Notre équipe répond à toutes vos questions
Nous partageons les enseignements tirés de notre expérience auprès de plus de 350 organisations dans la gestion des subventions, des parrainages, du bénévolat d'entreprise et de la RSE.
Comment choisir entre des candidatures qui répondent toutes aux critères ?
Appliquez un deuxième critère publié (équilibre du portefeuille, portée ou additionnalité) et notez lequel a été déterminant dans chaque cas. Les critères de départage non documentés posent problème par la suite.
Qu'est-ce qui rend une plateforme de bénévolat pour les salariés facile à gérer ?
« Simple » signifie trois choses vérifiables : un employé peut rejoindre le projet sans formation préalable, un responsable local peut publier du contenu sans passer par le siège social, et le système fonctionne sans administrateur dédié.
Pourquoi faut-il comptabiliser les heures de bénévolat ?
Les heures constituent la seule unité de mesure commune dans un programme de volontariat : elles permettent d'évaluer la contribution, de comparer les sites et les années, et de justifier le budget.
Comment gérer les partenariats sans tableurs ?
Transférez les trois éléments qu'un tableur ne peut pas prendre en charge : les demandes reçues, le suivi des validations et les livrables que chaque partenaire doit vous fournir.
Comment gérons-nous les demandes de parrainage que nous devons refuser ?
Refusez en vous référant aux critères que vous avez publiés, et précisez la condition qui n'a pas été remplie. Un refus motivé par une règle clairement énoncée est plus rapide à envoyer et à accepter.
Comment procédons-nous à l'examen des demandes de subvention rédigées dans d'autres langues ?
Recrutez des relecteurs qui se contentent de relire le texte dans sa langue d'origine, plutôt que de tout traduire. Exiger une seule langue fait peser un coût réel sur les candidats.
Comment convertir les montants des subventions d'une devise à l'autre ?
Déterminez la date à partir de laquelle le taux s'applique, indiquez-la dans la convention et effectuez la conversion une seule fois. La majeure partie des pertes liées aux subventions internationales provient de conversions imprévues.
Comment gérer le bénévolat compte tenu des différentes législations locales ?
Il faut appliquer un cadre unique, avec des adaptations locales en fonction de la configuration, et non une politique globale unique. Les règles relatives au bénévolat organisé par les employeurs varient en effet d’un pays à l’autre.
Comment mesurons-nous l'impact de notre programme de bénévolat ?
Indiquez trois éléments distincts : le nombre de participants, les contributions apportées et les résultats obtenus par les organisations partenaires. Le nombre d'heures correspond à l'élément du milieu.
Comment inciter les salariés à s'engager dans le bénévolat ?
Résolvez tout conflit avec votre activité professionnelle avant de lancer une nouvelle campagne. Aux États-Unis, une promotion trop agressive peut également entraîner des conséquences juridiques.
Comment organiser le bénévolat des salariés dans les petits bureaux régionaux ?
Cessez de les évaluer en fonction des actions collectives. Les petits bureaux fonctionnent grâce au bénévolat individuel et axé sur les compétences, en collaboration avec les partenaires locaux qu’ils identifient eux-mêmes.
Les valeurs de référence du retour sur investissement (ROI) en matière de parrainage sont-elles transposables d'une catégorie à l'autre ?
Non. Les références publiées mélangent les catégories, les marchés et les méthodes ; elles définissent donc des attentes plutôt que des normes. Comparez-vous plutôt à votre propre portefeuille.
Que doit contenir un rapport de parrainage destiné aux dirigeants ?
La décision, et non l'activité : coût total, prestations convenues par rapport aux prestations fournies, résultats par rapport aux objectifs fixés, et recommandation de renouvellement pour chaque contrat.
Que faut-il faire après un événement sponsorisé pour en évaluer les résultats ?
Réglez tout cela en quelques semaines : recueillez les données relatives au bien, vérifiez que la remise correspond bien au contrat, effectuez l'état des lieux de fin de location et consignez l'ensemble des coûts.
Comment mesure-t-on l'impact social d'un parrainage ?
