Vos programmes touchent des milliers de personnes. Vos activités devraient en faire autant.
Optimy vous Optimy l'infrastructure nécessaire pour tout gérer en un seul et même endroit
Réduction du temps consacré aux tâches administratives
dans les 12 mois suivant la mise en service
Taux de réponse des candidats
automatisé, à chaque cycle
Données issues des rapports annuels
généréespar la plateforme
est plus rapide à configurer queles anciens outils de gestion des subventions
Votre association à but non lucratif octroie des subventions et gère des programmes pour le compte de tiers
Vous organisez des appels à candidatures ouverts et gérez les candidatures émanant d'organisations partenaires ou de communautés
Vous coordonnez un grand nombre de bénévoles et devez comptabiliser leurs heures, vérifier leur participation et rendre compte aux donateurs
Votre entreprise est présente dans plusieurs pays et le siège social a besoin d'une visibilité totale sur les décisions prises au niveau régional
Votre budget annuel consacré aux subventions s'élève à 8 millions d'euros ou plus
Votre objectif principal est de solliciter des subventions, et non de les octroyer
Votre organisation sollicite des subventions auprès de fondations d'entreprise ou d'organismes publics
Vous avez besoin d'un outil pour gérer votre pipeline de collecte de fonds ou vos relations avec les donateurs
Vous êtes une petite ONG qui ne dispose pas d'un service officiel chargé de l'octroi de subventions ou de la gestion des programmes
Vous n'avez pas de partenaires, de sous-bénéficiaires ou de programmes communautaires que vous financez et dont vous assurez le suivi
La réalité opérationnelle de la mise en œuvre de programmes à cette échelle
Lorsque votre organisation s'étend sur des dizaines de pays et compte des milliers de partenaires, chaque lacune dans vos processus se traduit par un manque de responsabilité
Les bureaux nationaux financent des programmes dont le siège n'a pris connaissance qu'après coup
La procédure de sélection des partenaires n'est pas uniforme d'une équipe nationale à l'autre
La préparation des rapports destinés à 12 bailleurs de fonds institutionnels prend plusieurs mois par an
Les programmes de bénévolat sont gérés à l'aide de tableurs et font l'objet de rapports basés sur des estimations
Se lancer dans un nouveau pays implique de mettre en place un nouveau processus à partir de zéro
Le choix des partenaires repose davantage sur les antécédents que sur des critères structurés
Trois rôles. Une seule source de vérité
Secrétaire général / Directeur des programmes
Il faut être en mesure de démontrer à tout moment l'impact de la mission au conseil d'administration et aux bailleurs de fonds institutionnels
Responsable des subventions / Chargé(e) de programme
Il faut des processus capables de s'adapter à un volume de 50 à 500 demandes sans augmentation proportionnelle des effectifs
Responsable de la conformité et du reporting
Il faut une documentation prête pour l'audit
à la demande, et non pas une documentation
élaborée à la hâte
Toutes les étapes du cycle de vie du programme, sur une seule plateforme
De l'appel à candidatures aux résultats concrets et aux rapports destinés aux bailleurs de fonds institutionnels, Optimy le mode de fonctionnement réel des grands organismes subventionnaires à but non lucratif
Publiez votre appel à candidatures et présélectionnez automatiquement les candidats
- Portail personnalisé reflétant l'identité et la langue de votre organisation
- Pré-sélection des candidats avec filtrage automatique instantané et notification des candidats
- Prise en charge multilingue des appels à candidatures ouverts dans le cadre des opérations menées à l'échelle nationale
- Taux de réponse de 100 % à chaque candidat, automatisé
- Base de données de l'organisation créée automatiquement à mesure que les applications sont ajoutées
Vérifiez systématiquement chaque partenaire, en conservant une documentation complète
- Vérifications automatisées auprès des registres nationaux des organismes caritatifs (Royaume-Uni, États-Unis, Irlande, Canada)
- Des processus de conformité sur mesure adaptés à vos normes spécifiques en matière de diligence raisonnable
- Rassemblement de documents : statut juridique, états financiers, documents relatifs à la gouvernance
- Des signaux d'alerte en matière de conformité et des indicateurs de risque sont apparus avant toute décision de financement
- Historique complet de la conformité par partenaire, conservé à des fins d'audit
Appliquer des critères d'évaluation cohérents dans tous les pays et au sein de toutes les commissions
- Évaluation automatique par rapport à vos axes stratégiques, vos priorités stratégiques et vos critères d'éligibilité
- Portail d'évaluation par les pairs destiné aux comités d'évaluation multipartites
- Détection des doubles financements entre programmes dans l'ensemble des bureaux nationaux
- Vue d'ensemble consolidée au siège de toutes les évaluations menées au niveau national, en temps réel
- Historique complet des décisions : qui a attribué quelle note, qui a donné son accord et à quelle date
Coordonner les bénévoles à grande échelle et enregistrer leurs contributions avec précision
