsquellen zugeordnet werden können
- Freiwillige reichen Fotos und Erfahrungsberichte für die Spenderkommunikation ein
Erfassen Sie Ergebnisdaten von Partnern ohne manuelle Nachverfolgung
- Automatisierte Nachbefragungen an jedem Meilenstein in der Sprache des Partners
- Strukturierte Erfassung von Ergebnissen, abgestimmt auf Ihre Wirkungsmodell und Ihre SDG-Verpflichtungen
- Zahl der Begünstigten, Reichweitenangaben und qualitative Fallstudien an einem Ort
- Multimedia-Sammlung: Fotos aus der Praxis, Erfahrungsberichte und Berichte über die erzielten Ergebnisse
- Unterstützung des SROI-Rahmenwerks und Zuordnung zu den SDGs, integriert in die Strukturen der Ergebnisdaten
Erstellen Sie Berichte für jeden institutionellen Geldgeber auf der Grundlage eines einzigen Datensatzes, ohne die Daten neu formatieren zu müssen
- Fördererspezifische Vorlagen, die auf einen gemeinsamen Datensatz zurückgreifen
- Live-Dashboards für Vorstandssitzungen und Führungskräftebesprechungen
- Exportfähige Diagramme und Datentabellen für Jahresberichte und Präsentationen für Spender
- Vollständiger Prüfpfad, der für Prüfungen durch Behörden und institutionelle Geldgeber exportiert werden kann
- 50 % weniger Zeitaufwand für die Berichterstellung im Vergleich zu Excel-basierten Prozessen
Große gemeinnützige Organisationen, die umfangreiche Förderprogramme durchführen
Von nationalen Gesundheitsstiftungen bis hin zu internationalen Entwicklungsorganisationen – Optimy weltweit große gemeinnützige Förderorganisationen
Mehrstufiges Fördermittel-Bewertungs
, bei dem die automatisierte Ergebniserfassung direkt in die Berichterstattung an den Vorstand und die Spender einfließt
Verwaltung von Partnerzuschüssen in mehreren Ländern einschließlich Compliance-Dokumentation und Nachverfolgung der Begünstigten gemäß den Standards der institutionellen Geldgeber
Die Verwaltung mehrerer Förderprogramme auf einer einzigen Plattform mit umfassender Berichterstattung für Geldgeber und vollständiger Compliance-Dokumentation
Entwickelt für die operativen Herausforderungen der groß angelegten Förderpraxis
Portal für die Bewerbung für mehrere Studiengänge
Separate Portale nach Programm oder Land mit zweistufiger Berechtigungsprüfung
Partnerüberprüfung und Compliance
Einheitliche Standards für alle Länderteams, mit vollständiger Compliance-Dokumentation für jeden Partner
Bewertung, Evaluierung und Governance
Prüfung durch den Regionalausschuss über ein kontrolliertes Portal. Erkennung von Doppelfinanzierungen programmübergreifend
Koordination von Freiwilligen in großem Maßstab
Geolokalisiertes Einsatzportal, automatisierte Arbeitszeitüberprüfung, Registrierung von Begünstigten und Einwilligungsmanagement
Wirkungsmessung und Berichterstattung
Automatisierte Ergebnisbefragungen, Ausrichtung auf die SDGs, gefördererspezifische Vorlagen aus einem einzigen Datensatz
DSGVO, Sicherheit und länderübergreifende Compliance
DSGVO-konform, ISO-zertifiziert, auf AWS in Europa gehostet. Detaillierte Zugriffsrechte nach Rolle, Region und Programm
Was uns große gemeinnützige Organisationen fragen, bevor sie loslegen
Auf die Größe Ihrer Mission zugeschnitten
30 Minuten, zugeschnitten auf Ihre Programmstruktur, Compliance-Anforderungen und institutionellen Geldgeber
Für große Förder- und Programmteams von gemeinnützigen Organisationen
Praktische Leitfäden und Hilfsmittel, die speziell auf die besonderen Anforderungen großer gemeinnütziger Organisationen zugeschnitten sind
Wie man mit weniger Aufwand mehr Fördermittel verwaltet
Erfahren Sie, wie Sie die betriebliche Effizienz im Fördermittelmanagement steigern können, indem Sie manuelle Arbeit eliminieren, Nacharbeiten reduzieren und skalierbare Systeme aufbauen, ohne die Kosten oder Risiken zu erhöhen.
Wie Sie die tatsächlichen Auswirkungen Ihres Förderprogramms bewerten können
Erfahren Sie, wie Sie die tatsächlichen Auswirkungen Ihres Förderprogramms bewerten können, indem Sie Messbarkeit, ROI-Logik und entscheidungsrelevante Daten in Ihre täglichen Abläufe integrieren.
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Sicherheit und Compliance im Bereich des ehrenamtlichen Engagements von Unternehmen
Erfahren Sie, wo Sicherheits- und Compliance-Lücken im Bereich des ehrenamtlichen Engagements von Unternehmen auftreten und wie Identitätsentscheidungen das Risiko lange vor dem Auftreten von Vorfällen bestimmen.