Rapports des bénéficiaires : comment les bailleurs de fonds recueillent les données sur les résultats des projets qu'ils financent

Qu'est-ce que le rapport des bénéficiaires ?

Les rapports des bénéficiaires permettent aux bailleurs de fonds de savoir ce qui a été réalisé grâce à leur contribution. Une fois les fonds versés, les bénéficiaires rendent compte de leurs activités, de leurs dépenses et de leurs résultats ; c'est sur la base de ces informations que le bailleur de fonds évalue si la subvention a atteint son objectif.

Il s'agit du pendant « post-subvention » de la demande de subvention : alors que la demande rendait compte des engagements pris par le bénéficiaire, les rapports de ce dernier rendent compte de ce qu'il a réellement accompli. Sans cela, un bailleur de fonds peut montrer ce qu'il a dépensé, mais pas ce qui a changé.

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Rapports structurés ou mises à jour en texte libre ?

La différence entre un reporting de qualité médiocre et un reporting de qualité élevée de la part des bénéficiaires réside dans la structure. Lorsque les bénéficiaires envoient des e-mails sous forme de texte libre et des fichiers PDF ponctuels, chaque rapport se présente sous un format différent et il est impossible de les comparer ou de les regrouper à l'échelle d'un portefeuille.

Les formulaires de rapport structurés, envoyés selon un calendrier défini, fournissent des données comparables sur les activités, les réalisations et les résultats. Chaque bénéficiaire répondant aux mêmes questions selon le même format, le bailleur de fonds peut ainsi synthétiser les résultats à l'échelle de l'ensemble du programme, plutôt que de devoir lire une à une des dizaines de documents.

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Pourquoi les rapports des bénéficiaires constituent-ils la base de la mesure d'impact ?

Les rapports des bénéficiaires constituent la matière première de la mesure d'impact. La qualité des données d'impact d'un bailleur de fonds dépend presque entièrement du degré de structuration et de cohérence de ces rapports, car il est impossible de mesurer des résultats qui n'ont pas été collectés sous une forme comparable.

Il s'agit également, de plus en plus, d'une exigence réglementaire. Dans le cadre de dispositifs tels que la CSRD, les bailleurs de fonds ont besoin de données vérifiables et contrôlables concernant les résultats sociaux de leurs programmes, et ces données doivent être fournies par les bénéficiaires sous une forme permettant leur agrégation et leur validation.

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Rationalisation des rapports des bénéficiaires sur une plateforme dédiée aux subventions

Une plateforme logicielle de gestion des subventions envoie aux bénéficiaires des formulaires de rapport structurés et à échéances fixes, puis regroupe automatiquement leurs réponses. Les rapports peuvent être liés au versement des fonds: ainsi, le versement de la tranche suivante dépend de la remise d’un rapport complet, et les données structurées sont directement intégrées dans le processus de mesure de l’impact.