Wie erstellen wir ein Online-Formular für Förderanträge, ohne die IT-Abteilung einzubeziehen?

Dies ist eine der häufigsten und zugleich am leichtesten vermeidbaren Ursachen für Frustration, von denen wir hören.

Das Programm ist konzipiert. Das Budget ist genehmigt. Der Starttermin steht fest. Und dann kommt alles zum Stillstand, weil das Antragsformular in einem IT-Rückstand hinter zehn Tickets mit höherer Priorität feststeckt.

Schlimmer noch: Wenn das Formular schließlich veröffentlicht wird, stellt sich bei der ersten Antragsrunde heraus, dass eine Frage verwirrend formuliert ist oder ein Feld fehlt. Um dies zu beheben, muss ein weiterer Antrag gestellt und ein weiterer Sprint abgewartet werden.

Das Programmteam passt das Programm letztendlich an die Möglichkeiten des Formulars an, anstatt es umgekehrt zu gestalten – schlichtweg, weil jede Änderung aufwendig und zeitaufwendig ist.

Es gibt zudem noch versteckte Kosten. Da die Bearbeitung mühsam ist, vermeiden es Teams, das Formular zu verbessern, selbst wenn sie wissen, dass dadurch unvollständige Daten erfasst werden. Dies erschwert die Überprüfung und Berichterstattung in den nachfolgenden Prozessschritten.

Was die Situation grundlegend verändert, ist, dass dem Programmteam ein konfigurierbarer Formular-Generator zur Verfügung gestellt wird. Ein Fördermittelbeauftragter kann dann:

• Legen Sie die Felder fest.
• Fügen Sie bedingte Logik und Zulassungskriterien hinzu.
• Aktivieren Sie das Hochladen von Dokumenten.
• Passen Sie eine Frist an.

Und das alles ohne Entwickler und ohne den Kauf eines separaten Umfrage-Tools.

Das Formular stellt keinen Engpass mehr dar und wird zu einem Element, an dem das Team im Zuge des Lernprozesses des Programms schrittweise weiterarbeiten kann.