Gérez les dons de votre fondation privée ou familiale depuis une seule et même plateforme.
Une plateforme unique pour chaque cycle de subventions. De l'appel à candidatures aux résultats des bénéficiaires, conçue pour les petites équipes confrontées à des enjeux importants.
340+
Organisations du monde entier
25+
Pays dans lesquels nous sommes présents
Plus de 1,5 million
Projets à impact social gérés par Optimy
22+
Langues prises en charge par la plateforme
Lorsque la mission évolue plus vite que les systèmes.
Les outils qui fonctionnaient pour un montant annuel de dons de 2 millions d'euros ne fonctionnent plus à partir de 8 millions d'euros. Voici ce que nous rapportent chaque semaine les équipes des fondations privées et familiales.
Les feuilles de calcul sont désormais ingérables, et la recherche d'informations prend plus de temps qu'elle ne le devrait.
Les attentes du conseil d'administration et des familles ne cessent de croître, alors que votre équipe et vos processus restent inchangés.
La mémoire institutionnelle s'estompe lorsque les personnes partent, et les critères d'évaluation évoluent d'un cycle à l'autre.
Les documents relatifs à la conformité sont éparpillés entre différents dossiers, boîtes de réception et dans la tête des gens.
Conçu pour tous les acteurs qui contribuent aux actions caritatives de votre fondation.
Directeur de la fondation
Traduisez vos valeurs fondatrices en programmes de subventions ciblés. Suivez chaque centime dépensé par rapport à vos axes stratégiques. Présentez-vous aux réunions du conseil municipal et du conseil d'administration muni de rapports sur les résultats.
Gestionnaire de subventions
Définissez votre cadre d'évaluation une fois pour toutes et réutilisez-le d'un cycle à l'autre. Regroupez l'historique des bénéficiaires, les documents et les échanges au sein d'un seul système consultable.
Dirigeants et conseillers de confiance
Configurez les droits d'accès pour chaque partie prenante, qu'il s'agisse de tableaux de bord en lecture seule pour les responsables et les administrateurs ou de droits d'évaluation pour les conseillers.
Des montants alloués aux résultats obtenus par les bénéficiaires
Optimy chaque étape de votre processus de don, de la première réunion stratégique jusqu'au rapport de fin d'année.
Traduisez vos priorités en matière de financement en programmes de subventions
Atelier avec vos dirigeants et votre équipe. Vos valeurs fondatrices, vos priorités stratégiques et vos critères d'évaluation, transposés dans les programmes de subventions que vous mettrez en œuvre.
Configurez chaque programme en fonction de votre structure de gouvernance
Règles d'éligibilité, critères d'évaluation, processus de validation et modèles de rapports définis pour chaque programme.
Recevoir les demandes de subvention via un portail personnalisé
Traitement structuré des demandes émanant d'organismes à but non lucratif. Remplacer les soumissions par e-mail et la saisie manuelle dans des tableurs par un pipeline consultable.
Présélectionner et évaluer automatiquement les candidats
De courts questionnaires de sélection permettent d'écarter les associations à but non lucratif non éligibles avant qu'elles ne remplissent le formulaire complet. Les problèmes de conformité sont ainsi détectés avant toute décision de financement.
Évaluer, présélectionner et mener des évaluations d'équipe
Chaque candidature est classée selon vos critères pondérés, utilisés de manière cohérente d'un cycle à l'autre. Les listes de présélection sont transmises à votre équipe d'évaluation, à vos collaborateurs, à vos conseillers ou à vos dirigeants, avec des droits d'accès adaptés à chaque rôle.
Décider, verser et conserver
Notifications personnalisées d'acceptation et de refus. Paiements programmés selon les règles du programme. Archivage de chaque subvention, document et échange.
Gérer les conventions de subvention et coordonner le suivi
Les conventions de subvention sont générées à partir de modèles et signées directement sur la plateforme. Les livrables des bénéficiaires, l'utilisation des fonds et les étapes clés du reporting sont suivis pour chaque dossier.
Évaluez les résultats et rendez-en compte à votre conseil municipal et à votre conseil d'administration
Des enquêtes de satisfaction envoyées automatiquement aux bénéficiaires dans leur langue. Des rapports destinés au conseil d'administration, au comité de direction et des rapports annuels générés en quelques clics depuis la plateforme.
Prêt à découvrir à quoi ressemble une solution de bout en bout pour votre fondation ?
Regardez une démonstration de 2 minutes. Nous vous montrerons comment Optimy votre structure, Optimy votre gouvernance et Optimy votre fréquence de reporting.
Assez simple pour une petite équipe. Assez puissant pour s'adapter à la croissance.
Adaptable au fonctionnement concret des activités de don de votre fondation.
Formulaires de candidature intelligents
Formulaires personnalisés, logique conditionnelle, multilinguisme, filtrage automatique. Remplacez la boîte de réception par un pipeline structuré.
Processus automatisés
Optimy les demandes, désigne les évaluateurs, transmet les demandes d'approbation aux niveaux hiérarchiques supérieurs et envoie des rappels.
Notation et évaluation
Définissez votre cadre d'évaluation une seule fois. Notez automatiquement chaque candidature. Réutilisez les critères de manière cohérente à chaque cycle.
Rapports natifs et BI
Rapports en un clic, graphiques intégrés, tableaux de bord personnalisés. Prêt pour les réunions de famille, le conseil d'administration et le rapport annuel.
Une sécurité de premier ordre
Conforme au RGPD, certifié ISO 27001, hébergé sur AWS dans l'UE, aux États-Unis, au Canada et en Suisse. Authentification unique (SSO), accès basé sur les rôles, piste d'audit complète.
Configurable sans intervention informatique
Commencez par un seul programme et ajoutez-en d'autres au fur et à mesure de votre développement. Modifiez directement les formulaires, les flux de travail et les règles de notation, sans avoir besoin de l'aide d'un développeur.
Les fondations privées et familiales qui ont choisi Optimy se développer
Reconnue par les équipes chargées de l'octroi de subventions privées qui recherchent à la fois fiabilité, flexibilité et simplicité dans une seule et même plateforme
Gestion centralisée des subventions et des parrainages dans plusieurs pays, avec des droits d'accès adaptés aux rôles pour les membres de la famille et les conseillers externes.
Évaluation en temps réel des demandes de subventions de recherche en plusieurs étapes, avec un historique complet des décisions conservé et accessible malgré les changements de personnel.
Un programme de subventions à grande échelle géré selon un processus d'évaluation structuré, une mesure rigoureuse de l'impact et la production de rapports annuels destinés au conseil d'administration.
340+
Foire aux questions des équipes des fondations familiales.
Des préoccupations liées à la complexité aux questions sur la migration : ce que les équipes des fondations se demandent avant leur première démonstration.
Consultez un spécialiste.
Nous vous expliquerons comment traduire vos montants de financement en processus concrets de gestion des subventions sur la plateforme, avec des programmes configurés et des droits d'accès adaptés à chaque partie prenante, ainsi que des rapports prêts à être présentés à vos dirigeants et à votre conseil d'administration.
