Wie können wir den Zeitaufwand unseres Teams für die Prüfung von Förderanträgen reduzieren?

In der Bewertungsphase kommt es häufig vor, dass Teams, die sich um kleine Fördermittel bewerben, still und leise ausbrennen.

Wir haben beobachtet, wie Führungskräfte zweihundert seitenlange Bewerbungsformulare erneut durchgesehen, die wichtigsten Fakten manuell in eine Bewertungsliste übertragen und Bewerber wegen eines einzigen Dokuments, das diese vergessen hatten beizufügen, hinterherlaufen mussten. All dies, noch bevor die eigentliche Bewertung überhaupt beginnt.

Die wertvolle Arbeit – die menschliche Beurteilung, welche Projekte eine Förderung verdienen – wird in die Zeit gequetscht, die nach der manuellen Vorarbeit noch übrig bleibt. Und da alle bereits erschöpft sind, wenn sie das Ende des Stapels erreichen, werden die letzten Anträge oft weniger gründlich geprüft als die ersten. Das ist gegenüber niemandem fair.

Die größten Zeitfresser sind bemerkenswert gleichbleibend:

• Eine Vorabprüfung der Anspruchsberechtigung, die bereits in der Formularphase automatisiert werden könnte.
• Die gleichen Fakten werden aus dem Antrag in eine Auswertungsübersicht übertragen.
• Es gibt keine übersichtliche Zusammenfassung, sodass die Prüfer jedes Wort lesen müssen, um die wenigen wichtigen Punkte zu finden.

Die Teams, die dieses Problem beheben, gehen auf zwei Arten vor: Sie integrieren die Zulassungskriterien direkt in das Antragsformular, sodass Anträge, die nicht den Kriterien entsprechen, gar nicht erst bei einem Prüfer landen. Außerdem lassen sie von einer KI eine strukturierte Zusammenfassung jedes Antrags erstellen (Antrag, Budget, Übereinstimmung), die der Prüfer überprüfen und als Grundlage nutzen kann.

Die Beurteilung bleibt durch und durch menschlich. Was wegfällt, ist der damit verbundene Aufwand für die Dateneingabe.