Wie können wir ein Förderprogramm mit einem sehr kleinen Team durchführen?

Eine überraschend große Zahl von Unternehmensstiftungen verwaltet beträchtliche Budgets mit einem Ein-Personen-Team. Ein Koordinator, der in der Hochsaison möglicherweise von einem Teilzeitmitarbeiter unterstützt wird.

Das Hindernis ist niemals Ehrgeiz oder Sorgfalt. Es sind die Stunden des Tages. Und diese Stunden vergehen nicht so, wie man es sich erhoffen würde. Sie werden von den mechanischen Aspekten des Tagesablaufs in Anspruch genommen:

• Bestätigung des Eingangs von Anträgen.
• Versenden von Erinnerungen.
• Beschaffung fehlender Unterlagen.
• Erstellung einer Auswahlliste zur Freigabe.
• Die manuelle Erstellung des Jahresabschlussberichts.

Für die eigentliche Missionsarbeit – also Gespräche mit den Förderempfängern und das Ergründen, was funktioniert – bleibt nur noch das übrig, was übrig ist. Und das ist oft sehr wenig.

Hier besteht zudem ein Risiko hinsichtlich der Ausfallsicherheit. Wenn alle Abläufe von einer einzigen Person manuell durchgeführt werden, kann ein Urlaub oder ein Ausscheiden diese Person das gesamte Programm zum Erliegen bringen, und es gibt keinen dokumentierten Prozess, anhand dessen ein Nachfolger die Aufgaben übernehmen könnte.

Teams, die in dieser Größenordnung erfolgreich sind, tun zwei Dinge:

1. Sie standardisieren die Dateneingabe, sodass jede Bewerbung vollständig und vergleichbar eingeht, wodurch das Hin und Her vollständig entfällt.
2. Sie automatisieren die sich wiederholenden, terminabhängigen Schritte (Erinnerungen, Statusaktualisierungen, Erstellung von Berichten), sodass die Arbeitszeit der Mitarbeiter für Entscheidungsfindungen und den Aufbau von Beziehungen genutzt werden kann.

Das Ziel besteht nicht darin, mehr zu tun. Es geht vielmehr darum, zu verhindern, dass das Programm sich still und leise zu einem zweiten Vollzeitjob entwickelt, für den niemand eingestellt wurde.