Qu'est-ce qu'une subvention de projet ?
Une subvention de projet est un financement accordé pour une action spécifique et bien définie, plutôt que pour le fonctionnement général de l’organisme qui en bénéficie. Le bénéficiaire expose ce qu’il compte réaliser, sur quelle période et à quel coût, et le bailleur de fonds approuve cette description. Le financement est lié à ce projet.
Trois éléments caractérisent une subvention de projet : un périmètre défini, une durée déterminée et un budget associé à ce périmètre. Les fonds alloués à un programme d'alphabétisation d'une durée de deux ans dans quatre écoles constituent une subvention de projet. En revanche, le même montant accordé à la même association caritative pour qu'elle l'utilise comme bon lui semble n'en est pas une.
Ce financement étant lié à un projet précis, il s'agit d'une forme de financement affecté. Le bénéficiaire ne peut pas le réaffecter à une autre activité sans autorisation préalable, et la convention de subvention le précise généralement de manière explicite, tout en indiquant ce qu'il advient des fonds non dépensés à la fin du projet.
En quoi une subvention de projet diffère-t-elle d'une aide au fonctionnement générale ?
La différence réside dans ce que le bailleur de fonds achète, ce qui modifie complètement la nature de la relation. Une subvention de projet finance une activité approuvée par le bailleur de fonds. Une aide au fonctionnement générale finance l'organisation, lui laissant le soin de décider comment utiliser au mieux ces fonds, que ce soit pour le loyer, les salaires ou les dépenses moins prestigieuses qui permettent son fonctionnement.
Les subventions de projet sont plus faciles à justifier pour un bailleur de fonds, car les résultats peuvent être décrits à l’avance et font l’objet d’un rapport a posteriori. Elles sont également plus difficiles à gérer pour le bénéficiaire, car elles couvrent rarement la totalité des frais généraux réellement engagés dans le cadre du projet. C’est là le débat de longue date concernant les coûts indirects, et c’est la principale raison pour laquelle certains bailleurs de fonds ont réorienté une partie de leur portefeuille vers des financements sans restriction.
Une subvention d'investissement se distingue de ces deux types de subventions. Elle sert à financer un bien, un bâtiment, un véhicule ou du matériel, plutôt qu'une activité ou une organisation, et est généralement versée sur présentation des justificatifs de dépenses.
Subvention pour un projet ou projet de subvention ? Deux choses différentes
Ces deux termes sont suffisamment proches pour être utilisés de manière interchangeable, mais ils ne désignent pas la même chose. Une subvention de projet est un type de financement, défini par l’objet auquel les fonds sont affectés. Un projet subventionné, quant à lui, désigne l’action elle-même, c’est-à-dire ce que le bénéficiaire met en œuvre une fois que les fonds lui ont été accordés.
En termes simples, une subvention de projet finance un projet subventionné. Un bailleur de fonds octroie des subventions de projet ; un bénéficiaire met en œuvre ces projets et en rend compte. Notre guide sur les projets subventionnés traite de la mise en œuvre, tandis que cette page porte sur l'instrument de financement.
Il est important de garder cette distinction à l'esprit lors de la rédaction des lignes directrices, car les candidats les interprètent à la lettre. Un appel à projets indiquant « nous finançons des projets » et un autre précisant « nous accordons des subventions pour des projets » suscitent des attentes différentes quant à ce qui se passe après l'octroi de la subvention.
Gestion des subventions de projet sur une plateforme de gestion des subventions
Les subventions de projet génèrent davantage de tâches administratives que toute autre forme de financement, car chacune d’entre elles est assortie de ses propres objectifs, durée, budget et obligations en matière de rapports. Un bailleur de fonds qui gère une centaine de ces subventions doit suivre une centaine de séries distinctes d’étapes clés et d’échéances.
Une plateforme de gestion des subventions regroupe dans un seul dossier la description du projet, le budget approuvé et le calendrier de remise des rapports ; elle assure le suivi des dépenses par rapport aux montants alloués et recueille les rapports des bénéficiaires en fonction des étapes fixées dans la convention, sans qu’il soit nécessaire de les solliciter par e-mail.
L'avantage concret pour le bailleur de fonds est de pouvoir répondre à tout moment à deux questions : où en est chaque projet financé, et quelle part du budget du programme a été engagée mais n'a pas encore été dépensée.
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