Wie organisieren wir die ehrenamtliche Tätigkeit unter Berücksichtigung unterschiedlicher lokaler Rechtsvorschriften?

Eine einheitliche, globale Richtlinie für Freiwilligenarbeit ist die gängigste Ausgestaltung; sie erweist sich jedoch in zweierlei Hinsicht als problematisch: Sie ist zu restriktiv, wenn die lokalen Vorschriften großzügig sind, und nicht konform, wenn dies nicht der Fall ist.

Drei Bereiche, in denen die Unterschiede tatsächlich bestehen.

Ob Mitarbeiter ehrenamtliche Tätigkeiten für ihren eigenen Arbeitgeber ausüben dürfen. Dieser Punkt überrascht viele Menschen. In den Vereinigten Staaten verbietet das Fair Labor Standards Act (Gesetz über faire Arbeitsnormen) es Arbeitnehmern, ehrenamtliche Tätigkeiten für einen gewinnorientierten Arbeitgeber der Privatwirtschaft auszuüben, und die Leitlinien des US-Arbeitsministeriums zu Löhnen und Arbeitszeiten stufen die Zeit als vergütungspflichtige Arbeitszeit ein, wenn die ehrenamtliche Tätigkeit der Art von Arbeit entspricht, für deren Ausführung der Arbeitnehmer bezahlt wird, wenn der Arbeitgeber diese anweist oder kontrolliert oder wenn die Tätigkeit nicht freiwillig, ohne Zwang oder unangemessenen Druck erbracht wird. Ein Programm, das in den USA interne Freiwilligentage durchführt, muss unter Berücksichtigung dieser Vorgaben konzipiert werden.

Bezahlter Urlaub für ehrenamtliche Tätigkeiten. Es gibt keinen einheitlichen Standard. In einigen Rechtsordnungen ist für bestimmte ehrenamtliche Tätigkeiten eine Freistellung oder die Fortzahlung des Gehalts vorgesehen, in anderen liegt die Entscheidung vollständig beim Arbeitgeber, und ein unternehmensweiter Anspruch auf Freistellung für ehrenamtliche Tätigkeiten gilt zusätzlich zu den bereits durch lokale Gesetze vorgeschriebenen Regelungen. Es empfiehlt sich, die Situation von Land zu Land zu prüfen, anstatt davon auszugehen, dass der Anspruch einheitlich ist.

Mitarbeiterdaten. Die Erfassung, wer sich wann und bei welcher Organisation ehrenamtlich engagiert hat, stellt personenbezogene Daten der Mitarbeiter dar. In der Europäischen Union unterliegt das Programm damit den datenschutzrechtlichen Verpflichtungen, einschließlich der Aufbewahrungsfristen und der Regelung, wer Zugriff auf die Daten hat – ein Problem, mit dem auch Förderprogramme im Zusammenhang mit den Daten der Antragsteller konfrontiert sind.

Dann gibt es noch die praktische Ebene, die mehr Unruhe verursacht als die rechtliche.

Feiertage fallen nicht immer zusammen. Eine vom Hauptsitz festgelegte weltweite Freiwilligenwoche fällt in einem Land auf einen nationalen Feiertag, in einem anderen auf einen religiösen Feiertag und in einem dritten mitten in die Hochsaison. Die Festlegung eines Zeitraums von mehreren Wochen anstelle eines einzigen Datums löst das Problem größtenteils.

Die zugrunde liegende Struktur besteht aus einem einheitlichen Rahmen mit regionaler Anpassung: Überall gelten derselbe Programmaufbau und dieselben Berichtsfelder, wobei die förderfähigen Aktivitäten, der Genehmigungsweg und der Zeitplan regional festgelegt werden.

Eine Softwareplattform für Unternehmensfreiwilligenarbeit macht dies erst möglich: ein einheitliches Rahmenwerk über alle Regionen hinweg, ohne die lokale Autonomie einzuschränken, Formulare und Möglichkeiten in den Sprachen, in denen Ihre Standorte tatsächlich arbeiten, sowie Genehmigungswege, die regionenspezifisch und nicht zentral konfiguriert sind.

Was keine Plattform leisten kann, ist, Ihnen mitzuteilen, wie die örtlichen Vorschriften lauten. Dies bleibt eine Frage, die Sie an Ihren Ansprechpartner in der Rechts- oder Personalabteilung des jeweiligen Landes richten müssen, und es lohnt sich, diese Frage bereits vor dem Start des Programms zu stellen – und nicht erst nach der ersten Beschwerde.