Erfassung der ehrenamtlichen Arbeitsstunden: Die Datengrundlage eines Freiwilligenprogramms

Was versteht man unter der Erfassung von ehrenamtlichen Arbeitsstunden?

Die Erfassung von Freiwilligenstunden bezeichnet die Aufzeichnung der Zeit, die Mitarbeiter für ehrenamtliche Tätigkeiten aufwenden: wer sich engagiert hat, für welchen Zweck und wie lange. Das klingt zwar banal, bildet jedoch die grundlegende Datenbasis eines gesamten Freiwilligenprogramms.

Fast alles andere hängt davon ab. Fördermittel für ehrenamtliche Tätigkeiten werden auf der Grundlage der geleisteten Stunden berechnet, Kennzahlen zum Engagement werden daraus abgeleitet, und die Berichterstattung über soziale Aspekte stützt sich darauf. Sind die Stundenangaben korrekt, ist alles, was darauf aufbaut, fundiert; sind sie falsch, sind alle oben genannten Zahlen unzuverlässig.

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Inwiefern unterscheidet sich diese Kennzahl von der Interaktionsrate?

Beide sind zwar unmittelbar miteinander verbunden, unterscheiden sich jedoch voneinander: Das eine ist die Ausgangsgröße, das andere ein daraus abgeleitetes Ergebnis. Die Erfassung der ehrenamtlichen Arbeitsstunden bildet die zugrunde liegende Aufzeichnung der tatsächlich geleisteten Stunden. Die Ehrenamt-Beteiligungsquote ist eine aus dieser Aufzeichnung berechnete Kennzahl, beispielsweise der Anteil der Mitarbeiter, die ehrenamtlich tätig waren.

Es handelt sich um eine Beziehung zwischen Daten und Kennzahlen. Ohne genaue Angaben zu den Stunden und zur Teilnahme als Grundlage lässt sich keine aussagekräftige Engagement-Rate berechnen – und genau aus diesem Grund wird die Erfassung als grundlegend und nicht als rein administratives Detail betrachtet.

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Warum ist eine genaue Nachverfolgung wichtig?

Denn bei den Daten steht viel auf dem Spiel. Fördermittel für ehrenamtliche Tätigkeiten werden auf der Grundlage der erfassten Stunden ausgezahlt, sodass Fehler die gemeinnützige Organisation Geld kosten; die Beteiligungsquoten fließen in die Strategie ein, sodass fehlerhafte Daten zu Fehlentscheidungen führen; und die Sozialberichterstattung im Rahmen von Rahmenwerken wie der CSRD erfordert zunehmend Zahlen, die einer genauen Prüfung standhalten.

Ein häufig auftretender Fehler ist die Untererfassung. Wenn Arbeitsstunden manuell und nachträglich in Tabellenkalkulationen, E-Mails oder aus dem Gedächtnis erfasst werden, wird ein Großteil der ehrenamtlichen Arbeit schlichtweg nicht erfasst, sodass ein Unternehmen den tatsächlichen Beitrag seiner Mitarbeiter systematisch zu niedrig angibt.

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Erfassung von ehrenamtlichen Arbeitsstunden über eine Plattform

Eine Plattform für unternehmensgestütztes ehrenamtliches Engagement ermöglicht es den Mitarbeitern, ihre Einsatzzeiten einfach und zeitnah zu erfassen – einschließlich einer Überprüfung –, sodass die Aufzeichnungen vollständig und zuverlässig sind. Diese solide Grundlage sorgt dafür, dass Fördermittel für ehrenamtliches Engagement, Beteiligungsquoten und Wirkungsberichte auf verlässlichen Daten beruhen und nicht auf Vermutungen.