Évaluez-le comme le ferait un bailleur de fonds pour une subvention : définissez dès le départ le résultat que vous financez, puis recueillez auprès du partenaire des données sur ce résultat, et non des indicateurs d'exposition.
Comment mesure-t-on la visibilité d'une marque dans le cadre d'un partenariat ?
Évaluez la visibilité que le bien immobilier peut générer, estimez-la en termes d'équivalent média, puis vérifiez si elle a influencé la perception du public à l'aide d'une étude de « brand lift ».
Quels indicateurs de performance liés au parrainage pouvons-nous justifier auprès des bailleurs de fonds ?
Ceux dont on peut retracer la source et que vous pouvez fournir : coûts vérifiés, livrables prévus dans le contrat, audience mesurée, perception issue d'enquêtes. Pas d'équivalents modélisés.
Comment définir les indicateurs clés de performance (KPI) liés au parrainage avant de signer un contrat ?
Déterminez ce que le parrainage doit apporter, puis précisez dans le contrat lui-même les éléments dont vous avez besoin pour le prouver, avant de le signer.
Faut-il mesurer le retour sur investissement (ROI) du sponsoring ou le retour sur objectifs ?
Utilisez les deux. Le ROI indique ce que le parrainage a rapporté par rapport à son coût, tandis que le retour sur objectifs permet de déterminer s'il a permis d'atteindre les objectifs pour lesquels il avait été conclu.
En quoi la gestion d'un programme de subventions d'entreprise diffère-t-elle de celle d'une fondation ?
Un programme d'entreprise doit non seulement gérer les subventions, mais aussi aligner les actions caritatives sur les objectifs commerciaux et de RSE, rendre compte aux parties prenantes non issues du secteur caritatif et s'intégrer aux services financiers de l'entreprise.
Comment gérer l'ensemble du cycle de vie d'une subvention, de la demande à la clôture, à partir d'un seul et même endroit ?
Gérez la réception, l'examen, l'attribution, le paiement, le suivi et la clôture au sein d'un flux de travail unique et intégré, afin qu'aucune étape ne soit transférée entre des outils disparates ni perdue entre les différentes phases.
Comment pouvons-nous suivre les dépenses liées aux subventions et veiller à ce que l'utilisation des fonds soit conforme aux règles ?
Associer chaque décaissement à sa ligne budgétaire et à son utilisation autorisée, et suivre en temps réel les montants engagés, versés et dépensés, afin que la conformité soit intégrée au flux de travail plutôt que vérifiée a posteriori.
Comment mettre en place un programme de subventions couvrant plusieurs pays, devises et langues ?
Centraliser le programme sur une plateforme unique capable de gérer plusieurs devises, langues et entités locales, afin que la supervision mondiale et l'exécution locale soient regroupées au même endroit.
Comment procéder à la présélection et à la notation automatiques des demandes de subvention grâce à l'IA ?
Confiez à l'IA l'automatisation de la vérification des conditions d'éligibilité et de la pré-évaluation selon vos propres critères, mais confiez chaque décision de financement à un évaluateur humain et consignez la manière dont chaque résultat a été obtenu.
Comment gérons-nous l'évaluation des demandes de subventions de recherche et le suivi des étapes clés des projets ?
Mettez en place un processus d'évaluation par des experts selon une méthode structurée, puis assurez le suivi des projets financés en fonction des étapes clés et des échéances de remise des rapports, le tout au sein du même système.
Comment sélectionner les boursiers de manière équitable et transparente ?
Appliquer des critères d'éligibilité et d'évaluation cohérents à chaque candidat, en consignant chaque décision, afin que les attributions soient justifiables et exemptes de tout parti pris.
Comment gérer les dons d'entreprise et les dons de contrepartie à partir d'une seule et même plateforme ?
Centralisez les demandes de dons, les validations et les demandes de contribution équivalente des salariés, afin que les dons puissent être suivis et faire l'objet de rapports, plutôt que d'être dispersés dans des e-mails.
