Comment Veolia Environmental Trust a transformé son processus d'octroi de subventions grâce à Optimy
Veolia Environmental Trust
Le Veolia Environmental Trust est un organisme caritatif enregistré au Royaume-Uni qui soutient des projets communautaires et environnementaux à travers l’Angleterre par le biais du Landfill Communities Fund — un dispositif de crédit d’impôt mis en place par le gouvernement britannique permettant aux exploitants de décharges de consacrer une partie de leurs obligations fiscales à des projets à fort impact. Depuis 1997, le Trust a octroyé plus de 106 millions de livres sterling à 2 600 projets, sous forme de subventions allant de 5 000 à 350 000 livres sterling. Composée d’une petite équipe de six personnes, elle met l’accent sur une diligence raisonnable rigoureuse, la transparence et un changement durable au sein des communautés qu’elle sert.
Des processus manuels et sur papier qui mettent à rude épreuve une petite équipe
Avant d'adopter Optimy 2016, le Trust était confronté à d'importants défis opérationnels. Avec plus de 200 demandes par an et une équipe réduite pour les gérer, les processus manuels mobilisaient des ressources essentielles.
- Plus de 200 demandes annuelles traitées selon des procédures manuelles sur support papier
- La lenteur de la saisie des données issues des formulaires papier retarde la prise de décision
- Exigences strictes en matière de conformité au Fonds pour les communautés touchées par les décharges, en l'absence de système numérique fiable
- Les connaissances sont concentrées entre les mains de quelques individus, ce qui engendre une fragilité opérationnelle
La transformation numérique grâce à une gestion flexible et centralisée
En 2016, la fondation a choisi Optimy des recommandations positives de la part d'autres fondations et d'experts du secteur. La plateforme offrait la flexibilité et la gestion centralisée des données dont elle avait besoin.
- Système de candidature en ligne : fin des dossiers papier — les candidats postulent en ligne, ce qui permet de gagner du temps et de réduire les erreurs grâce à des calculs budgétaires automatisés.
- Gestion centralisée des documents : les conventions de financement et l'ensemble des dossiers de projet sont stockés en toute sécurité au même endroit et accessibles instantanément par tous les membres de l'équipe.
- Sources de financement sur mesure : mise en place simplifiée de nouveaux fonds affectés répondant à des critères spécifiques, tels que des restrictions géographiques imposées par des fiducies partenaires.
- Mesure de l'impact et rapports : suivi des objectifs stratégiques en matière de changement climatique, de biodiversité et d'autonomisation des communautés à l'aide de données cohérentes et exportables.
De plusieurs semaines à quelques heures : une transformation totale des processus opérationnels
En plus de dix ans de collaboration avec Optimy, le Veolia Environmental Trust a considérablement amélioré son efficacité, sa transparence et son évolutivité, permettant ainsi à une équipe de six personnes de gérer un portefeuille qui, sans cela, aurait nécessité une structure opérationnelle bien plus importante.
Plus de 106 millions de livres sterling de subventions accordées
Plus de 2 600 projets réalisés depuis 1997
Plus de 200 candidatures par an
Géré efficacement par une équipe de seulement six personnes
Des heures, pas des semaines
(Le délai d'envoi des lettres de résultats s'est raccourci, passant de plusieurs semaines à…)
10 ans
Partenariat (en cours et en pleine expansion avec Optimy 2016)
Le gain de temps que nous procure Optimy nous Optimy d'adopter une approche plus personnalisée, adaptée aux besoins spécifiques de chaque projet, ce qui a véritablement renforcé nos relations avec les candidats.
Directeur exécutif
Une équipe de six personnes gère désormais plus de 200 demandes de subvention par an, en garantissant une transparence totale, le respect des règles et l'accès aux données en temps réel — à une échelle qui était auparavant impossible.
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