Détermination de l'équivalence : considérer un bénéficiaire étranger comme équivalent à un organisme caritatif public

Qu'est-ce qu'une décision d'équivalence ?

Une fondation privée américaine qui octroie une subvention à une organisation située en dehors des États-Unis est confrontée à une question qui ne se pose pas dans le cadre de ses subventions nationales : le bénéficiaire ne dispose pas d’une lettre de décision de l’IRS, et son statut doit donc être établi par un autre moyen.

La détermination de l'équivalence est l'une des deux voies possibles. La fondation établit, de bonne foi et sur la base de preuves documentées, que l'organisation étrangère serait considérée comme un organisme caritatif public si elle était américaine — après quoi la subvention peut être traitée comme une distribution éligible sans obligation de suivi continu.

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Ce que le fichier doit contenir

Les documents constitutifs de l'organisation, démontrant qu'elle poursuit un objectif caritatif et que ses actifs y sont affectés. Une description des activités réelles, et pas seulement des objectifs déclarés. Et des données financières couvrant un nombre d'années suffisant pour évaluer si l'organisation répond aux exigences en matière de soutien public.

C'est souvent l'historique financier qui freine le plus la prise de décision. Le soutien public est évalué sur plusieurs années, et une organisation récente ou financée par un seul donateur peut tout simplement ne pas être en mesure de le démontrer, aussi solide que soit son travail.

C'est l'avis écrit d'un fiscaliste agréé qui rend cette décision défendable. C'est la fondation qui prend la décision ; l'avis du fiscaliste constitue la preuve que celle-ci a été prise sur une base raisonnable.

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Détermination de l'équivalence ou responsabilité en matière de dépenses ?

Il s'agit d'alternatives, et le choix revêt un caractère stratégique. La détermination de l'équivalence se fait en amont : elle nécessite un travail considérable avant l'octroi de la première subvention, puis relativement peu par la suite, et on peut généralement s'y fier pendant une période définie.

La responsabilité en matière de dépenses suit un schéma inverse : elle est moins contraignante au départ, mais les obligations s’étendent sur toute la durée de la subvention, notamment en ce qui concerne les rapports des bénéficiaires et la mention de ces subventions dans la déclaration fiscale de la fondation elle-même.

Règle empirique : une subvention unique accordée à un nouveau partenaire relève généralement de la « responsabilité des dépenses », tandis qu'un partenaire que la fondation prévoit de financer à plusieurs reprises justifie d'effectuer une seule fois le travail d'équivalence.

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Détermination de l'équivalence dans une plateforme de subventions

Une plateforme logicielle de gestion des subventions conserve le dossier de décision associé au dossier du bénéficiaire — documents réglementaires, historique financier, avis d'expert et date d'expiration —, de sorte que la prochaine subvention accordée au même partenaire s'appuie sur le dossier existant plutôt que de repartir de zéro.

Cela permet également de distinguer clairement ces deux voies. Le fait d'indiquer pour chaque subvention la base retenue et d'appliquer les exigences correspondantes en matière de diligence raisonnable permet d'éviter l'erreur courante consistant à considérer une subvention comme fondée sur l'équivalence alors que le dossier ne l'a en réalité jamais justifiée.