Ascend Cares : simplifier la philanthropie avec Optimy

Le défi

L'ancien système de gestion des fonds et des projets de la Fondation Ascend Cares posait plusieurs problèmes importants. Bien qu'en place depuis environ cinq ans, le système manquait de convivialité et de navigation intuitive, ce qui entraînait une certaine frustration chez les utilisateurs. En outre, les capacités de reporting étaient inadéquates, ce qui rendait difficile l'extraction de données précises et complètes nécessaires au suivi des subventions, des événements et d'autres activités. L'impossibilité de se fier aux données générées par le système a entravé l'efficacité des processus de prise de décision et d'établissement de rapports. En outre, l'escalade des coûts du système, dont le prix a presque triplé, a grevé le budget de la fondation et l'a incitée à rechercher une solution alternative.

Notre solution

Confrontée à la nécessité urgente de passer à un nouveau système, la Fondation Ascend Cares a exploré diverses solutions pour relever ses défis. Après un examen approfondi des fonctionnalités et des coûts, la fondation a choisi Optimy comme solution. L'intégration transparente de la gestion des subventions et des fonctionnalités de la plateforme de gestion de bénévolats au sein de Optimy a rationalisé les tâches administratives, garantissant une supervision et une gestion efficaces, même avec des ressources en personnel limitées. En outre, la réactivité et le soutien des représentants de Optimy au cours du processus d'évaluation ont renforcé la confiance de la fondation dans sa décision.

En particulier, Optimy a tenu compte de la préférence de la fondation pour une gestion interne du décaissement des chèques par l'équipe chargée de la comptabilité, un facteur essentiel qui l'a distinguée des autres fournisseurs. Cette capacité a permis de rationaliser le processus, depuis l'approbation de la subvention jusqu'au décaissement final, avec des notifications envoyées directement à l'équipe des comptes créditeurs une fois le processus achevé. Cette caractéristique unique a répondu aux préoccupations de la fondation concernant l'externalisation du traitement des chèques et a renforcé la position de Optimy en tant que solution privilégiée.

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Le résultat

Avec Optimy, la fondation a amélioré son processus d'examen des subventions, permettant aux responsables des comités de chaque site d'évaluer et d'approuver efficacement les demandes. Le système facilite une communication transparente entre les parties prenantes, garantissant des approbations et des notifications aux bénéficiaires des subventions dans les délais impartis.

De plus, la plateforme permet à la fondation de gérer différents types de subventions, y compris les subventions d'impact communautaire et les subventions pour difficultés financières, avec des processus adaptés à chacun d'entre eux. Le passage à Optimy a amélioré la transparence et la responsabilité, garantissant que les fonds sont alloués efficacement et conformément à la mission de la fondation.

À l'avenir, la fondation Ascend Cares vise à affiner ses processus et à maximiser les capacités de Optimy. Les principaux domaines d'intérêt comprennent la simplification de la création d'événements et l'amélioration des fonctionnalités de reporting. En tirant parti des fonctionnalités robustes de Optimy et de son service clientèle réactif, la fondation est prête à atteindre ses objectifs et à avoir un impact positif sur ses communautés.

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