Comment l'UNIL accompagne 190 unités de recherche grâce à Optimy
Université de Lausanne (UNIL)
L'Université de Lausanne (UNIL), située à Lausanne, en Suisse, compte plus de 190 unités de recherche couvrant les domaines académiques les plus divers. Certains de ces projets de recherche nécessitent une validation éthique institutionnelle, délivrée par la Commission d'éthique de la recherche. L'UNIL dispose de huit commissions — une par faculté —, chacune dotée d'un représentant chargé de communiquer les décisions. En 2019, l'UNIL a décidé de mettre en place une solution numérique pour gérer son processus de validation éthique. C'est alors qu'elle a découvert Optimy.
pays : Suisse | unités de recherche : plus de 190 | facultés : 8 commissions
50 demandes relatives à la déontologie par semestre — avec saisie manuelle et échanges par e-mail
Chaque semestre, la commission reçoit environ 50 demandes de validation éthique, chacune nécessitant un processus d'examen rigoureux en plusieurs étapes avant qu'un certificat de conformité éthique puisse être délivré. La gestion de ces demandes par saisie manuelle et via des échanges d'e-mails dispersés prenait beaucoup de temps et était source d'erreurs.
- Environ 50 demandes de validation éthique par semestre, chacune nécessitant un processus d'examen structuré
- La saisie manuelle des données et la coordination par e-mail font perdre du temps à l'équipe chargée des commissions
- Difficultés à partager des fichiers et à collaborer entre les différentes commissions de faculté
- Besoin de meilleurs outils de communication et de gestion des documents — idéalement réunis au sein d'une seule et même plateforme
Un processus de révision clair et traçable, intégrant la collaboration au sein de l'équipe
Optimy la Commission d'éthique de la recherche de l'UNIL un processus numérique structuré couvrant l'ensemble du cycle de validation, depuis la demande initiale jusqu'à l'examen, la décision et la certification. Les membres de la commission peuvent désormais collaborer, partager des fichiers et générer des documents directement au sein de l'outil, tout en bénéficiant d'un accompagnement proactif de la part du service de réussite client, disponible à tout moment.
- Processus structuré d'examen éthique : chaque demande suit une procédure définie et traçable, garantissant ainsi une évaluation cohérente et des pistes d'audit claires pour chaque projet examiné.
- Partage de fichiers et création de documents au sein de la plateforme : les membres de la commission partagent les fichiers pertinents et créent de nouveaux documents à partir de modèles directement dans Optimy sans avoir recours à des plateformes tierces.
- Outils de gestion des équipes et de délégation des tâches : création simplifiée d'équipes, de chefs d'équipe et de tâches déléguées — permettant à chacun de bien cerner ses responsabilités, sans heurts.
- Un accompagnement proactif pour la réussite client : lorsque des changements ou des adaptations d'envergure s'imposent, le chargé de compte attitré (William) réagit rapidement — ce que le coordinateur des commissions qualifie de « véritable tournant ».
Tout est accessible — et c'est un processus dont l'équipe ne pourrait se passer
Depuis l'adoption Optimy, l'équipe de la commission de l'UNIL a gagné un temps considérable sur la saisie manuelle, mis en place un processus de révision plus clair et facilité la collaboration entre tous les membres de la commission, leur permettant ainsi de faire avancer un projet à n'importe quelle étape. Le coordinateur estime que sans Optimy, il aurait tout simplement été impossible de gérer cette charge de travail.
Plus de 190 unités de recherche
Au sein des différentes facultés de l'UNIL
8 commissions
Un par faculté, tous pris en charge par Optimy
50 demandes relatives à l'éthique par semestre
Gérées de manière systématique — chacune avec une piste d'audit claire
Aucun fichier perdu
Tout est facile à retrouver — aucun document n'est perdu ni égaré
Cet outil nous permet d'examiner davantage de projets de manière plus efficace. Il est vraiment utile pour suivre chaque projet et retrouver les évaluations qui ont été réalisées. Désormais, grâce à Optimy, tout est très facile à retrouver — et sans cet outil, nous n'aurions pas pu nous en sortir.
Coordinateur de la Commission — UNIL
La Commission d'éthique de la recherche de l'UNIL traite désormais plus de 50 demandes par semestre, en garantissant une traçabilité totale, la collaboration au sein de l'équipe et la génération de documents — le tout sur une plateforme unique qu'elle qualifie d'indispensable.
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