Logiciel de gestion des subventions permettant de gérer l'ensemble du cycle de subvention
Optimy est un logiciel de gestion des subventions spécialement conçu pour les bailleurs de fonds : entreprises, fondations d’
, universités et associations à but non lucratif. Une plateforme unique pour l’ensemble du cycle :
, de la candidature à l’évaluation de l’éligibilité, en passant par la notation, le suivi budgétaire et les rapports d’
sur l’impact. Adapté à vos programmes. Opérationnel en quelques semaines.
340+
25+
Une plateforme intégrée unique pour optimiser votre programme de subventions
De la réception des demandes à la production de rapports, Optimy vos programmes de subventions sur la mission de votre organisation, garantissant ainsi la conformité, la crédibilité et l'efficacité à chaque étape.
Collecter des données et les analyser
Formulaires personnalisés, téléchargement de documents, règles d'éligibilité. Conformité au RGPD par défaut. Vos critères d'évaluation, vos évaluateurs. Toutes les notes et tous les commentaires regroupés dans un seul écran.
Initiatives sélectionnées
Les demandes de subvention les plus pertinentes par rapport à vos priorités de financement ont été sélectionnées. Votre comité se présente avec une liste restreinte bien définie.
Gérer les projets
Paiements, signatures, livrables et messages des partenaires associés à chaque dossier de subvention.
Mesurer et rendre compte de l'impact :
Suivi des résultats des projets financés par rapport à vos indicateurs clés de performance (KPI). Rapports destinés au conseil d'administration, aux donateurs et aux autorités de régulation, générés à partir des données brutes. Conformité aux normes CSRD et SFDR.
Conçu pour tous les acteurs impliqués dans le processus d'octroi de subventions
Que vous soyez une fondation d'entreprise, une fondation privée ou publique, une université ou une organisation à but non lucratif, Optimy tous les acteurs de votre cycle de subventions les outils dont ils ont besoin, qu'il s'agisse des candidats, des évaluateurs ou des administrateurs.
Administrateur de la subvention
Lancez de nouveaux programmes en quelques jours. Automatisez les tâches qui accaparent votre équipe : enregistrement des demandes, attribution des évaluateurs, suivi des paiements, établissement de rapports.
Évaluateur de subventions
Affichez chaque candidature dans un seul écran : proposition, budget et pièces justificatives. Utilisez le système de notation intégré. Comparez les candidatures côte à côte. Prenez des décisions équitables et éclairées, plus rapidement.
Demandeurs de subventions
Les formulaires de marque intuitifs permettent aux demandeurs de télécharger facilement leurs informations et de voir à quelle étape se trouve leur demande.
Prêt à transformer vos programmes de subventions en résultats concrets ?
Regardez une démonstration de 2 minutes. Nous vous montrerons comment Optimy votre cycle de subventions.
Le cycle de vie d'une subvention, de bout en bout
La gestion des subventions se déroule en trois étapes, et la plupart des équipes perdent du temps lors des transitions entre celles-ci. Optimy couvre ces trois étapes au sein d’un seul et même système.
Avant l'attribution : appel à candidatures, conditions d'éligibilité et sélection
- Portail personnalisé, accessible 24 h/24 et 7 j/7, dans les langues de vos candidats
- Règles d'éligibilité appliquées automatiquement en fonction de la localisation du candidat
- Un bref questionnaire de pré-sélection permet d'écarter les candidats non éligibles avant qu'ils ne remplissent le formulaire complet
- Des signaux d'alerte en matière de conformité sont apparus avant toute décision de financement
- Toutes les candidatures restantes, classées en fonction de vos critères pondérés
- Les listes de présélection sont transmises à des évaluateurs internes ou externes, et des contrôles relatifs aux conflits d'intérêts sont appliqués automatiquement
- Les notes restent masquées aux évaluateurs jusqu'à la clôture de la période · participation enregistrée · quorum externe suivi
Octroi : décision, accord et versement
- Les validations sont acheminées et transmises automatiquement aux niveaux hiérarchiques supérieurs, avec des rappels
- Notifications personnalisées d'acceptation et de refus pour chaque décision
- Accords de financement générés à partir de modèles et signés directement sur la plateforme
- Paiements programmés conformément aux règles de votre programme
- Budget alloué, engagé, versé et en cours d'exécution, par programme et par subvention
Après l'attribution du marché : suivi, rapports et clôture
- Suivi des livrables des bénéficiaires, de l'utilisation des fonds et des étapes clés de reporting pour chaque dossier
- Des enquêtes de suivi envoyées automatiquement aux bénéficiaires dans leur propre langue
- Suivi des résultats par rapport aux indicateurs clés de performance (KPI) que vous définissez
- Rapports destinés au conseil d'administration, aux donateurs et aux autorités de régulation, élaborés à partir des données sources et conformes aux normes CSRD et SFDR
- Piste d'audit complète, disponible dès que les autorités de contrôle en font la demande
Vérification des conditions d'éligibilité et évaluation des candidatures
Le nombre de demandes dépasse les capacités de l'équipe, et la plupart de ces demandes n'auraient de toute façon jamais pu être retenues. C'est dans la présélection et l'évaluation que une plateforme de gestion des subventions prend toute sa valeur.
