Einarbeitung von Freiwilligen: Was muss vor der ersten Schicht geschehen?

Was versteht man unter der Einarbeitung von Freiwilligen?

Die Einarbeitung von Freiwilligen umfasst die Schritte zwischen der Zusage einer Person, sich ehrenamtlich zu engagieren, und ihrer ersten Einsatzstunde. Je nach Aufgabe kann dies eine Einführungsveranstaltung, die Unterzeichnung einer Vereinbarung oder eines Verhaltenskodexes, eine Hintergrundüberprüfung, eine Einweisung in Gesundheits- und Sicherheitsfragen sowie einfache logistische Aspekte wie Zugang, Parkmöglichkeiten und Kleiderordnung umfassen.

Es dient eher dem Nutzen der aufnehmenden Organisation als dem des Freiwilligen. Ein Partner, der darauf verzichtet, muss letztendlich Personen beaufsichtigen, die nicht wissen, was sie tun – was schlimmer ist, als gar keine Freiwilligen zu haben.

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Inwiefern unterscheidet sich dies von der Koordination ehrenamtlicher Tätigkeiten?

Sie sitzen nebeneinander und beantworten unterschiedliche Fragen. Die Freiwilligenkoordination fragt, wer wann wohin geht. Die Einarbeitungsstelle fragt, ob die betreffende Person dazu bereit und berechtigt ist.

Die Reihenfolge ist entscheidend. Eine Koordination, bei der eine Person für eine Aktivität gebucht wird, für die eine Überprüfung erforderlich ist, die noch nicht begonnen hat, hat zu einer Stornierung geführt, nicht zu einer Buchung. Bei Rollen mit einer Vorlaufzeit muss die Einarbeitung beginnen, bevor die Aktivität geplant wird, und nicht erst danach.

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Warum Unternehmensfreiwillige gerade in der Einarbeitungsphase abspringen

Denn die Last fällt auf den Mitarbeiter genau dann, wenn seine Motivation am größten und seine Geduld am geringsten ist. Jemand, der sich bereit erklärt hat, vier Stunden zu investieren, wird nicht ohne Weiteres ein vierzigminütiges Formular ausfüllen, eine Referenz einholen und drei Wochen auf eine Unbedenklichkeitsbescheinigung warten.

Tätigkeiten, bei denen Kinder oder schutzbedürftige Erwachsene beteiligt sind, erfordern in der Regel eine formelle Hintergrundüberprüfung. Wie diese Überprüfung genannt wird, wer sie durchführt, wie lange sie dauert und wie lange sie gültig bleibt, ist von Land zu Land unterschiedlich, was eine erhebliche Einschränkung für jedes Programm darstellt, das versucht, überall ein einheitliches Verfahren anzuwenden.

Zwei Maßnahmen tragen dazu bei, den Verlust zu verringern. Informieren Sie die Beteiligten über die Anforderungen, bevor sie sich verpflichten – und nicht erst danach –, damit der Aufwand als bekannte Kosten und nicht als unwillkommene Überraschung wahrgenommen wird. Und bewahren Sie alles, was der Partner bereits akzeptiert hat, in den Akten auf, damit ein Mitarbeiter, der sich ein zweites Mal bei derselben Organisation freiwillig engagiert, nicht wieder von vorne beginnen muss.

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Unterstützung der Einarbeitung auf einer Plattform

Eine Softwareplattform für Unternehmensfreiwilligenarbeit hilft an den beiden Stellen, an denen es beim Onboarding zu Lücken kommt. In der Stellenausschreibung ist beschrieben, was die jeweilige Aufgabe beinhaltet, sodass ein Mitarbeiter bereits vor der Anmeldung – und nicht erst danach – sieht, worum es bei dem Engagement geht. Die Anmeldeformulare erfassen zudem die Anforderungen des Partners und bieten Funktionen wie das Hochladen von Dokumenten, Validierungsregeln und Mehrsprachigkeit – anstelle eines separaten E-Mail-Austauschs, den niemand nachverfolgen kann.

Was die Plattform nicht festlegt, ist die Anforderung selbst. Diese obliegt der Partnerorganisation und den lokalen Rechtsvorschriften. Ein Programm, das diese Anforderung eher als administrative Formalität denn als echte Einschränkung betrachtet, wird immer wieder Teilnehmer an derselben Stelle verlieren – ganz gleich, welche Software dahintersteckt.