Wirkungsberichterstattung: Wie Förderer ihre Programmergebnisse gegenüber Vorständen und Aufsichtsbehörden darstellen

Was versteht man unter Wirkungsberichterstattung?

Unter Wirkungsberichterstattung versteht man die Darstellung der Ergebnisse eines Programms gegenüber denjenigen, die diese Informationen benötigen: Vorstände, Geldgeber, Aufsichtsbehörden und die Öffentlichkeit. Sie ist das sichtbare Ergebnis der Wirkungsmessung – der Punkt, an dem die erhobenen Daten zu einer klaren Darstellung dessen werden, was mit den Fördermitteln tatsächlich erreicht wurde.

Berichterstattung und Messung werden oft miteinander verwechselt, sind jedoch zwei unterschiedliche Dinge. Bei der Messung geht es um die Erhebung und Auswertung von Daten; bei der Berichterstattung darum, wie diese Daten vermittelt werden. Ein Bericht kann nur so aussagekräftig sein wie die Messung, auf der er basiert.

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Warum sollten Wirkungsberichte auf Echtzeitdaten basieren?

Die Schwäche der herkömmlichen Wirkungsberichterstattung besteht darin, dass die Zahlen kurz vor Ablauf einer Frist manuell zusammengestellt und aus Tabellenkalkulationen, E-Mails und verschiedenen Systemen zusammengetragen werden. Dadurch lassen sich Berichte nur langsam erstellen, sind schwer zu überprüfen und oft bereits veraltet, wenn sie gelesen werden.

Durch die direkte Auswertung von Live-Programmdaten lässt sich dies vermeiden. Wenn die Zahlen in einem Bericht auf die Quelldatensätze zurückgeführt werden können, sind sie konsistent, aktuell und nachvollziehbar – genau das, was Vorstände und Aufsichtsbehörden mittlerweile erwarten, anstatt manuell erstellter Zusammenfassungen.

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Inwiefern dient die Wirkungsberichterstattung verschiedenen Zielgruppen?

Dieselben zugrunde liegenden Daten dienen sehr unterschiedlichen Zwecken. Ein Vorstand wünscht sich strategische Ergebnisse und Trends auf Portfolioebene; eine Aufsichtsbehörde wünscht sich standardisierte Angaben, die auf Rahmenwerke wie die CSRD abgestimmt sind; die Öffentlichkeit und die Begünstigten wünschen sich eine klare, verständliche Darstellung dessen, was sich geändert hat.

Eine gute Wirkungsberichterstattung passt die Darstellung an die jeweilige Zielgruppe an, ohne die zugrunde liegenden Zahlen zu verändern. Die Kunst liegt in der Gestaltung und der Gewichtung, nicht darin, unterschiedliche Zahlen für verschiedene Leser zu erstellen – was die Glaubwürdigkeit untergraben würde, die der Bericht gerade aufbauen soll.

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Wirkungsberichterstattung auf einer Förderplattform

Eine Softwareplattform für das Fördermittelmanagement erstellt Berichte direkt auf der Grundlage der von den Fördermittelempfängern übermittelten Daten, sodass die Zahlen aktuell und bis zur Quelle zurückverfolgbar sind. Sie stützt sich auf dieselben KPIs, die im Rahmen der Wirkungsmessung definiert wurden, und kann aus einem einzigen Datensatz Berichte für den Vorstand, für Geldgeber sowie Berichte im Einklang mit den CSRD-Vorgaben erstellen.