Wie können wir Mitarbeiter dazu bewegen, sich für ehrenamtliche Tätigkeiten zu melden?

Eine geringe Beteiligung wird in der Regel als Kommunikationsproblem interpretiert. Häufiger handelt es sich jedoch um ein Problem der Berechtigung.

Mitarbeiter, die sich eigentlich ehrenamtlich engagieren würden, tun dies oft nicht, weil die Veranstaltung an einem Dienstagnachmittag stattfindet, ihr Vorgesetzter nicht erklärt hat, dass eine Teilnahme zulässig ist, und ihnen in keiner schriftlichen Form mitgeteilt wurde, dass dies Teil ihrer Tätigkeit ist. Keine noch so intensive interne Kampagne kann dieses Problem beheben.

Die Maßnahmen, die die Beteiligung fördern, grob nach ihrer Wirksamkeit geordnet:

1. Ein schriftlich festgelegter Anspruch. Die Freistellung für ehrenamtliche Tätigkeiten sieht eine bestimmte Anzahl bezahlter Stunden pro Jahr vor. Dadurch wird ehrenamtliches Engagement nicht mehr zu etwas, das ein Mitarbeiter rechtfertigen muss, sondern zu etwas, das ihm zusteht.
2. Die Genehmigung durch den Vorgesetzten ist in der Anfrage bereits enthalten und muss nicht separat eingeholt werden. Falls die Teilnahme ein persönliches Gespräch mit dem direkten Vorgesetzten erfordert, lässt sich anhand der Teilnahmequote feststellen, wie wohl sich die Mitarbeiter dabei fühlen, darum zu bitten.
3. Formate, die sich in einen Arbeitstag einfügen, einschließlich Optionen für die Arbeit im Homeoffice und in kurzer Dauer. Ein vierstündiger Einsatz vor Ort schließt Teilzeitkräfte, Pflegekräfte und alle Personen, die in einer anderen Stadt wohnen, aus.
4. Arbeit, die die Menschen als ihre eigene anerkennen. Kompetenzbasiertes ehrenamtliches Engagement findet bei Führungskräften größeren Anklang – einer Gruppe, die am schwersten zu erreichen ist und deren Engagement am deutlichsten sichtbar wird, wenn sie sich daran beteiligt.

Nun zu dem Aspekt, der in dieser Diskussion normalerweise außer Acht gelassen wird.

In den Vereinigten Staaten ist die Frage, wie weit man gehen darf, nicht nur eine kulturelle, sondern auch eine rechtliche Angelegenheit. Gemäß dem Fair Labor Standards Act dürfen Arbeitnehmer keine ehrenamtlichen Tätigkeiten für einen gewinnorientierten Arbeitgeber der Privatwirtschaft ausüben, und die Leitlinien des US-Arbeitsministeriums zu Löhnen und Arbeitszeiten stufen diese Zeit in mehreren Situationen als vergütungspflichtige Arbeitszeit ein: wenn die ehrenamtliche Tätigkeit derselben Art entspricht, für deren Erbringung der Arbeitnehmer bezahlt wird, wenn der Arbeitgeber die Tätigkeit anweist oder kontrolliert und wenn die Tätigkeit nicht freiwillig, ohne Zwang oder unangemessenen Druck – weder direkt noch implizit – erbracht wird.

Die Konsequenz ist eindeutig: Wenn ehrenamtliches Engagement als Erwartung dargestellt, mit einem Leistungsgespräch verknüpft oder den Mitarbeitern der Eindruck vermittelt wird, dass eine Nichtteilnahme bemerkt würde, wird diese Tätigkeit aus dem Bereich des ehrenamtlichen Engagements herausgelöst. Sichtbare Begeisterung seitens der Führungskräfte ist nicht das Problem. Das Problem ist die implizite Verpflichtung.

Eine Änderung bei der Messung sollten Sie gleichzeitig vornehmen: Zählen Sie die abgeschlossenen Kurse, nicht die Anmeldungen. Eine Anmelderate lässt ein Programm in einem besseren Licht erscheinen, bei dem die Hälfte der Anmeldungen niemals zu Kursstunden führt, und die Differenz zwischen beiden Werten ist der aussagekräftigste Indikator für die Qualität des Programms.

Eine Softwareplattform für Unternehmensfreiwilligenarbeit beseitigt die Reibungsverluste genau dort, wo sie am meisten kosten. Die Mitarbeiter finden in einem markenspezifischen Portal auf ihre Fähigkeiten abgestimmte Einsatzmöglichkeiten, melden sich selbst an und erfassen dort ihre Stunden, wobei Genehmigungsabläufe und Erinnerungs-E-Mails automatisch ablaufen, anstatt davon abzuhängen, ob sich jemand daran erinnert hat. Die Lücke zwischen Anmeldungen und geleisteten Stunden wird dann im selben Bericht wie die Teilnahme ausgewiesen, wodurch sie behebbar wird.