Comment pouvons-nous recueillir des données sur l'impact auprès des bénéficiaires après leur avoir accordé un financement ?

Verser les fonds, c'est la partie la plus facile de l'octroi de subventions.

La partie la plus difficile commence douze mois plus tard, lorsque l'équipe doit évaluer ce que cet argent a permis de réaliser et se rend compte que cette évaluation constitue un projet à part entière.

En général, on assiste d'abord à une avalanche d'e-mails de rappel, suivie de réponses sous toutes les formes imaginables :

• Un fichier PDF de deux pages provenant d'un bénéficiaire de subvention.
• Un seul paragraphe tiré d'un e-mail envoyé par quelqu'un d'autre.
• Une feuille de calcul provenant d'un tiers.
• Et le silence de plusieurs autres encore.

Chacun décrit son impact différemment ; il est donc impossible de les additionner pour obtenir un chiffre au niveau du programme. Or, c'est précisément ce qu'exigent le conseil d'administration et le rapport RSE.

L'instinct nous pousse à redoubler d'efforts. Mais multiplier les efforts ne résout pas un problème structurel : les bénéficiaires ne disposent pas d'une méthode claire et cohérente pour rendre compte de leurs activités.

Nous constatons une réelle différence lorsque les bailleurs de fonds envoient aux bénéficiaires un rapport d'avancement structuré, selon un calendrier précis. Les mêmes rubriques pour tous, en lien avec les engagements pris lors de la demande de subvention. Les données recueillies sont ainsi comparables par nature.

Cela allège également la charge de travail du bénéficiaire. Remplir un formulaire ciblé est bien moins intimidant que de rédiger un rapport libre de toutes pièces, ce qui améliore les taux de réponse.

Vous obtenez ainsi des données sur les résultats que vous pouvez réellement agréger, et une saison de publication des résultats bien plus sereine.