L'utilisation des fonds publics exige des procédures transparentes
Optimy vous Optimy l'infrastructure structurée et vérifiable nécessaire à la gestion des subventions, comme l'exige la responsabilité publique
des décisions enregistrées avec une piste d'audit complète
des données du rapport annuel issues de la plateforme
plus rapide à configurer que les anciens outils de gestion des subventions
Conforme au RGPD, certifié ISO, infrastructure AWS
La réalité opérationnelle de la gestion d'un programme de subventions publiques
Les fondations publiques doivent faire face à un volume élevé de demandes, à des exigences strictes en matière de responsabilité et à la nécessité de justifier chacune de leurs décisions auprès des parties prenantes
Chaque décision doit être pleinement justifiable
Le volume des demandes dépasse la capacité
Les évaluations multipartites sont difficiles à coordonner
Démontrer les résultats obtenus aux bailleurs de fonds et au public
Conformité réglementaire dans les différentes juridictions
Le savoir disparaît lorsque les gens partent
Conçu pour l'ensemble de l'écosystème des parties prenantes d'
Optimy chaque groupe les droits d'accès et les outils adaptés, le tout regroupé sur une seule et même plateforme
Candidats
Demandez un financement via votre portail public personnalisé
Chargés de programme
Gérer la réception des candidatures, l'évaluation et la communication avec les candidats
Comité d'évaluation
Examiner les projets présélectionnés via le portail d'évaluation par les pairs
Organismes de contrôle
Accédez à des données transparentes et à l'historique complet des décisions
Une structure à chaque étape
Optimy des normes de processus rigoureuses tout en laissant à votre équipe la flexibilité nécessaire pour mettre en œuvre des programmes adaptés à votre mission
Portail public personnalisé avec présélection des critères d'éligibilité
Un bref questionnaire de pré-sélection permet d'écarter les candidats non éligibles avant qu'ils n'accèdent au formulaire complet, ce qui allège la charge de travail liée à l'examen des dossiers sans pour autant exclure injustement qui que ce soit.
Prise en charge multilingue et multirégionale
Gérez des programmes multilingues à partir d'une seule plateforme. Chaque appel à candidatures peut être configuré en plusieurs langues, les critères d'éligibilité spécifiques à chaque région étant appliqués automatiquement.
Formulaires structurés avec champs obligatoires
La logique conditionnelle et la validation des fichiers téléchargés garantissent que les dossiers sont complets avant d'entrer dans la file d'attente d'examen, ce qui évite les allers-retours avec les candidats.
Confirmations automatiques et mises à jour du statut
Chaque demandeur reçoit un accusé de réception automatique et peut suivre l'état d'avancement de sa demande via un portail en libre-service. Votre équipe ne répondra plus aux demandes de renseignements concernant l'état d'avancement des demandes.
Notation automatique pondérée en fonction de critères
Définissez vos critères d'évaluation et leurs pondérations une seule fois. Chaque candidature est notée automatiquement, ce qui permet d'établir une liste restreinte classée par ordre de priorité avant même que votre comité ne se réunisse — un processus cohérent, justifiable et entièrement documenté.
Portail dédié à l'évaluation par les pairs en externe
Les évaluateurs externes examinent les candidatures présélectionnées via un portail sécurisé. Ils attribuent leurs notes en toute indépendance, consultent les résultats globaux et comparent les évaluations anonymes — chaque action étant horodatée.
Gestion des conflits d'intérêts
Empêcher les évaluateurs d'évaluer des organisations affiliées. Les normes de gouvernance sont appliquées au niveau du système — elles ne dépendent pas du pouvoir discrétionnaire de chacun.
Procédures de délégation et d'escalade
Acheminez automatiquement les demandes en fonction du domaine du programme, de la zone géographique ou du montant du financement. Définissez des règles d'escalade pour l'approbation par le conseil d'administration ou les dirigeants. Toutes les étapes sont consignées à des fins d'audit.
