Wie können wir Tabellenkalkulationen bei der Verwaltung von Förderanträgen ersetzen?

Fast jedes Team, das wir neu aufnehmen, bringt eine „Master“-Tabelle mit – und eine unterschwellige Besorgnis darüber.

Es begann als einfacher Tracker. Dann wuchs es, Registerkarte für Registerkarte, zum Rückgrat des gesamten Programms heran. Das Problem ist nicht die Tabellenkalkulation an sich. Das Problem besteht darin, sie als Stammdatensystem für einen regulierten Förderprozess zu nutzen.

Genau hier beginnt es zu scheitern:

• Es funktioniert nicht mehr, sobald zwei Personen gleichzeitig daran arbeiten.
• Die Versionshistorie verschwindet, sodass niemand sagen kann, welche Zahl aktuell ist.
• Formeln werden versehentlich überschrieben, und niemand bemerkt dies, bis Monate später eine Zahl falsch erscheint.

Und die größte Lücke von allen: Wenn ein Wirtschaftsprüfer oder ein Vorstandsmitglied fragt: „Wer hat die Finanzierung beschlossen, und auf welcher Grundlage?“, kann die Tabellenkalkulation diese Frage nicht beantworten. Die Entscheidung fiel in einem E-Mail-Verlauf, der inzwischen in den Archiven verschwunden ist.

In der Regel gibt es nur eine einzige Person, die den gesamten Datensatz versteht. Das macht das Programm anfällig. Wenn diese Person im Urlaub ist, kommt das Programm praktisch zum Stillstand.

Die Zusammenführung von Antragseingang, Berechtigungsprüfungen, Bewertung und Entscheidungen in einem konfigurierten Arbeitsablauf bedeutet nicht, auf Struktur zu verzichten. Es bedeutet vielmehr, dass die Struktur endlich durchgesetzt, protokolliert und gemeinsam nutzbar ist. Die Tabellenkalkulation kann als persönlicher Notizblock erhalten bleiben. Sie ist lediglich nicht mehr der Ort, an dem das Programm angesiedelt ist.