Grille d'évaluation : le tableau qui indique aux évaluateurs ce qu'ils doivent évaluer et le poids attribué à chaque critère

Qu'est-ce qu'une grille d'évaluation ?

Une grille d'évaluation est le document sur lequel se fonde un jury d'évaluation. Elle énumère chaque critère, décrit ce que représentent une note faible et une note élevée pour ce critère, et attribue une pondération à chacun d'entre eux.

En l'absence de grille d'évaluation, les évaluateurs attribuent des notes en fonction de leurs propres critères. Deux personnes peuvent attribuer respectivement un 6 et un 9 à la même candidature et avoir toutes deux raison, car elles n'ont jamais évalué les mêmes éléments.

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Que contient une grille d'évaluation ?

Chaque critère doit comporter trois éléments : un nom, une échelle et un point de référence. Le point de référence est l'élément le plus souvent négligé : il s'agit d'une description écrite permettant de distinguer ce que représente un 2 d'un 4, afin que les évaluateurs se basent sur le texte plutôt que sur leur humeur du moment.

On considère généralement qu'une fourchette de quatre à six critères constitue la plage optimale. En dessous, la note se réduit à une impression générale ; au-delà, les évaluateurs cessent de distinguer les différents critères et commencent à répéter le même jugement sur plusieurs lignes.

Une grille d'évaluation doit également préciser ce qu'elle ne couvre pas. L'éligibilité relève des critères d'éligibilité et est déterminée avant le début de la notation ; par conséquent, une grille d'évaluation qui inclut une question relative à l'éligibilité effectue un double filtrage et comptabilise deux fois ce critère.

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Comment la pondération influe sur le résultat

La pondération, c'est le moment où les priorités d'un bailleur de fonds se traduisent en calculs arithmétiques. Attribuer 40 % du total à l'impact attendu et 10 % à la clarté du budget donne une liste de candidats présélectionnés différente de celle obtenue en inversant ces pourcentages, alors que les candidatures et les évaluateurs sont exactement les mêmes.

L'erreur courante consiste à attribuer par défaut une pondération égale à chaque critère. Considérer chaque critère comme ayant la même importance est en soi un choix, et ce n'est généralement pas celui qu'un bailleur de fonds ferait délibérément.

Les pondérations doivent être fixées avant l'ouverture de l'appel à candidatures, et non après avoir pris connaissance des dossiers. Les ajuster une fois les notes attribuées revient à transformer la grille d'évaluation en un simple moyen de justifier un résultat souhaité.

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Grilles d'évaluation sur une plateforme dédiée aux subventions

Une plateforme logicielle de gestion des subventions stocke la grille d'évaluation sous forme d'objet structuré plutôt que dans un tableur : chaque évaluateur voit les mêmes critères et repères, les pondérations sont appliquées automatiquement et les totaux sont comparables à l'échelle de l'ensemble d'un cycle d'évaluation.

Elle permet également de mettre en évidence les divergences. Lorsque deux évaluateurs attribuent des notes très éloignées l’une de l’autre à une même candidature sur un critère donné, la plateforme signale cet écart afin que le comité d’évaluation puisse en discuter, au lieu de gommer discrètement ce désaccord en calculant une moyenne dans la note globale de la candidature.