Wie führen wir für jede Entscheidung über die Gewährung von Fördermitteln einen Prüfpfad?

Akteure aus den Bereichen Governance und Finanzen stellen häufig eine Frage, die auf den ersten Blick einfach erscheint: „Zeigen Sie mir, wie über diese Förderung entschieden wurde.“

Es klingt einfach, bis man versucht, diese Frage unter den üblichen Rahmenbedingungen zu beantworten, bei denen die Entscheidung auf folgende Bereiche verteilt ist:

• Eine E-Mail zur Bestätigung der Auswahlliste.
• Eine Tabellenkalkulation, die inzwischen überschrieben wurde.
• Eine mündliche Zustimmung, die niemand schriftlich festgehalten hat.

Zu diesem Zeitpunkt hat das Programm seine eigenen internen Kontrollen faktisch nicht bestanden. Nicht, weil etwas Unzulässiges geschehen wäre, sondern weil es nicht nachweisen kann, dass nichts dergleichen geschehen ist.

Wir haben erlebt, wie sich dies auf unangenehme Weise gezeigt hat:

• Ein abgelehnter Bewerber, der eine Voreingenommenheit geltend macht.
• Eine interne Revision, bei der die Stichproben nach dem Zufallsprinzip ausgewählt werden.
• Ein neuer Leiter der Förderabteilung, der versucht zu verstehen, warum ein langjähriger Förderempfänger Jahr für Jahr Fördermittel erhielt.

In jedem dieser Fälle verwandelt das Fehlen lückenloser Aufzeichnungen eine Routineangelegenheit in eine Krisensituation.

Die zuverlässige Lösung besteht darin, den Prüfpfad automatisch durch den Workflow erstellen zu lassen: Wer hat den Antrag eingereicht, wer hat ihn geprüft, welche Bewertung wurde abgegeben, wer hat ihn genehmigt und wann. Dies sollte nicht manuell gepflegt werden, da ein manuelles Protokoll immer genau dort Lücken aufweist, wo man es am dringendsten benötigt.

Auf diese Weise lässt sich jede Entscheidung rekonstruieren, indem man einfach die Akten einsehen muss, anstatt alle Personen befragen zu müssen, die im Raum anwesend waren.