- Portail de missions géolocalisées pouvant être intégré à votre site web ou à votre intranet
- Validation automatisée des heures par les coordinateurs de mission
- Inscription des bénéficiaires, gestion des consentements et traitement des données conforme au RGPD
- Contributions des bénévoles pouvant être attribuées à des programmes et à des sources de financement spécifiques
- Les bénévoles envoient des photos et des témoignages destinés aux communications destinées aux donateurs
Recueillir des données sur les résultats auprès des partenaires sans suivi manuel
- Des enquêtes de suivi automatisées à chaque étape clé, dans la langue du partenaire
- Collecte structurée des résultats, en accord avec votre théorie du changement et vos engagements en faveur des ODD
- Nombre de bénéficiaires, données sur la portée et études de cas qualitatives, le tout en un seul endroit
- Collection multimédia : photos prises sur le terrain, témoignages et récits de résultats
- Intégration du cadre SROI et de la mise en correspondance avec les ODD dans les structures de données relatives aux résultats
Générer des rapports destinés à chaque bailleur de fonds à partir d'un seul ensemble de données, sans reformatage
- Modèles spécifiques aux bailleurs de fonds s'appuyant sur un ensemble de données partagé
- Tableaux de bord en temps réel pour les réunions du conseil d'administration et les séances d'information destinées à la direction
- Graphiques et tableaux de données prêts à être exportés pour les rapports annuels et les présentations destinées aux donateurs
- Historique complet des opérations exportable à des fins d'audit par les pouvoirs publics et les bailleurs de fonds institutionnels
- Réduction de 50 % du temps de préparation des rapports par rapport aux processus basés sur Excel
Grandes organisations à but non lucratif gérant des programmes de subventions à grande échelle
Des fondations nationales de santé aux organisations internationales de développement, Optimy les grands organismes à but non lucratif qui octroient des subventions à travers le monde
d'évaluation des subventions en plusieurs étapes, avec un suivi automatisé des résultats qui alimente directement
les rapports destinés au conseil d'administration et aux donateurs
Gestion des subventions accordées à des partenaires dans plusieurs pays, avec documentation relative à la conformité et suivi des bénéficiaires, conformément aux normes des bailleurs de fonds institutionnels
Une gestion des subventions multi-programmes regroupée sur une seule plateforme, avec des rapports complets destinés aux bailleurs de fonds et une documentation complète en matière de conformité
Conçu pour répondre à la complexité opérationnelle des programmes de subventions à grande échelle
Portail d'inscription à plusieurs programmes
Des portails distincts par programme ou par pays, avec un filtrage des critères d'éligibilité en deux étapes
Vérification des partenaires et conformité
Des normes uniformes pour toutes les équipes nationales, accompagnées d'une documentation complète relative à la conformité pour chaque partenaire
Notation, évaluation et gouvernance
Examen par le comité régional via un portail sécurisé. Détection des doubles financements entre programmes
Coordination des bénévoles à grande échelle
Portail de missions géolocalisées, validation automatisée des heures, inscription des bénéficiaires et gestion des consentements
Mesure et communication de l'impact
Enquêtes automatisées sur les résultats, alignement sur les ODD, modèles spécifiques aux bailleurs de fonds à partir d'un seul ensemble de données
RGPD, sécurité et conformité multinationale
Conforme au RGPD, certifié ISO, hébergé sur AWS en Europe. Contrôle d'accès granulaire par rôle, région et programme
Ce que les grandes organisations à but non lucratif nous demandent avant de se lancer
Conçu pour répondre à l'ampleur de votre mission
30 minutes adaptées à la structure de votre programme, aux exigences réglementaires et aux bailleurs de fonds institutionnels
À l'intention des équipes chargées des subventions et des programmes au sein des grandes organisations à but non lucratif
Guides pratiques et outils conçus pour répondre aux besoins spécifiques des grandes organisations à but non lucratif
Comment gérer davantage de subventions avec moins d'efforts
Découvrez comment gagner en efficacité opérationnelle dans la gestion des subventions en supprimant les tâches manuelles, en réduisant les retouches et en mettant en place des systèmes évolutifs sans augmenter les coûts ni les risques.
Comment évaluer l'impact réel de votre programme de subventions
Apprenez à évaluer l'impact réel de votre programme de subventions en intégrant la mesurabilité, la logique du retour sur investissement et les données exploitables dans vos opérations quotidiennes.
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Sécurité et conformité dans le cadre du bénévolat d'entreprise
Découvrez où se situent les lacunes en matière de sécurité et de conformité dans le bénévolat d'entreprise et comment les décisions relatives à l'identité déterminent l'exposition bien avant que les incidents ne se produisent.