Comment Mainova a dépassé le stade de la collecte manuelle des données grâce à Optimy
Mainova
Reconnue comme l’un des plus grands fournisseurs d’énergie d’Allemagne, Mainova finance depuis des années des programmes visant à améliorer l’efficacité énergétique dans les installations sportives, les institutions sociales et les associations, tout en soutenant la transition vers des solutions de chauffage efficaces. Avec plus de 500 demandes reçues chaque année par courrier postal et par e-mail, l’équipe savait qu’elle aurait besoin d’un outil pour collecter et sélectionner efficacement toutes ces demandes. Mainova a pour objectifs la diversité culturelle, l’activité sportive, l’intégration sociale et la stabilité des structures sociales — convaincue que l’engagement des citoyens et des organisations est essentiel pour préserver les valeurs qui font la force des communautés.
Pays : Allemagne | Nombre de demandes annuelles : plus de 500
Plus de 500 demandes par an — reçues par courrier postal et par e-mail, sans système centralisé
Mainova recevait un nombre important de demandes de dons et de parrainage, qui généraient toutes des formalités administratives. Ce processus manuel prenait beaucoup de temps, était source d’incohérences et compliquait l’établissement des rapports. L’équipe avait besoin d’un outil capable de gérer l’ensemble du cycle de RSE, et pas seulement la phase de réception des demandes.
- Plus de 500 candidatures par an reçues par courrier postal et par e-mail — aucun système centralisé de gestion des candidatures
- Charge de travail administrative importante liée à la gestion des documents et à la sélection manuelle
- Sans plateforme de données, l'établissement des rapports annuels sur les processus de dons est un processus lent et fastidieux
- Il n'existe pas de moyen simple de rechercher, filtrer ou extraire des données parmi l'ensemble des projets soumis
Une plateforme couvrant l'ensemble du cycle de la RSE — de la création des formulaires au rapport d'impact annuel
Au départ, Mainova a adopté Optimy rationaliser son processus de sélection, mais au fil du temps, l'équipe s'est rendu compte que la plateforme permettait de gérer l'ensemble du cycle de RSE : de la création de formulaires de candidature personnalisés à l'allocation budgétaire, en passant par la gestion de projet et le rapport annuel sur l'impact sociétal.
- Traitement centralisé des demandes en ligne : toutes les demandes de dons et de parrainage sont regroupées numériquement en un seul endroit, ce qui permet de remplacer les envois dispersés par courrier postal ou par e-mail par un système structuré et consultable.
- Gestion de l'affectation budgétaire : le suivi de l'affectation budgétaire est considéré comme la fonctionnalité la plus appréciée, car il permet à l'équipe de savoir précisément où vont les fonds à tout moment du cycle.
- Recherche avancée et filtres : les options de recherche prédéfinies et personnalisées, applicables à l'ensemble des projets, vous font gagner un temps précieux chaque jour, vous permettant ainsi de trouver, comparer et sélectionner rapidement les demandes qui vous intéressent.
- Simplification des rapports annuels d'impact : la génération de données pour l'évaluation annuelle du processus de dons a été considérablement simplifiée, ce qui permet d'alimenter les rapports de Mainova sur l'impact sociétal avec des données fiables et exportables.
Une solution très complète : facile à utiliser au quotidien et une équipe qui vous fait gagner du temps chaque jour
Depuis la mise en place Optimy, Mainova a rationalisé non seulement son processus de sélection, mais aussi l'ensemble de son cycle RSE. La charge administrative de l'équipe s'est allégée, la production des données nécessaires aux rapports s'est considérablement simplifiée, et la plateforme continue d'évoluer au rythme des besoins de l'organisation.
Plus de 500 demandes par an
Tout est géré de manière centralisée — fini le chaos des courriers et des e-mails
Gestion du cycle complet de la RSE
Des formulaires d'inscription au suivi budgétaire, en passant par les rapports annuels
Gain de temps quotidien
Les options de recherche permettent de gagner un temps précieux chaque jour
Simplification de la communication des données
(Le processus d'évaluation des dons annuels a été considérablement simplifié)
Optimy une solution complète et très intéressante, alliant un programme simple à prendre en main pour une utilisation quotidienne à une équipe d'assistance accueillante et toujours prête à aider.
Responsable des dons — Mainova
Mainova gère plus de 500 demandes par an tout au long du cycle complet de la RSE — de la réception des demandes en ligne à l'allocation budgétaire, en passant par la gestion de projet et le rapport annuel sur l'impact sociétal — le tout sur une seule et même plateforme.
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