Wie erfassen wir die ehrenamtlichen Arbeitsstunden unserer Mitarbeiter an mehreren Standorten?

Arbeitgeber mit mehreren Standorten stoßen immer wieder auf dieselbe Hürde, wenn sie versuchen, über das ehrenamtliche Engagement ihrer Mitarbeiter Bericht zu erstatten. Jeder Standort erfasst dies anders – wenn überhaupt.

Eine Abteilung führt eine lokale Tabellenkalkulation. Eine andere verlässt sich darauf, dass die Mitarbeiter E-Mails an die Personalabteilung senden. Eine dritte verfügt über einen engagierten Teamleiter mit einem Notizbuch. Und mehrere tun gar nichts, weil ihnen niemand dies aufgetragen hat.

Wenn das CSR-Team für den Jahresbericht Gesamtzahlen (aufgewendete Stunden, beteiligte Personen, unterstützte Projekte) benötigt, kommt es jedes Quartal zu einem hektischen Gerangel. Man muss jeden Standort um seine Daten bitten und versuchen, die äußerst uneinheitlichen Aufzeichnungen zu vereinheitlichen.

Die Kosten beschränken sich nicht nur auf den Aufwand bei der Berichterstattung. Daten zur Mitarbeiterbindung, die eine echte Motivationsquelle darstellen könnten – beispielsweise indem sie den Teams ihre gemeinsame Wirkung verdeutlichen oder die aktivsten Standorte hervorheben –, bleiben ungenutzt, da sie nie rechtzeitig zusammengestellt werden, um noch von Bedeutung zu sein.

Und im Rahmen der CSRD werden mitarbeiterbezogene Sozialdaten (ESRS S1) von einem „Nice-to-have“ zu einer meldepflichtigen Angabe. Dadurch wird es umso wichtiger, diese Daten einheitlich zu erfassen.

Die Teams, die diese Aufgabe lösen, bieten jedem Mitarbeiter eine zentrale Plattform, auf der er seine Arbeitszeiten für vorab genehmigte Aktivitäten erfassen kann. Die Teilnahme und die erzielten Ergebnisse werden anschließend automatisch standortübergreifend in einer einzigen, vergleichbaren Übersicht zusammengefasst.

Die Berichterstellung ist kein hektisches Unterfangen mehr. Und die Daten werden zu einer Grundlage, auf der das Unternehmen handeln kann, anstatt sie lediglich zu archivieren.