Warum sollten wir die Arbeitsstunden von Freiwilligen erfassen?

Die Zeiterfassung hat bei denjenigen, die damit betraut sind, einen schlechten Ruf, und dieser Einwand ist berechtigt, wenn mit den Zahlen nichts weiter geschehen wird. Die Berechtigung der Zeiterfassung beruht ausschließlich darauf, was mit diesen Daten anschließend möglich wird.

Stunden sind die einzige Einheit, die sich übertragen lässt. Aktivitäten lassen sich nicht miteinander vergleichen: Eine Strandreinigungsaktion, eine Mentoring-Sitzung und eine unentgeltliche Wirtschaftsprüfung haben nichts gemeinsam, außer der Zeit, die sie in Anspruch genommen haben. Sobald alles in Stunden ausgedrückt ist, lässt sich ein Programm zwischen verschiedenen Standorten, über verschiedene Jahre hinweg und anhand des vorgegebenen Ziels vergleichen.

Auch die Stunden sind es, die aus dem Engagement einen Wert machen. In den Vereinigten Staaten beziffert „Independent Sector“ den Wert einer Freiwilligenstunde für das Jahr 2025 auf 36,14 US-Dollar; diese Zahl wurde im April 2026 veröffentlicht. Die Anwendung eines veröffentlichten Satzes auf die erfassten Stunden ergibt einen Betrag, den die Finanzabteilung nachvollziehen kann. Da es sich um einen US-spezifischen Satz handelt, sollte ein europäisches Programm angeben, welchen Satz es verwendet hat und warum, anstatt diesen stillschweigend zu übernehmen.

Der dritte Grund ist die Diskussion über das Budget. Ein Freiwilligenprogramm, das lediglich die Teilnehmerzahl angibt, lädt geradezu dazu ein, anhand der Begeisterung beurteilt zu werden. Ein Programm hingegen, das die geleisteten Stunden, deren Wert und die erzielten Ergebnisse angibt, weist einen Nutzen nach – das ist eine ganz andere Diskussion, die in der Regel auch kürzer ausfällt.

Auch die geleisteten Stunden machen Lücken sichtbar. Ein Standort mit vielen Anmeldungen und wenigen erfassten Stunden ist kein Standort mit engagierten Freiwilligen; es ist ein Standort, an dem etwas die Menschen daran hindert, ihre Absicht in die Tat umzusetzen – in der Regel die Terminplanung oder die Genehmigung durch die Leitung. Das erkennen Sie nur, wenn beide Werte getrennt erfasst werden.

Stunden sind insofern irreführend, als sie zum Ziel werden. Zehn Personen, die zwei Stunden damit verbringen, Spenden zu sortieren, und zehn Personen, die zwei Stunden mit kompetenzbasiertem ehrenamtlichem Engagement verbringen, führen im Bericht zu derselben Zeile, haben für den Partner jedoch einen ganz anderen Wert. Stunden messen den Aufwand; daher muss ihnen mindestens ein Ergebnisindikator gegenüberstehen.

Eine zweite Warnung: Selbst angegebene Arbeitszeiten weichen ab – nach oben aufgrund von Großzügigkeit und nach unten aufgrund von Vergesslichkeit. Die Lösung liegt nicht im Misstrauen, sondern im richtigen Zeitpunkt: Erfassen Sie die Zeit möglichst unmittelbar während der Tätigkeit, und zwar so, dass es nur wenige Sekunden dauert, anstatt die Betroffenen zu bitten, eine Viertelstunde aus dem Gedächtnis zu rekonstruieren.

Eine Plattform für unternehmensinternes ehrenamtliches Engagement erfasst die geleisteten Stunden sowie die eingesetzten Kompetenzen, das zugewiesene und das gebundene Budget sowie die Abweichung zwischen diesen Werten und fasst all dies in Berichten zusammen, die einen Zusammenhang zwischen Beteiligung, Mitarbeiterbindung und Geschäftsergebnissen herstellen.