Wie lassen sich Fördermittelbudgets über mehrere Programme hinweg am besten nachverfolgen?

Wenn eine Stiftung mehr als eine Förderlinie betreibt, gerät die Budgetverfolgung oft in ein Paralleluniversum. Eine monatlich aktualisierte Finanztabelle, die getrennt von dem Ort geführt wird, an dem die Fördermittel tatsächlich verwaltet werden.

Auf dem Papier funktioniert es. In der Praxis treffen die Programmverantwortlichen ihre Entscheidungen auf der Grundlage von Zahlen, die bereits seit Wochen veraltet sind.

Hier ist der typische Ablauf: Ein Verantwortlicher genehmigt einen Zuschuss in der Annahme, dass im Haushalt noch Spielraum vorhanden ist. Dann stellt er fest, dass zwei weitere Genehmigungen im selben Zeitraum erteilt wurden. Multipliziert man dies mit drei oder vier Programmen, wird der Jahresabschluss zu einer mehrwöchigen, gründlichen Überprüfung:

• Abgleich der zugesagten Beträge mit den gezahlten Beträgen.
• Auf der Suche nach dem, was versprochen, aber nie ausgezahlt wurde.
• Erklärungen für Abweichungen, die niemand ganz nachvollziehen kann.

Die Teams, die diesen Aufwand vermeiden, erfassen die Zahl der engagierten, bezahlten und verbleibenden Mitarbeiter als aktuelle Zahlen, die jedem Programm zugeordnet sind. Diese sind bereits in dem Moment sichtbar, in dem eine Entscheidung getroffen wird – und nicht erst nach dem nächsten monatlichen Export.

Außerdem erleichtert dies einen wichtigen Aspekt der Unternehmensführung: die Unterscheidung zwischen zweckgebundenen und nicht zweckgebundenen Mitteln, damit Gelder, die für einen bestimmten Zweck vorgesehen sind, nicht versehentlich anderweitig verwendet werden.

Das Ziel ist nicht eine ausgefeiltere Finanzverwaltung. Es geht darum, sicherzustellen, dass die Zahl, die ein Programmleiter bei der Bewilligung eines Zuschusses sieht, auch die tatsächliche ist.