Gérez toutes les bourses universitaires et les aides financières sur une seule plateforme.
Des subventions de recherche reçues aux bourses d'études accordées, en passant par les prix et les programmes communautaires, avec les rapports exigés par chaque bailleur de fonds.
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Ce à quoi tous les services des bourses universitaires doivent faire face chaque semestre.
Subventions de recherche, bourses d'études, partenariats avec les entreprises, programmes communautaires : chacun a ses propres règles, ses bailleurs de fonds et ses comités. Voici ce que nous rapportent chaque semaine les équipes chargées des subventions au sein des universités.
Les subventions sont suivies au niveau de chaque département sans vue d'ensemble centralisée, et les comités d'évaluation sont répartis entre les facultés et les évaluateurs externes.
Les demandes de bourse se font toujours par e-mail et au format PDF, sans processus structuré.
Les différents bailleurs de fonds exigent des formats de conformité variés, et la communication des résultats de recherche se fait manuellement et prend beaucoup de temps.
Il est difficile d'harmoniser la protection des données des étudiants et des candidats entre les différents programmes et facultés.
Conçu pour tous les postes liés à l'octroi de subventions universitaires.
Responsable du service des subventions
Coordonnez les subventions de recherche, les bourses d'études et les programmes communautaires dans toutes les facultés. Évaluez chaque programme à l'aune de la mission de votre établissement.
Responsable des subventions
Automatisez la réception des dossiers, la vérification des conditions d'éligibilité, l'évaluation, la collecte de documents et la communication avec les candidats, qu'il s'agisse de candidatures à des projets de recherche, de demandes de bourses ou de demandes de partenariat.
Responsable de la conformité et du reporting
Différents formats de rapport selon le bailleur de fonds, générés automatiquement. Chaque décision est consignée avec l'heure, le nom de l'utilisateur et le contexte.
De la demande à l'impact, pour tous les programmes de financement
Optimy chaque étape de vos programmes de subventions, de l'appel à candidatures jusqu'au rapport destiné aux bailleurs de fonds.
Traduisez la mission de votre établissement en programmes de financement
Atelier avec votre service des subventions et les responsables de département. Vos priorités de recherche, vos politiques en matière de bourses et vos critères de partenariat se traduiront par les programmes que vous mettrez en place.
Configurer chaque programme en fonction des exigences de son bailleur de fonds
Les règles d'éligibilité, les critères d'évaluation, les processus de validation et les modèles de rapports sont définis pour chaque programme et chaque bailleur de fonds.
Recevoir les candidatures de chercheurs, d'étudiants et de partenaires
Portails dédiés à chaque programme. Dossiers de recherche, demandes de bourses, demandes de partenariat, propositions communautaires : le tout regroupé dans un seul et même pipeline consultable.
Présélectionner et évaluer automatiquement les candidats
De courts questionnaires de sélection permettent d'écarter les candidatures non éligibles avant que le formulaire complet ne soit rempli. Les problèmes de conformité sont ainsi détectés avant toute décision de financement.
Noter, présélectionner et organiser une évaluation par un comité ou par des pairs
Chaque candidature est classée en fonction de vos critères pondérés. Les listes restreintes sont transmises aux comités universitaires, à des pairs évaluateurs externes ou à des jurys d'évaluation.
Prendre une décision, effectuer le paiement et consigner
Notifications d'acceptation et de refus personnalisées. Paiements programmés conformément aux règles du programme. Chaque décision est consignée pour chaque candidat.
Gérer les conventions de financement et coordonner le suivi
Les conventions de financement sont générées à partir de modèles et signées directement sur la plateforme. Les livrables des chercheurs et des boursiers, l'utilisation des fonds et les étapes clés du reporting sont suivis pour chaque dossier.
Rendre compte à chaque bailleur de fonds, quel que soit le format
Enquêtes de satisfaction, rapports d'étape et synthèses d'impact destinés aux organismes de financement, résultats de recherche pour les programmes gouvernementaux, rapports de bourses destinés aux bailleurs de fonds et rapports sur l'impact communautaire destinés aux partenaires.
Prêt à découvrir à quoi ressemble une gestion de bout en bout pour les programmes de financement de votre université ?
Regardez une démonstration de 2 minutes. Nous vous montrerons comment Optimy votre service des subventions, Optimy la structure de votre faculté et Optimy la fréquence de vos rapports destinés à vos différents bailleurs de fonds.
Conçu pour les services chargés des bourses universitaires qui agissent rapidement, sans avoir à ouvrir de ticket informatique.
Configurable pour s'adapter au fonctionnement concret du processus d'octroi de subventions de votre établissement.
Formulaires de candidature intelligents
Formulaires personnalisés par programme, logique conditionnelle, multilinguisme, présélection automatique. Processus d'inscription sur mesure pour la recherche, les bourses et les partenariats.
Processus automatisés
Optimy des demandes, désigne les évaluateurs, transmet les demandes vers les niveaux hiérarchiques supérieurs pour approbation et envoie des rappels, et ce, pour l'ensemble des programmes et des facultés.
Notation et évaluation
Définissez vos critères pour chaque programme. Notez automatiquement chaque candidature. Organisez une évaluation par les pairs et une évaluation par le comité académique.
Rapports natifs et BI
Rapports en un clic, graphiques intégrés, tableaux de bord personnalisés. Des modèles adaptés à chaque bailleur de fonds, à partir d'un ensemble de données partagé.
Une sécurité de premier ordre
Conforme au RGPD, certifié ISO 27001, hébergé sur AWS dans l'UE, aux États-Unis, au Canada et en Suisse. Authentification unique (SSO), accès basé sur les rôles, piste d'audit complète.
Configurable sans intervention informatique
Ajoutez des programmes au fur et à mesure de votre développement. Modifiez directement les formulaires, les flux de travail et les règles de notation, sans avoir besoin de l'aide d'un développeur.
Reconnu par les universités, qu'il s'agisse d'instituts de recherche fédéraux ou d'écoles de commerce.
Des universités fédérales suisses aux écoles de commerce et instituts de recherche internationaux, Optimy les établissements d'enseignement supérieur dans la gestion de portefeuilles complexes de subventions provenant de multiples bailleurs de fonds.
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Plusieurs programmes de subventions et de bourses gérés de manière centralisée, avec un processus d'examen structuré par un comité et une piste d'audit complète.
Gérez l'ensemble du cycle de vie des bourses sur une seule plateforme, de la réception des candidatures au versement final, avec un taux de réponse des candidats de 100 %.
La gestion des subventions de recherche et des partenariats réunies sur une seule plateforme, avec des rapports structurés destinés aux bailleurs de fonds dès le premier jour.
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Foire aux questions des services des bourses universitaires.
Qu'il s'agisse des rapports destinés à plusieurs bailleurs de fonds ou de la protection des données des étudiants, voici les éléments que les universités examinent avant de se lancer.
Consultez un spécialiste.
Nous vous expliquerons comment Optimy au portefeuille de subventions de votre université, à ses programmes de bourses et à ses obligations de déclaration auprès de chaque bailleur de fonds.
