Wie verwalten wir Sponsoring-Projekte ohne Tabellenkalkulationen?

Die meisten Sponsoringprogramme beginnen in einer Tabellenkalkulation, und bei einer Handvoll Verträgen pro Jahr ist eine Tabellenkalkulation eine sinnvolle Lösung. Ab einem bestimmten, vorhersehbaren Zeitpunkt ist dies jedoch nicht mehr der Fall, und es lohnt sich, diesen Zeitpunkt zu kennen.

Das Erste, was eine Tabellenkalkulation nicht kann, ist, Anfragen entgegenzunehmen. Anfragen gehen per E-Mail, über ein Kontaktformular, über einen Kollegen, der jemanden kennt, und gelegentlich bei einer Veranstaltung ein. Jemand muss sie in Zeilen übertragen. Was nicht übertragen wird, bleibt unsichtbar, weshalb Programme, die auf diese Weise betrieben werden, häufig auf Anfragen stoßen, die sie nie beantwortet haben.

Der zweite Aspekt ist der Entscheidungsprozess. Eine Zelle erfasst das Ergebnis, nicht jedoch, wer die Entscheidung getroffen hat, auf welcher Grundlage oder zu welchem Zeitpunkt. Das ist in Ordnung, solange keine Erklärung für eine Entscheidung erforderlich ist: gegenüber einem Kollegen, der das Ressort übernimmt, gegenüber der Finanzabteilung bei der Budgetplanung oder gegenüber einer Organisation, die fragt, warum ihr Antrag abgelehnt wurde, obwohl ein vergleichbarer Antrag bewilligt wurde.

Der dritte Punkt betrifft die Phase nach der Unterzeichnung. Die erworbenen Rechte sind in einem Vertrag festgehalten, die zu erbringenden Leistungen befinden sich im Posteingang, und die Aufzeichnung darüber, was tatsächlich geliefert wurde, ist nirgends zu finden. Teams bemerken dies in der Regel erst bei der Berichterstellung, wenn die Nachweise aus dem Gedächtnis wieder zusammengesetzt werden müssen.

Hinzu kommt das Versionsproblem, bei dem es weniger um das Tool als vielmehr um das Team geht. Sobald zwei Personen Sponsoring-Daten bearbeiten oder eine lokale Niederlassung eine eigene Datei führt, gibt es keine einheitliche Antwort mehr auf die Frage, wie viel Budget gebunden ist. Jede Konsolidierung wird zu einem manuellen Abgleich, meist zum ungünstigsten Zeitpunkt des Jahres.

Was die Tabellenkalkulation ersetzt, ist nicht ein einziges großes System, sondern drei Funktionen: ein zentraler Eingang für Anfragen, eine protokollierte Entscheidung mit namentlich genanntem Genehmiger und ein Ort, an dem Leistungen und Ausgaben direkt neben dem jeweiligen Geschäftsvorfall erfasst werden, zu dem sie gehören. Ein Programm, das über diese drei Funktionen verfügt, kann weiterhin eine Tabellenkalkulation für Analysen nutzen – denn genau darin liegen die wahren Stärken von Tabellenkalkulationen.

Eine ehrliche Einschränkung: Ein Wechsel des Tools behebt nicht das Fehlen eines Prozesses. Wenn niemand festgehalten hat, welche Kriterien eine Anfrage erfüllen muss oder wer ab welchem Betrag die Genehmigung erteilt, wird eine Plattform lediglich dieselbe Improvisation schneller erfassen. Legen Sie zunächst die Regeln fest und übertragen Sie diese dann in das Tool.

Eine Plattform für das Sponsoring-Management deckt alle drei Bereiche ab: markenspezifische Antragsformulare mit Zulassungskriterien, automatisierte Genehmigungswege mit entsprechenden Berechtigungen für Prüfer sowie die Nachverfolgung von Aktivierung, Leistungen und Budget für jeden einzelnen Sponsoring-Eintrag.