Comment Mutuelle Intégrance a transformé son processus de gestion des subventions grâce à Optimy

Le défi

Avant d’opter pour l’utilisation d’une solution digitale, les demandes d’aide comportaient de lourdes formalités administratives pour les bénéficiaires. Dans une mouvance où les normes de qualité (ISO9001) exigeaient un traitement accéléré et des procédures simplifiées pour les personnes en situation de handicap et où la Mutuelle dans sa globalité visait à en finir avec le tout papier, la mutuelle a fait le choix de digitaliser et de simplifier ses procédures. Sa tentative initiale de développer une solution en interne pour la gestion des demandes de soutien s'est cependant révélée chronophage pour l'équipe informatique. C’est pourquoi le service d'inclusion a lancé un appel d’offre pour trouver une solution qui permettrait de centraliser et gérer les demandes de soutien des adhérents.

Notre solution

Le choix d'Optimy s'est fait en raison de sa convivialité, de sa rapidité et de son intuitivité, mais aussi de sa conformité avec la RGPD et la protection des données. Par ailleurs, l'équipe du service client multilingue est un véritable avantage. Aujourd’hui, en utilisant Optimy, les demandes individuelles sont centralisées, synthétisées et présentées mensuellement à un comité d'aide sociale composé de bénévoles du conseil d'administration de la mutuelle.<br>

Les résultats

Le passage à une solution comme Optimy a considérablement fait gagner du temps à l’équipe chargée de la soumission, de la sélection, mais aussi du suivi des projets. Et ce, grâce à une meilleure centralisation, à une plus grande capacité de personnalisation, mais aussi à une facilitation du processus de collaboration. A titre d’exemple, le système de mot de passe d'Optimy permet aux travailleurs sociaux de soumettre efficacement des demandes pour les personnes qui ne sont pas en mesure de le faire de façon autonome. Les options de personnalisation du formulaire de candidature facilitent la gestion des demandes d'aide, le processus de tri et de regroupement. Les fonctionnalités telles que les “statuts personnalisés” ou les “modèles de documents”, permettent un meilleur suivi des demandes et l'automatisation de la gestion des synthèses de projets à examiner. De plus, l'interface administrative en back office se révèle précieuse en cas d'absences prolongées ou de départs à la retraite car elle rassemble toutes les informations relatives aux demandes de soutien (dossiers soumis, emails, synthèses, etc.).

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