Responsabilité en matière de dépenses : les démarches supplémentaires requises lorsqu'un bénéficiaire n'est pas un organisme caritatif public

Qu'est-ce que la « responsabilité en matière de dépenses » ?

La plupart des subventions accordées par une fondation privée américaine sont destinées à des organismes bénéficiant du statut d'organisme caritatif d'intérêt public et ne nécessitent aucune procédure particulière. La responsabilité en matière de dépenses s'applique au reste : les subventions accordées à des entités à but lucratif, à des particuliers dans certaines circonstances, à des organismes étrangers n'ayant pas fait l'objet d'une décision d'équivalence, ainsi qu'à d'autres fondations privées.

Il s'agit d'une exigence de procédure. La fondation n'est pas empêchée d'octroyer la subvention ; elle doit toutefois suivre une procédure bien définie et être en mesure de prouver qu'elle l'a respectée.

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Les cinq étapes

Une enquête préalable à l'octroi de la subvention portant sur l'identité, l'historique et la gestion du bénéficiaire, suffisante pour offrir une garantie raisonnable que les fonds seront utilisés conformément à leur destination. Une convention de subvention écrite limitant l'utilisation des fonds à un objectif caritatif précis et interdisant toute autre utilisation.

L'obligation pour le bénéficiaire de placer les fonds sur un compte distinct et de tenir une comptabilité séparée pour ceux-ci. Des rapports du bénéficiaire sur l'utilisation des fonds et l'état d'avancement des travaux, au moins une fois par an et à la fin de la subvention.

Et la mention de cette subvention dans la déclaration annuelle de la fondation, les rapports étant conservés. La cinquième étape est celle qui est le plus souvent négligée, car elle intervient bien après que l'équipe chargée du programme a changé de mission.

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Dans quels cas cela s'applique-t-il ?

C'est le statut du bénéficiaire qui est déterminant, et non le montant ou l'objet de la subvention. Une subvention modeste accordée à une entreprise sociale constituée en société répond à l'intégralité des exigences ; une subvention bien plus importante accordée à un organisme caritatif public bien établi n'en remplit aucune.

En ce qui concerne les subventions internationales, la fondation a le choix entre cette voie et une procédure d’équivalence. La responsabilité des dépenses est plus rapide à mettre en place, mais plus lourde à assumer.

Il convient de prévoir une conséquence pratique : cette obligation perdure pendant plusieurs années après la décision d'octroi de la subvention. Une fondation qui ne parvient pas à récupérer le rapport d'un bénéficiaire de 2022 en 2026 présente un manquement à ses obligations, quelle que soit la qualité des résultats du programme.

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Responsabilité en matière de dépenses sur une plateforme de subventions

Une plateforme logicielle de gestion des subventions peut signaler, au moment de l'attribution, quelles subventions sont assorties de cette exigence, générer la convention de subvention à usage restreint à partir d'un modèle approuvé et planifier automatiquement les rapports que le bénéficiaire est tenu de fournir.

C'est dans le cadre de cette obligation de déclaration qu'un système prouve toute sa valeur. Les rapports annuels couvrant toute la durée de chaque subvention concernée, dont le suivi et la mise à jour sont assurés sans que personne n'ait à s'en soucier, font toute la différence entre un dossier bien documenté et une simple tentative de reconstitution.