Wie der Veolia Environmental Trust mit Optimy die Vergabe von Fördermitteln neu gestaltet hat
Veolia Environmental Trust
Der Veolia Environmental Trust ist eine in Großbritannien eingetragene gemeinnützige Organisation, die über den „Landfill Communities Fund“ – ein Steuergutschriftprogramm der britischen Regierung, das es Deponiebetreibern ermöglicht, einen Teil ihrer Steuerverbindlichkeiten für wirkungsvolle Projekte einzusetzen – Gemeinschafts- und Umweltprojekte in ganz England unterstützt. Seit 1997 hat der Trust über 106 Millionen Pfund an 2.600 Projekte vergeben und dabei Fördermittel in Höhe von 5.000 bis 350.000 Pfund bereitgestellt. Als kleines Team von sechs Mitarbeitern legen sie besonderen Wert auf eine gründliche Prüfung, Transparenz und nachhaltigen Wandel in den Gemeinden, denen sie dienen.
Manuelle, papierbasierte Abläufe, die ein kleines Team überfordern
Bevor der Trust Optimy 2016 Optimy einführte, stand er vor erheblichen betrieblichen Herausforderungen. Bei über 200 Anträgen pro Jahr und einem nur kleinen Team für deren Bearbeitung beanspruchten manuelle Prozesse wichtige Ressourcen.
- Über 200 Anträge pro Jahr, die über papierbasierte, manuelle Prozesse bearbeitet werden
- Langsame Dateneingabe aus Papierformularen, was die Entscheidungsfindung verzögert
- Strenge Auflagen des „Landfill Communities Fund“ ohne zuverlässiges digitales System
- Das Wissen konzentriert sich auf einzelne Personen, was zu operativer Anfälligkeit führt
Digitale Transformation durch flexibles, zentralisiertes Management
Im Jahr 2016 entschied sich die Stiftung Optimy positiven Empfehlungen von anderen Stiftungen und Branchenexperten für Optimy . Die Plattform bot die erforderliche Flexibilität und eine zentralisierte Datenverwaltung.
- Digitales Bewerbungssystem: Keine Papierunterlagen mehr – Bewerber reichen ihre Unterlagen online ein, was Zeit spart und durch automatisierte Budgetberechnungen Fehler reduziert.
- Zentralisierte Dokumentenverwaltung: Fördervereinbarungen und alle Projektunterlagen werden sicher an einem Ort gespeichert und sind für jedes Teammitglied sofort zugänglich.
- Maßgeschneiderte Finanzierungsströme: Einfache Einrichtung neuer zweckgebundener Fonds mit spezifischen Kriterien, wie beispielsweise geografischen Beschränkungen seitens der Partner-Stiftungen.
- Wirkungsmessung und Berichterstattung: Strategische Ziele in den Bereichen Klimawandel, Biodiversität und Stärkung der lokalen Gemeinschaften werden anhand einheitlicher, exportierbarer Daten erfasst.
Von Wochen auf Stunden – eine vollständig umgestaltete Betriebsabläufe
In den über zehn Jahren der Zusammenarbeit mit Optimy hat der Veolia Environmental Trust seine Effizienz, Transparenz und Skalierbarkeit erheblich verbessert – sodass ein sechsköpfiges Team nun ein Portfolio verwalten kann, für das andernfalls ein wesentlich größerer Betrieb erforderlich wäre.
Zuschüsse in Höhe von über 106 Mio. £ bewilligt
Seit 1997 bei über 2.600 Projekten
Über 200 Bewerbungen pro Jahr
Effizient geleitet von einem Team aus nur sechs Mitarbeitern
Stunden, nicht Wochen
(Die Zeit bis zum Versand der Benachrichtigungsschreiben hat sich von mehreren Wochen verkürzt)
10 Jahre
Partnerschaft ( Optimy 2016 mit Optimy – fortlaufend und wachsend)
Die Zeit, die wir dank Optimy einsparen, Optimy uns, persönlicher zu sein und unseren Ansatz auf die individuellen Anforderungen jedes einzelnen Projekts abzustimmen, was unsere Beziehungen zu den Bewerbern deutlich verbessert hat.
Geschäftsführer
Ein sechsköpfiges Team bearbeitet mittlerweile über 200 Förderanträge pro Jahr – und zwar mit vollständiger Transparenz, unter Einhaltung aller Vorschriften und auf Basis von Echtzeitdaten – in einem Umfang, der zuvor undenkbar war.
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