Comment pouvons-nous suivre les heures de bénévolat des employés sur plusieurs sites ?
Permettez aux collaborateurs d'enregistrer leurs heures consacrées à des activités approuvées dans un seul et même système, afin que la participation et l'impact soient automatiquement agrégés sur l'ensemble des sites.
Comment mesurons-nous le retour sur investissement de nos actions de parrainage ?
Définissez dès le départ les résultats que vous attendez de chaque partenariat (audience, image de marque, impact social) et suivez leur réalisation en un seul et même endroit.
Comment créer un formulaire de demande de subvention en ligne sans faire appel au service informatique ?
Utilisez un générateur de formulaires personnalisable pour définir vous-même les champs, les critères d'éligibilité et le téléchargement de documents, sans avoir besoin d'un développeur ni d'un nouvel outil.
Quels indicateurs clés de performance (KPI) faut-il suivre dans le cadre d'un programme de subventions d'entreprise ?
Suivre la portée (bénéficiaires), l'efficacité (coût par résultat, délai de décision) et l'adéquation (pourcentage des fonds alloués aux causes prioritaires) parallèlement aux dépenses.
Comment garantir la conformité au RGPD lorsque les demandes de subvention contiennent des données à caractère personnel ?
Enregistrez les données des candidats dans un système conforme au RGPD, doté de règles d'accès et de conservation basées sur les rôles, afin que le consentement et la suppression soient pris en compte dès la conception.
Comment gérer un programme de subventions avec une équipe très réduite ?
Standardiser la saisie des données et automatiser les étapes répétitives, afin qu'une ou deux personnes puissent gérer un cycle complet sans que cela ne devienne un deuxième emploi.
Comment pouvons-nous recueillir des données sur l'impact auprès des bénéficiaires après leur avoir accordé un financement ?
Envoyez régulièrement aux bénéficiaires un formulaire structuré de rapport d'avancement, afin que les données relatives aux résultats soient transmises dans un format comparable, plutôt que sous forme d'e-mails en texte libre.
Comment assurons-nous la traçabilité de chaque décision relative à l'octroi d'une subvention ?
Consignez le nom de la personne qui a examiné, noté et approuvé chaque demande, en indiquant l'heure exacte, afin que chaque décision puisse être retracée en cas d'audit.
Comment rendre compte de l'impact des programmes de subventions au regard des exigences de la CSRD et de l'ESRS ?
Recueillez les données de résultats au niveau des bénéficiaires et mettez-les en correspondance avec les indicateurs sociaux ESRS S1/S3, afin que votre rapport RSE s'appuie directement sur les données des programmes.
Comment pouvons-nous rendre notre processus d'évaluation des demandes de subvention plus cohérent et plus équitable ?
Utilisez une grille d'évaluation commune à tous les évaluateurs et consignez chaque note dans un dossier, afin que les décisions puissent être comparées et justifiées ultérieurement.
Comment pouvons-nous réduire le temps que notre équipe consacre à l'examen des demandes de subvention ?
Automatisez les vérifications d'éligibilité et confiez à l'IA la rédaction d'un résumé de chaque dossier, afin que les évaluateurs puissent consacrer leur temps à l'analyse plutôt qu'à la saisie de données.
Quelle est la meilleure façon de suivre les budgets des subventions pour plusieurs programmes ?
Suivez en temps réel les montants engagés, payés et restants par programme, afin que les décisions d'allocation s'appuient sur des chiffres actualisés et non sur les données exportées le mois dernier.
Comment pouvons-nous remplacer les tableurs pour la gestion des demandes de subventions ?
Regroupez la réception des dossiers, la vérification des conditions d'éligibilité, l'évaluation et les décisions au sein d'un flux de travail unique et personnalisé, afin que le tableur ne soit plus votre système de référence.
Comment puis-je démontrer le retour sur investissement de notre programme de subventions au conseil d'administration ?
Liez chaque subvention aux données de résultats et aux dépenses engagées, puis présentez l'impact par euro dans un tableau de bord prêt à être soumis au conseil d'administration, plutôt que dans une présentation statique.
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