Tableaux de bord d'impact pour la responsabilité publique
Montrer aux organismes de contrôle exactement ce qui a été financé par leurs fonds. Le nombre de bénéficiaires touchés, la répartition géographique, la couverture sectorielle et les résultats des programmes sont présentés dans des tableaux de bord en temps réel pouvant être partagés en externe ou intégrés dans les rapports annuels.
Enquêtes automatisées sur les résultats des bénéficiaires
Des enquêtes structurées menées à des étapes clés définies permettent de recueillir des résultats quantitatifs, des témoignages qualitatifs et des données factuelles, ce qui vous permet de constituer automatiquement, au fil du temps, une base de données factuelles sur votre impact.
Une piste d'audit complète pour chaque décision
Chaque action est horodatée et associée à l'utilisateur qui l'a effectuée. Les révisions, les notes, les validations, les refus et les communications sont tous conservés et peuvent être exportés à des fins d'audit ou de reporting public.
Fonctionnalités BI natives et données pour le rapport annuel en un clic
Créez des graphiques, exportez des ensembles de données structurés et partagez des tableaux de bord avec les bailleurs de fonds et les organismes publics. Jusqu'à 78 % des données de votre rapport annuel proviennent directement de la plateforme.
Les organismes publics qui confient leurs programmes de subventions Optimy
Qu'il s'agisse de fondations liées aux pouvoirs publics en Europe, de fonds publics de développement ou d'institutions culturelles, nous soutenons la transparence et la responsabilité exigées par les programmes publics
Une piste d'audit complète pour toutes les décisions relatives aux subventions, avec une évaluation structurée conforme au mandat de l'Institut en matière de droits de l'homme
Programmes multilingues gérés de manière centralisée, avec des processus de révision structurés et un reporting complet destiné aux pouvoirs publics
Les subventions et les parrainages sur une seule plateforme, avec des rapports prêts pour l'audit accessibles aux instances de contrôle municipales
Les fonctionnalités dont vous avez besoin
Une plateforme configurable spécialement conçue pour répondre aux exigences de responsabilité, de transparence et de gouvernance multipartite des programmes publics
Piste d'audit complète par défaut
Chaque action, résultat, décision et communication est automatiquement enregistrée avec l'horodatage, l'utilisateur et le contexte
Évaluation par les pairs
Comités d'évaluation externes avec accès contrôlé, notation anonyme et tableaux de bord comparatifs
Plusieurs langues et régions
Appels à candidatures en plusieurs langues, avec des critères d'éligibilité spécifiques à chaque région et des exigences en matière de documents variant selon le lieu de résidence du candidat
Tableaux de bord de responsabilité
Nombre de bénéficiaires touchés, utilisation du budget, répartition géographique et résultats du programme
Configurable sans intervention du service informatique
Votre équipe effectue les modifications directement, sans avoir besoin de l'aide des développeurs ni de créer de tickets auprès du fournisseur
Le RGPD et la sécurité dans le secteur public
Conforme au RGPD, certifié ISO, hébergé sur AWS en Europe
Les questions que les institutions publiques nous posent le plus souvent
Des besoins en matière d'approvisionnement à la préparation aux audits : ce que les équipes des fondations liées au gouvernement demandent avant de passer à l'étape suivante
Découvrez comment cela fonctionne pour vous sur
Une démonstration de 30 minutes adaptée à la structure de votre programme, à vos exigences en matière de gouvernance et à vos obligations de responsabilité publique
Contenu destiné aux professionnels des subventions du secteur public
Des guides pratiques et des cadres de référence destinés à aider les fondations publiques à concevoir des programmes de subventions plus transparents, plus efficaces et ayant un plus grand impact
Comment gérer davantage de subventions avec moins d'efforts
Découvrez comment gagner en efficacité opérationnelle dans la gestion des subventions en supprimant les tâches manuelles, en réduisant les retouches et en mettant en place des systèmes évolutifs sans augmenter les coûts ni les risques.
Comment évaluer l'impact réel de votre programme de subventions
Apprenez à évaluer l'impact réel de votre programme de subventions en intégrant la mesurabilité, la logique du retour sur investissement et les données exploitables dans vos opérations quotidiennes.
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