Cas pratiques

Comment EDF soutient uniquement les projets subventionnés les plus efficaces grâce à Optimy

Avant d'entrer dans les détails concernant EDF et l'aide apportée par Optimy , voyons ce que le chef de projet de la Fondation Groupe EDF a à dire sur . Jetons un coup d'œil sur ce que le chef de projet de la Fondation Groupe EDF a à dire à propos de Optimy.

Type

Gestion des appels à projets

Un gain de productivité

Optimy est l'outil de gestion des projets de subventions de la Fondation. Mais c'est aussi un outil de partage et de gestion des documents liés aux projets soutenus. La fondation EDF a rapidement mis en place un processus de génération automatique de documents standards pré-remplis à partir des données saisies par les porteurs de projet. Ceci facilite grandement le travail de rédaction des fiches de projet présentées aux autorités et des conventions de subvention qui en découlent.

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Déploiement rapide en réponse au COVID

En 2020, en réponse à la crise sanitaire, la Fondation a débloqué un budget exceptionnel. Dans un premier temps, il était bien entendu essentiel de pouvoir répondre aux besoins urgents du mois de mars : nourriture et produits de première nécessité pour les plus démunis, aide au personnel soignant. Dans un second temps, les équipes internes ont lancé un appel à projets solidaires "Fonds de solidarité".

A cet effet, Optimy s'est avéré très utile car grâce à l'outil, il a été possible de mettre en ligne rapidement - et sur une période définie - un formulaire avec des champs spécifiques liés à la crise (retour au travail, retour à l'école, nouveaux modèles de développement / circuits courts...). Ce formulaire se différentiait donc du formulaire "classique". Ce "Fonds de solidarité" étant lié à des territoires spécifiques, le tableau de bord et les statuts créés spécifiquement ont alors permis à l'équipe de la Fondation EDF de classer les projets par région, puis par thème.

Témoignages

"Si nous n'avions pas eu Optimy, notamment en 2020, cela aurait été un cauchemar car l'appel à projets a généré plus de 600 candidatures (dossiers complets reçus)!"

Véronique S

Chef de projet

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Quelques mots sur la Fondation EDF

La Fondation du Groupe EDF - la fondation d'entreprise d'EDF - est dédiée au mécénat d'entreprise et agit dans trois domaines en France et à l'étranger: l'insertion, l'éducation et l'environnement, en faveur des générations futures et des personnes en situation de précarité. Avec un mandat de 4 ans, un budget annuel de 10 millions d'euros, la Fondation représente plus de 469 projets soutenus depuis 2016.

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LE CONTEXTE

Ce que l'entreprise recherchait

"Notre objectif est de répartir au mieux la dotation annuelle en faisant des choix, parfois difficiles. Et c'est surtout dans cette tâche que Optimy est utile !"

Le premier besoin de la Fondation s'explique par l'avantage de pouvoir obtenir toutes les informations d'un projet en un seul endroit. Pour cela, c'est le tableau de bord centralisé d'Optimy qui est utilisé et qui permet de visualiser immédiatement les dossiers en fonction de leur avancement, avec la possibilité pour chaque chef de projet de voir tous les projets, ou de ne voir que les projets de son secteur. C'est exactement ce que propose Optimy.

En raison du nombre de demandes, la Fondation EDF avait besoin d'une gestion simplifiée du suivi des dossiers et d'une base de données fiable et complète des projets - reçus, refusés, soutenus, en cours.

Outil digital ne veut pas dire complexe. Permettre une facilité d'utilisation et un gain de temps sur les diverses tâches sont des atouts majeurs. Optimy permet aussi d'afficher l'historique de tous les projets reçus et l'avancement de ceux soutenus, facilement, clairement et rapidement.