Wie können wir Unternehmensspenden und Matching-Gifts an einem Ort verwalten?

Spenden- und Matching-Gift-Programme entstehen fast immer eher durch schrittweise Erweiterung als durch gezielte Planung.

In einem Jahr wird ein Formular für Spendenanfragen eingerichtet. Im nächsten Jahr wird ein Verfahren für Spendenverdopplungen nachträglich hinzugefügt. Die Auszahlungen werden in einer Finanztabelle erfasst. Die Genehmigungen erfolgen per E-Mail.

Jedes Dokument steht für sich allein. Es gibt jedoch keinerlei Aufzeichnungen darüber, was das Unternehmen gespendet hat, an wen oder ob der Zuschuss eines Mitarbeiters jemals tatsächlich genehmigt und ausgezahlt wurde.

Wir nehmen die Spannungen von beiden Seiten wahr:

• Die Mitarbeiter verlieren das Vertrauen in das Zuschussprogramm, da sie einen Antrag stellen und nie eine Rückmeldung erhalten. Die Teilnahme geht zurück.
• Das Unternehmen kann eine grundlegende Frage der Unternehmensleitung – „Wie viel haben wir in diesem Jahr insgesamt gespendet und für welche Zwecke?“ – nicht ohne Weiteres beantworten, ohne mehrere Quellen manuell zusammenzufügen.

Zudem spielt der Aspekt der Compliance eine Rolle, da Spenden an bestimmte Organisationen möglicherweise erst überprüft werden müssen, bevor die Gelder ausgezahlt werden.

Die Teams, denen dies gelingt, schaffen eine zentrale Anlaufstelle für den gesamten Prozess. Eine einzige Anlaufstelle für Spendenanträge und Anträge auf Arbeitgeberzuschüsse, bei der Genehmigungen weitergeleitet und protokolliert werden und jede Spende budgetgerecht erfasst wird.

Spenden lassen sich selbstverständlich nachverfolgen und dokumentieren. Die Mitarbeiter erhalten tatsächlich Rückmeldung zu ihren Anträgen. Und die Gesamtsumme zum Jahresende ergibt sich aus einer Abfrage und nicht aus einer Untersuchung.