Wie die National Lottery von SharePoint zu Optimy wechselte
Nationale Lotterie (Loterie Nationale)
Die Belgische Staatslotterie wurde 1934 mit dem Auftrag gegründet, öffentliche Lotterien, Wetten, Wettbewerbe und Glücksspiele im öffentlichen Interesse zu veranstalten. Durch die Beiträge von Millionen von Spielern belohnt die Lotterie Gewinner und unterstützt verschiedene soziale Projekte und wohltätige Zwecke. Mit einem jährlichen Wohltätigkeitsbudget von 345 Millionen Euro, das für Kultur, Sport, Wissenschaft, Armutsbekämpfung und nachhaltige Entwicklung vorgesehen ist, verwaltet die Lotterie ein umfangreiches und komplexes Sponsoring- und Förderportfolio – teilweise unter staatlicher Aufsicht und unter strengen regulatorischen Kontrollen.
Land: Belgien | Jahresbudget: 345 Millionen Euro | Verwaltete Projekte: über 15.000 seit Inbetriebnahme
Ein SharePoint-basiertes System, das den regulatorischen und betrieblichen Anforderungen nicht gerecht wird
Das bisherige SharePoint-basierte System war tief in die föderale Struktur der Lotterie eingebettet, erfüllte jedoch nicht die erforderlichen Anforderungen an Flexibilität und Compliance. Die Verwaltung von Hunderten von Projekten pro Jahr mit einem Backend, das sich nicht an strenge behördliche Kontrollen anpassen ließ, war auf Dauer nicht tragbar.
- Das SharePoint-Backend reicht für strenge regulatorische und bundesrechtliche Compliance-Anforderungen nicht aus
- Jährlich werden über 100 Projekte in fünf gemeinnützigen Bereichen ohne ein einheitliches Tool betreut
- Verwaltungsaufgaben werden nach wie vor im alten Backend abgewickelt, was zu Doppelarbeit und Komplexität führt
- Es ist erforderlich, die Projektgeschichte aus fast 30 Jahren in ein neues, den Vorschriften entsprechendes System zu migrieren
Eine schrittweise Umstellung – vom Frontend zum Backend mit vollständiger Konformität
Die Umstellung auf Optimy in zwei sorgfältig geplanten Schritten. Zunächst wurde das benutzerfreundliche Frontend Optimy eingeführt, um Förderanträge zu erfassen. Anschließend wurde über einen Zeitraum von fast einem Jahr ein maßgeschneidertes Backend-Tool entwickelt, um den staatlichen Vorschriften gerecht zu werden – und die Datenbank aus 30 Jahren wurde vollständig migriert.
- Phase 1: Digitale Antragserfassung: Das Frontend Optimy wurde bereitgestellt, um Förderanträge digital zu erfassen, wodurch der bisherige Prozess sofort abgelöst wurde.
- Phase 2: Maßgeschneidertes Backend für regulatorische Anforderungen: Ein maßgeschneidertes Backend, das in enger Zusammenarbeit mit dem Lotterie-Team über einen Zeitraum von etwa 12 Monaten entwickelt wurde, um die behördlichen Auflagen vollständig zu erfüllen.
- Migration einer 30-jährigen Datenbank: Fast drei Jahrzehnte Projektgeschichte wurden erfolgreich migriert – dabei wurde das institutionelle Gedächtnis ohne Datenverlust bewahrt.
- Modul für die Validierung und Bewertung durch Ausschüsse: Externe Validierungen durch Ausschüsse werden in Optimy transparent verwaltet; interne Projekte werden über das Bewertungsmodul der Plattform abgewickelt.
Über 15.000 betreute Projekte – Tendenz steigend
Seit der vollständigen Inbetriebnahme im Jahr 2023 verzeichnet die National Lottery im Vergleich zur SharePoint-Ära einen deutlichen Anstieg des Projektvolumens. Die Plattform dient nun als zentrale Drehscheibe für alle Aktivitäten im Bereich Sponsoring- und Fördermittelmanagement, wobei Transparenz, Nachvollziehbarkeit und Compliance von Grund auf integriert sind.
Jahresbudget in Höhe von 345 Mio. €
Über Optimy verwaltete Fördermittel für gemeinnützige Zwecke in fünf Bereichen
15,000+
Seit der Inbetriebnahme – ein deutlicher Anstieg gegenüber der SharePoint-Ära
Vollständig
aus dem Altsystem übernommene Datenbank
Bundesland
Vorschriftskonform (Maßgeschneidertes Backend, das alle bundesstaatlichen regulatorischen Anforderungen erfüllt)
Optimy der Benutzerfreundlichkeit und Flexibilität von Optimy wir das System kontinuierlich an unsere Bedürfnisse anpassen. Diese Anpassungsfähigkeit ist entscheidend für den Aufbau unseres einzigartigen Arbeitsablaufs mit sehr strengen Prozessen, da wir teilweise der staatlichen Aufsicht unterliegen.
PSD-Prozessmanager – Loterie Nationale
Eine staatlich regulierte Organisation mit einem Jahresbudget von 345 Mio. € ersetzte ein 30 Jahre altes SharePoint-System durch eine vollständig konforme, skalierbare und flexible Optimy , die sowohl Fördermittel als auch Zuschüsse abdeckt.
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