Wie können wir die Verwendung von Fördermitteln nachverfolgen und sicherstellen, dass die Vorschriften zur Mittelverwendung eingehalten werden?

Die Bereitstellung von Geldern ist nur die Hälfte der Verantwortung eines Geldgebers. Die andere Hälfte besteht darin, nachweisen zu können, dass die Mittel für den Zweck ausgegeben wurden, für den sie bewilligt wurden – und genau hier geraten viele Programme ins Kreuzfeuer der Kritik.

Ein Zuschuss ist selten ein Blankoscheck. Er ist in der Regel an einen bestimmten Zweck, ein Budget und manchmal auch an Auflagen hinsichtlich der Verwendung der Mittel gebunden. Sobald die Mittel jedoch ausgezahlt sind, wird oft nicht mehr nachverfolgt, ob die tatsächlichen Ausgaben diesen Bedingungen entsprachen. Die Zusage wird dokumentiert, die Umsetzung jedoch nicht.

Dies stellt in einigen immer wiederkehrenden Situationen ein Problem dar:

• Ein Fördermittelempfänger tätigt Ausgaben unter einer anderen Haushaltslinie als der, für die die Mittel bereitgestellt wurden, und dies fällt erst bei der Berichterstattung auf.
• Zweckgebundene Mittel, die für einen bestimmten Zweck vorgesehen sind, werden stillschweigend für einen anderen Zweck verwendet, was einen Verstoß gegen die Vorschriften darstellt.
• Beim Abschluss kann das Team die zugewiesenen Mittel, die geleisteten Zahlungen und die tatsächlich getätigten Ausgaben nicht miteinander in Einklang bringen, wodurch aus einem routinemäßigen Abschluss eine forensische Untersuchung wird.

Der wichtige Unterschied, den es zu beachten gilt, besteht darin, dass dies nicht dasselbe ist wie die Nachverfolgung Ihrer eigenen Budgetzuweisungen für die einzelnen Programme. Dabei geht es darum, ob Ihnen noch Mittel zur Verfügung stehen, die Sie vergeben können. Hier geht es hingegen darum, ob der Fördermittelempfänger die Mittel wie vereinbart verwendet hat – dies ist eine Frage der Einhaltung der Vorgaben und keine buchhalterische Frage.

Die Teams, die die Vorschriften einhalten, integrieren die Überprüfung in den Arbeitsablauf, anstatt sie erst nachträglich anzufügen:

• Jede Auszahlung ist an eine Haushaltslinie und einen zulässigen Verwendungszweck gebunden, sodass die Ausgaben von Beginn an anhand der festgelegten Bedingungen überprüft werden.
• Verpflichtungen, Zahlungen und Ausgaben werden in Echtzeit an einem Ort erfasst, wobei Live-Budgetzahlen anstelle eines monatlichen Exports herangezogen werden.
• Die Fördermittelempfänger melden ihre Ausgaben in einer strukturierten Form, die sich an ihren ursprünglichen Zusagen orientiert, sodass Abweichungen frühzeitig und nicht erst beim Abschluss des Projekts sichtbar werden.

Auf diese Weise wird die Einhaltung der Vorschriften nicht länger zu einem jährlichen Hektikgeschäft, sondern zu einem Nebenprodukt der Programmdurchführung. Wenn ein Wirtschaftsprüfer oder der Vorstand fragt, ob die Mittel bestimmungsgemäß verwendet wurden, liegt die Antwort bereits in den Unterlagen vor.