Éliminer les candidatures non éligibles avant leur examen
Définissez vos critères d'éligibilité une seule fois. L'Optimy les applique en fonction de la localisation et de la langue de chaque candidat. Un bref questionnaire permet de filtrer les candidats non éligibles avant l'accès au formulaire complet, ce qui permet de signaler rapidement les cas de non-conformité.
Évaluez les propositions en fonction de critères que vous définissez vous-même
Définissez vos critères une seule fois, par programme et par juridiction. Chaque candidature est classée en fonction de vos critères pondérés ; les évaluateurs attribuent leurs notes de manière indépendante et tous les commentaires sont regroupés dans une seule vue.
Organiser des comités d'évaluation sans recourir aux tableurs
Les listes de présélection sont transmises à des évaluateurs internes ou externes, et des contrôles relatifs aux conflits d'intérêts sont appliqués automatiquement. Les notes restent masquées jusqu'à la clôture de l'évaluation, et la participation ainsi que le quorum sont consignés pour les jurys externes.
Un espace de travail unique pour les formulaires intelligents, l'évaluation et les rapports sur les subventions
Pas d'exportations entre les outils, pas de conflits de versions, pas de feuille de calcul distincte contenant les chiffres réels. Les demandes, les évaluations, les budgets, les documents et les rapports partagent un seul enregistrement par subvention.
Formulaires intelligents
Saisissez exactement ce dont vous avez besoin. Logique conditionnelle, téléchargement de fichiers, règles de validation, multilingue. Taux de finalisation plus élevés, moins de dossiers abandonnés.
Notation
Évaluez les demandes par rapport à vos indicateurs clés de performance. Pondérez les critères en fonction du programme. Effectuez des évaluations anonymes. Identifiez les subventions les plus adaptées en un clic.
Gestion des tâches
Planifiez, attribuez et suivez tout depuis la plateforme. Votre équipe n'aura plus à jongler entre plusieurs outils pour gérer le programme.
Processus automatisés
Notifications de sélection, e-mails de rappel, autorisations des évaluateurs, circulation des documents : tout est automatisé. Cela permet à votre équipe de gagner plusieurs heures chaque semaine.
Suivi de budget
Alloué, engagé, versé, en cours, par programme. Détectez les écarts avant qu'ils n'apparaissent sur votre tableau de bord.
Rapports sur les subventions
Obtenez des rapports sur les subventions à l'aide de notre bibliothèque de rapports. Personnalisez les rapports en fonction de vos besoins et partagez-les avec les parties prenantes.
Examen des demandes de subvention assisté par l'IA
De la demande au rapport d'impact, l'IA se charge des tâches les plus fastidieuses : analyse, rédaction, génération et mise en évidence, afin que votre équipe puisse se concentrer sur les décisions qui font avancer la mission.
Des résumés de candidature qui aident les évaluateurs à se mettre au travail
Chaque candidature reçue est accompagnée d'un bref résumé généré par l'IA, afin que vos évaluateurs, votre comité, votre conseil d'administration ou vos experts externes sachent de quoi il s'agit avant d'y consacrer du temps.
Suggestions pour l'évaluation initiale
Demandez la prochaine série de tâches : évaluations, vérifications préalables, suivi des bénéficiaires, étapes clés, et votre équipe approuve celles qui conviennent.
Des informations qui mettent en lumière l'essentiel
Demandez ce qui fonctionne, quelles subventions sont menacées, où investir ensuite, et vous obtiendrez la réponse sous forme de graphique et de widget pour votre tableau de bord.
Ce que des équipes comme la vôtre ont accompli
Nous aidons plus de 340 organisations à gérer plus efficacement leurs programmes de subventions, de parrainage et de bénévolat. Découvrez comment Optimy ses clients Optimy gagner du temps, Optimy simplifier leurs processus et Optimy accroître leur impact social.
Conçu pour s'adapter à tous les types de programmes de financement
La gestion des subventions varie selon les acteurs qui s’en chargent. Optimy est adapté à vos programmes et à votre mode de gouvernance ; il ne s’agit pas d’un modèle standardisé.
Fondations d'entreprises
Octroi d'un grand nombre de subventions sans augmentation des effectifs.
Fondations publiques
Chaque décision est consignée, chaque euro est traçable.
Fondations familiales privées
Adaptez vos dons en fonction des résultats, et non plus simplement en réponse à un appel à projets.
Universités
Subventions de recherche, bourses d'études et prix : un accompagnement de A à Z.
Organisations à but non lucratif
Appels à contributions ouverts concernant les données probantes sur les résultats, dans tous les pays.
Sociétés
Subventions, parrainages et bénévolat : tout en un seul endroit.
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