Comment la Loterie nationale est passée de SharePoint à Optimy
Loterie nationale (Loterie Nationale)
La Loterie nationale belge a été créée en 1934 avec pour mission d’organiser des loteries publiques, des paris, des concours et des jeux de hasard dans l’intérêt général. Grâce aux contributions de millions de joueurs, la Loterie récompense les gagnants et soutient divers projets sociaux et causes caritatives. Avec un budget annuel de 345 millions d’euros consacré à la culture, au sport, aux sciences, à la lutte contre la pauvreté et au développement durable, la Loterie gère un portefeuille de parrainages et de subventions vaste et complexe, partiellement placé sous la tutelle du gouvernement et soumis à des contrôles réglementaires stricts.
Pays : Belgique | Budget annuel : 345 millions d'euros | Projets gérés : plus de 15 000 depuis la mise en service
Un système basé sur SharePoint incapable de répondre aux exigences réglementaires et opérationnelles
L'ancien système basé sur SharePoint était profondément ancré dans la structure fédérale de la Loterie, mais ne répondait pas aux exigences en matière de flexibilité et de conformité. Il n'était plus viable de gérer des centaines de projets chaque année avec un système d'arrière-plan incapable de s'adapter aux contrôles gouvernementaux stricts.
- L'infrastructure SharePoint n'est pas suffisante pour répondre aux exigences réglementaires et fédérales strictes en matière de conformité
- Plus de 100 projets gérés chaque année dans cinq domaines caritatifs, sans outil commun
- Les tâches administratives sont toujours gérées dans l'ancien système d'administration, ce qui entraîne des doublons et une complexité accrue
- Il est nécessaire de migrer près de 30 ans d'historique de projets vers un nouveau système conforme.
Une migration progressive — du front-end vers un back-end entièrement conforme
La transition vers Optimy déroulée en deux étapes mûrement réfléchies. Dans un premier temps, l'interface utilisateur conviviale Optimy a été mise en place pour recueillir les demandes de subventions. Ensuite, sur une période de près d'un an, un outil backend sur mesure a été développé afin de se conformer à la réglementation nationale, et la base de données couvrant 30 ans a été entièrement migrée.
- Phase 1 : Collecte des demandes par voie numérique : le module frontal Optimy a été déployé pour recueillir les demandes de subvention par voie numérique, remplaçant ainsi immédiatement l'ancien processus.
- Phase 2 : Back-end réglementaire sur mesure : un back-end développé sur mesure en étroite collaboration avec l'équipe de la loterie pendant environ 12 mois afin de se conformer pleinement aux contrôles gouvernementaux.
- Migration d'une base de données vieille de 30 ans : près de trois décennies d'historique de projets ont été migrées avec succès, préservant ainsi la mémoire institutionnelle sans aucune perte de données.
- Module de validation et d'évaluation des comités : les validations par des comités externes sont gérées en toute transparence dans Optimy; les projets internes sont traités via le module d'évaluation de la plateforme.
Plus de 15 000 projets gérés — et ce chiffre ne cesse d'augmenter
Depuis sa mise en service complète en 2023, la Loterie nationale a connu une augmentation significative du volume de projets par rapport à l'époque de SharePoint. La plateforme sert désormais de centre névralgique pour toutes les activités de gestion des parrainages et des subventions, avec des principes de transparence, de traçabilité et de conformité intégrés dès sa conception.
Budget annuel de 345 millions d'euros
Des subventions caritatives dans cinq secteurs gérées via Optimy
15,000+
Depuis sa mise en service — une augmentation significative par rapport à l'époque de SharePoint
Complet
base de données issue de l'ancien système
État
Conforme (backend personnalisé développé pour répondre à toutes les exigences réglementaires fédérales)
La simplicité d'utilisation et la flexibilité offertes par Optimy nous Optimy de l'adapter en permanence. Cette adaptabilité est essentielle pour mettre en place notre flux de travail unique, caractérisé par des processus très stricts, car nous sommes partiellement soumis au contrôle du gouvernement.
Responsable des processus PSD — Loterie Nationale
Un organisme public, doté d'un budget annuel de 345 millions d'euros, a remplacé son système SharePoint, vieux de 30 ans, par une Optimy entièrement conforme, évolutive et flexible, couvrant à la fois les parrainages et les subventions.
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