Gérer les subventions des fondations publiques en toute transparence.
Un seul et même système pour chaque cycle de subvention. Chaque décision est consignée, chaque centime est traçable, chaque rapport est justifiable.
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Pays dans lesquels nous sommes présents
Plus de 1,5 million
Projets à impact social gérés par Optimy
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Le fardeau de la responsabilité qui pèse sur chaque programme de subventions publiques.
L'argent public, le regard du public. Chaque cycle de subventions doit pouvoir être justifié auprès des candidats, des organismes de contrôle et du public. Voici ce que nous rapportent chaque semaine les équipes des fondations publiques.
Chaque décision doit pouvoir être pleinement justifiée auprès des candidats, des organismes de contrôle et du public.
Le nombre de demandes dépasse les capacités de l'équipe, et il est difficile de coordonner les examens impliquant plusieurs parties prenantes.
La communication des résultats aux bailleurs de fonds et au public prend du temps, ce qui fait que les rapports d'impact accusent un retard de plusieurs mois par rapport aux résultats réels.
Le savoir-faire institutionnel s'érode avec le roulement du personnel, et les exigences en matière de conformité varient d'une juridiction à l'autre.
Conçu pour tous les acteurs impliqués dans l'octroi de subventions publiques.
Directeur de la fondation
Traduisez votre mandat en programmes structurés assortis de critères clairs. Présentez-vous aux réunions de suivi en ayant déjà préparé les résultats et les pistes d'audit.
Chargé(e) de programme
Automatisez la vérification des conditions d'éligibilité, l'évaluation, la collecte des documents et la communication avec les candidats, de manière uniforme à chaque cycle.
Responsable de la conformité et du reporting
Chaque action est horodatée et associée à un utilisateur. Des contrôles relatifs aux conflits d'intérêts sont mis en œuvre au niveau du système. La plateforme génère des rapports destinés aux organismes de contrôle et aux bailleurs de fonds publics.
Du mandat au rapport public
Optimy chaque étape de votre cycle de subvention. Chaque étape est automatiquement transmise à la suivante, avec une traçabilité complète à chaque étape.
Traduisez votre mission en programmes de subventions
Atelier avec votre équipe. Votre mandat de financement, vos priorités stratégiques et vos critères d'évaluation, transposés dans les programmes de subventions publiques que vous mettrez en œuvre.
Configurez chaque programme en fonction de votre structure de gouvernance
Règles d'éligibilité, critères d'évaluation, processus de validation, versions linguistiques et modèles de rapports définis pour chaque programme et chaque juridiction.
Publier des appels à candidatures et recevoir des candidatures
Portail public personnalisé accessible 24 heures sur 24, 7 jours sur 7. Les critères d'éligibilité et les exigences en matière de documents, disponibles en plusieurs langues, sont appliqués automatiquement en fonction de la localisation du demandeur.
Présélectionner et évaluer automatiquement les candidats
De courts questionnaires de sélection permettent d'écarter les candidats non éligibles avant qu'ils ne remplissent le formulaire complet. Les problèmes de conformité sont ainsi détectés avant toute décision de financement.
Évaluer, présélectionner et mener des évaluations d'équipe
Chaque candidature est classée en fonction de vos critères pondérés. Les listes de présélection sont transmises à votre équipe d'évaluation, interne ou externe, et des contrôles relatifs aux conflits d'intérêts sont automatiquement appliqués.
Prendre une décision, effectuer le paiement et consigner chaque étape
Des notifications personnalisées pour chaque approbation et chaque refus. Des paiements programmés selon les règles du programme. Enregistrement systématique de chaque note, approbation, refus et communication.
Gérer les conventions de financement et coordonner le suivi
Les conventions de financement sont générées à partir de modèles et signées directement sur la plateforme. Les livrables des bénéficiaires, l'utilisation des fonds et les étapes clés du reporting sont suivis pour chaque dossier.
Mesurer les résultats et en rendre compte aux instances de contrôle
Des enquêtes de suivi sont envoyées automatiquement aux bénéficiaires dans leur langue. L'impact global de l'ensemble des programmes est synthétisé à l'intention du conseil d'administration, des bailleurs de fonds publics et du grand public.
Prêt à découvrir à quoi ressemble une gestion de bout en bout pour vos programmes de subventions publiques ?
Regardez une démonstration de 2 minutes. Nous vous montrerons comment Optimy votre mandat, Optimy votre structure de gouvernance et Optimy vos obligations en matière de responsabilité publique.
Conçu pour les équipes du secteur public qui agissent rapidement, sans avoir à créer de ticket informatique.
Adaptable à la manière dont votre programme de subventions fonctionne concrètement.
Formulaires de candidature intelligents
Portail public personnalisé avec logique conditionnelle, multilingue et filtrage automatique. Taux de finalisation plus élevés.
Processus automatisés
Optimy les demandes, désigne les évaluateurs, transmet les demandes d'approbation aux niveaux hiérarchiques supérieurs et envoie des rappels.
Notation et évaluation
Définissez vos critères une seule fois. Évaluez automatiquement chaque candidature. Recourez à l'évaluation par les pairs lorsque l'impartialité est essentielle.
Rapports natifs et BI
Rapports en un clic, graphiques intégrés, tableaux de bord personnalisés. Conformes aux exigences en matière de rapports administratifs et de contrôle.
Une sécurité de premier ordre
Conforme au RGPD, certifié ISO 27001, hébergé sur AWS dans l'UE, aux États-Unis, au Canada et en Suisse. Authentification unique (SSO), accès basé sur les rôles, piste d'audit complète.
Configurable sans intervention informatique
Ajoutez des programmes au fur et à mesure de votre développement. Modifiez directement les formulaires, les flux de travail et les règles de notation, sans avoir besoin de l'aide d'un développeur.
Reconnue par les institutions publiques, qu'il s'agisse d'organismes de financement culturel ou de fonds de développement.
Des fondations liées au gouvernement aux institutions culturelles et aux fonds publics de développement du monde entier, Optimy des programmes de subventions qui exigent transparence et responsabilité envers le public.
Une piste d'audit complète pour toutes les décisions d'octroi de subventions, avec une évaluation structurée conforme au mandat de l'Institut en matière de droits de l'homme.
Des programmes multilingues gérés de manière centralisée, avec des processus de révision structurés et un reporting complet destiné aux pouvoirs publics.
Les subventions et les parrainages sur une seule et même plateforme, avec des rapports prêts pour l'audit et accessibles aux instances de contrôle municipales.
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Foire aux questions des organismes publics.
Des exigences en matière d'approvisionnement à la préparation aux audits, voici ce que les fondations publiques examinent avant de donner leur feu vert.
Consultez un spécialiste.
Nous vous expliquerons comment traduire votre mandat en processus concrets de gestion des subventions sur la plateforme : portail d'appels à projets opérationnel, règles de gouvernance appliquées, rapports de suivi prêts à être générés.
