Wie können wir den gesamten Lebenszyklus eines Förderprojekts – vom Antrag bis zum Abschluss – an einem Ort verwalten?

Die meisten Förderprogramme werden nicht als ein einziger Prozess verwaltet. Sie werden als eine Abfolge voneinander unabhängiger Phasen verwaltet, wobei jede Phase in einem eigenen Tool abgewickelt wird und zwischen den einzelnen Phasen eine manuelle Übergabe stattfindet.

Die Erfassung erfolgt in einem Formular-Generator. Die Überprüfung findet in einer Tabellenkalkulation statt. Genehmigungen werden per E-Mail erteilt. Zahlungen werden in der Finanzabteilung abgewickelt. Die Überwachung erfolgt im Kalender einer bestimmten Person. Die Berichterstattung erfolgt am Jahresende in einer Präsentation. Jede einzelne Phase funktioniert, doch an den Schnittstellen zwischen ihnen gehen Dinge verloren: ein genehmigter Zuschuss, für den nie eine Zahlung angesetzt wird, oder ein gefördertes Projekt, dessen Berichtsfrist niemand im Auge behält.

Der gesamte Förderzyklus erstreckt sich von der Zeit vor der Bewilligung bis weit über diese hinaus:

• Vor der Vergabe: Beschaffung, Antragstellung, Teilnahmeberechtigung und Bewertung.
• Zuschuss: der Beschluss, die Vereinbarung und die Auszahlung.
• Nach der Förderzusage: Überwachung der Meilensteine, Berichterstattung durch den Fördermittelempfänger und Abschlussverfahren.

Wenn jede Phase in einem separaten System abgewickelt wird, entstehen zwei wiederkehrende Kosten. Erstens müssen die Daten bei jedem Übergang erneut eingegeben werden, was zeitaufwendig und fehleranfällig ist. Zweitens ist die Kette von „warum wir dies finanziert haben“ bis hin zu „was dabei herausgekommen ist“ unterbrochen, sodass bei der Berichterstattung oder bei einer Prüfung die Zusammenhänge aus verstreuten Quellen neu zusammengesetzt werden müssen.

Dies hängt zwar mit der Abkehr von der Tabellenkalkulation zusammen, geht jedoch darüber hinaus. Durch den Verzicht auf die Tabellenkalkulation wird die Prüfungsphase optimiert; die Verwaltung des Lebenszyklus bedeutet hingegen, alle Phasen – von der Vorvergabe bis zum Abschluss – miteinander zu verknüpfen, damit nichts auf der Strecke bleibt.

Die Teams, die diesen Prozess so gut abwickeln, betrachten den Lebenszyklus als einen zusammenhängenden Arbeitsablauf in einem einzigen System. Ein genehmigter Antrag wird automatisch zu einem Förderbescheid; der Förderbescheid legt die Zahlungstermine fest; mit der Auszahlung beginnt die Überwachungs- und Berichtsphase. Jede Phase fließt in die nächste ein, anstatt jedes Mal bei Null anzufangen.

Der Vorteil liegt in der Kontinuität. Bei der Übergabe gehen keine Daten verloren, jede Phase übernimmt die Daten der vorherigen, und die vollständige Historie jedes Förderprojekts – vom ersten Antrag bis zum Abschlussbericht – ist an einem einzigen, nachprüfbaren Ort gespeichert. Eine Fördermittelverwaltungsplattform dient dazu, diese gesamte Kette zusammenzuhalten.