Vérification préalable : comment les bailleurs de fonds évaluent un bénéficiaire avant de lui octroyer des fonds

Qu'est-ce que la diligence raisonnable dans le cadre de l'octroi de subventions ?

La diligence raisonnable désigne la vérification effectuée par un bailleur de fonds avant l'octroi d'une subvention. Elle permet de s'assurer que le bénéficiaire potentiel est légitime et apte à recevoir des fonds, en vérifiant son statut juridique, sa santé financière, ses mécanismes de gouvernance, ainsi que l'absence de conflits d'intérêts ou de risques de sanctions.

En résumé, cela répond à une question différente de celle posée par l'évaluation. L'évaluation consiste à se demander « s'agit-il d'une bonne proposition ? » ; la vérification préalable consiste à se demander « s'agit-il d'une organisation sûre et légitime à financer ? ». Une proposition solide émanant d'une organisation qui ne satisfait pas aux critères de la vérification préalable ne peut tout de même pas être financée.

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Quel est le niveau de diligence raisonnable suffisant ?

Le niveau d'approfondissement requis dépend du montant et du risque encouru. Une petite subvention communautaire à faible risque peut ne nécessiter qu'une simple vérification de la situation juridique, tandis qu'une subvention importante s'étalant sur plusieurs années, ou octroyée dans une juridiction à haut risque, justifie un examen plus approfondi des finances, de la gouvernance et des listes de sanctions.

Le principe de proportionnalité s'impose. Soumettre chaque subvention à des contrôles aussi rigoureux revient à gaspiller des efforts et à ralentir le processus, tandis que se contenter de contrôles superficiels pour chaque subvention expose le bailleur de fonds à des risques. C'est en adaptant le niveau de vérification au niveau de risque que l'on parvient à garantir une diligence raisonnable à la fois rigoureuse et réalisable.

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En quoi la diligence raisonnable diffère-t-elle des vérifications connexes ?

La diligence raisonnable se distingue de deux notions auxquelles elle est souvent associée. Il ne s’agit pas de la conformité au RGPD, qui régit la manière dont les données à caractère personnel du candidat sont traitées, plutôt que de déterminer si ce dernier est solvable. Elle ne revient pas non plus à la gestion d’un conflit d’intérêts, qui concerne les partialités du côté du bailleur de fonds.

La diligence raisonnable porte sur l'organisation candidate ; les deux autres aspects concernent le traitement des données et l'impartialité des évaluateurs. Un programme rigoureux considère ces trois éléments comme des contrôles distincts plutôt que de les regrouper.

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Enregistrement des vérifications préalables sur une plateforme de subventions

La valeur d'une procédure de diligence raisonnable dépend entièrement des preuves qu'elle laisse. Une plateforme logicielle de gestion des subventions enregistre chaque vérification au sein du processus de traitement des demandes, ce qui garantit une vérification cohérente et consignée dans la piste d'audit, prête à être présentée si une décision venait à être remise en cause.