Wie die UNIL 190 Forschungseinheiten mit Optimy unterstützt
Universität Lausanne (UNIL)
Die Universität Lausanne (UNIL) mit Sitz in Lausanne, Schweiz, verfügt über mehr als 190 Forschungseinheiten, die die unterschiedlichsten akademischen Fachbereiche abdecken. Einige dieser Forschungsprojekte erfordern eine institutionelle ethische Genehmigung, die von der Ethikkommission für Forschung erteilt wird. Die UNIL verfügt über acht Kommissionen – eine pro Fakultät –, von denen jede einen Vertreter hat, der für die Kommunikation der Entscheidungen zuständig ist. Im Jahr 2019 beschloss die UNIL, eine digitale Lösung zur Verwaltung ihres ethischen Genehmigungsverfahrens einzuführen. Zu diesem Zeitpunkt stieß man auf Optimy.
Land: Schweiz | Forschungseinheiten: über 190 | Fakultäten: 8 Kommissionen
50 Ethikanträge pro Semester – mit manueller Eingabe und E-Mail-Korrespondenz
Jedes Semester gehen bei der Kommission etwa 50 Anträge auf ethische Validierung ein, die jeweils einen strengen, mehrstufigen Prüfprozess durchlaufen müssen, bevor eine Bescheinigung über die Einhaltung ethischer Grundsätze ausgestellt werden kann. Die Bearbeitung dieser Anträge mittels manueller Dateneingabe und verstreuter E-Mail-Verläufe war zeitaufwendig und fehleranfällig.
- ~50 Anträge auf ethische Begutachtung pro Semester, die jeweils einen strukturierten Begutachtungsprozess erfordern
- Die manuelle Dateneingabe und die Koordination per E-Mail kosten das Provisionsteam wertvolle Zeit
- Schwierigkeiten beim Austausch von Dateien und bei der Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Fakultätsgremien
- Bedarf an besseren Kommunikationswerkzeugen und einer besseren Dokumentenverwaltung – idealerweise auf einer einzigen Plattform
Ein übersichtlicher, nachvollziehbarer Überprüfungsprozess mit integrierter Teamzusammenarbeit
Optimy der Forschungsethikkommission der UNIL einen strukturierten digitalen Workflow für den gesamten Validierungszyklus Optimy – vom ersten Antrag über die Begutachtung und Entscheidung bis hin zur Zertifizierung. Die Kommissionsmitglieder können nun direkt innerhalb des Tools zusammenarbeiten, Dateien austauschen und Dokumente erstellen, wobei ihnen jederzeit proaktive Unterstützung durch den Kundenerfolgsservice zur Verfügung steht.
- Strukturierter Arbeitsablauf für die ethische Begutachtung: Jeder Antrag durchläuft einen festgelegten, nachvollziehbaren Prozess – dies gewährleistet eine einheitliche Bewertung und klare Nachverfolgungsmöglichkeiten für jedes begutachtete Projekt.
- Dateiaustausch und Dokumentenerstellung direkt in der Plattform: Die Kommissionsmitglieder tauschen relevante Dateien aus und erstellen neue Dokumente anhand von Vorlagen direkt in Optimy ohne dass Plattformen von Drittanbietern erforderlich sind.
- Tools für Teams und die Aufgabenverteilung: Einfache Einrichtung von Teams, Teamleitern und zugewiesenen Aufgaben – so haben alle einen klaren Überblick über ihre Zuständigkeiten, ohne dass es zu Reibungsverlusten kommt.
- Proaktiver Kundenerfolgssupport: Wenn größere Änderungen oder Anpassungen erforderlich sind, reagiert der zuständige Kundenbetreuer (William) umgehend – was vom Provisionskoordinator als „lebensverändernd“ bezeichnet wird.
Alles ist auffindbar – und ein Prozess, auf den das Team nicht verzichten könnte
Seit der Einführung Optimy hat das Kommissionsteam der UNIL erheblich Zeit bei der manuellen Dateneingabe eingespart, einen übersichtlicheren Begutachtungsprozess etabliert und es allen Kommissionsmitgliedern erleichtert, zusammenzuarbeiten und den Projektfortschritt in jeder Phase voranzutreiben. Der Koordinator stellt fest, dass sich die Arbeitslast ohne Optimy schlichtweg nicht bewältigen lassen hätte.
Über 190 Forschungseinheiten
In den verschiedenen wissenschaftlichen Fakultäten der UNIL
8 Provisionen
Je einer pro Fakultät, alle werden über Optimy unterstützt
50 Anträge im Bereich Ethik pro Semester
Systematisch verwaltet – jeweils mit einem eindeutigen Prüfpfad
Keine verlorenen Dateien
Alles ist auffindbar – keine Dokumente gehen verloren oder werden verlegt
Das Tool ermöglicht es uns, mehr Projekte besser zu überprüfen. Es ist wirklich nützlich, um den Überblick über jedes einzelne Projekt zu behalten und die durchgeführte Bewertung nachzuvollziehen. Mit Optimy ist nun alles sehr gut auffindbar – ohne das Tool hätten wir das nicht geschafft.
Koordinator der Kommission – UNIL
Die Forschungsethikkommission der UNIL bearbeitet mittlerweile mehr als 50 Anträge pro Semester – mit lückenloser Rückverfolgbarkeit, Teamzusammenarbeit und Dokumentenerstellung – alles auf einer einzigen Plattform, die sie als unverzichtbar bezeichnen.
Fordern Sie eine Demo an und steigern Sie Ihre gesellschaftliche und geschäftliche Wirkung.
