Wie rechnen wir Förderbeträge zwischen verschiedenen Währungen um?

Ein internationaler Zuschuss wird in einer Währung vereinbart und in einer anderen ausgegeben, und genau an dieser Diskrepanz zwischen diesen beiden Tatsachen scheitert die Berichterstattung.

Zunächst muss geklärt werden, welches Datum für die Festlegung des Satzes maßgeblich ist. Es gibt drei mögliche Zeitpunkte, die zu unterschiedlichen Ergebnissen führen: das Datum der Bewilligungsentscheidung, das Datum der Auszahlung der Mittel und das Datum der Berichterstattung durch den Fördermittelempfänger. Ein Förderzuschuss, der zu einem bestimmten Satz bewilligt, drei Monate später zu einem anderen Satz ausgezahlt und zu einem dritten Satz abgerechnet wird, führt zu drei vertretbaren Zahlen für denselben Förderzuschuss – und zu einer Finanzabteilung, die diese nicht miteinander in Einklang bringen kann.

Wählen Sie eine Option aus, halten Sie diese in der Fördervereinbarung fest und wenden Sie dieselbe Option auf das gesamte Portfolio an. Die Wahl selbst ist weniger wichtig als die einheitliche Handhabung.

Entscheiden Sie anschließend, wer das Risiko trägt. Der Council on Foundations dokumentiert die gängigen Vorgehensweisen im Umgang mit Währungsschwankungen bei der internationalen Förderpraxis: die Vorauszahlung des gesamten Betrags, die Hinterlegung des Betrags auf einem Treuhandkonto zu dem bei den Verhandlungen vereinbarten Kurs oder die Absicherung des Risikos über die gesamte Laufzeit der Förderung. Bei jeder dieser Vorgehensweisen wird das Risiko auf eine andere Stelle verlagert. Keine Option ist es, dies ungeklärt zu lassen, da der Förderempfänger das Risiko standardmäßig trägt und den Fehlbetrag erst in der Mitte des Projekts feststellt.

Zwei betriebliche Verluste sind besonders erwähnenswert, da sie vermeidbar sind.

Doppelte Währungsumrechnung. Mittel, die auf dem Weg zum Zuschussempfänger zweimal umgerechnet werden – in der Regel über eine Zwischenwährung oder ein Zwischenkonto –, verlieren bei jedem Schritt an Wert. In den für Empfänger von „UK Aid Match“-Zuschüssen veröffentlichten finanziellen Leitlinien wird dies als wiederkehrender und unnötiger Kostenfaktor hervorgehoben.

Ungünstige Wechselkurse bei der falschen Bank. In denselben Leitlinien wird darauf hingewiesen, dass Fördermittelempfänger deutlich ungünstigere Wechselkurse erhalten, wenn sie die Währungsumrechnung über lokale Banken statt über internationale Banken vornehmen. Ein Förderer kann hier bereits helfen, indem er dieses Thema vor der ersten Auszahlung anspricht.

Bitte geben Sie für die Berichterstattung beide Beträge an. Der Betrag in der Währung des Förderempfängers entspricht den tatsächlich getätigten Ausgaben und den Angaben in dessen eigener Buchhaltung. Der Betrag in Ihrer Währung entspricht den Kosten, die Ihnen durch das Programm entstanden sind. Wenn Sie nur den umgerechneten Betrag speichern, können Sie niemals Fragen zum Projekt selbst beantworten.

Eine Softwareplattform für die Fördermittelverwaltung erfasst die Bewilligung, die Auszahlung und den Bericht in den jeweiligen Landeswährungen, jeweils mit dem zugehörigen Wechselkurs und Datum, sodass die Gesamtsumme des Portfolios und die tatsächlichen Gegebenheiten einer einzelnen Förderung miteinander in Einklang bleiben. Dies gewährleistet auch die Vergleichbarkeit der Berichte der Fördermittelempfänger, wenn die Partner in fünf verschiedenen Währungen Bericht erstatten.