Piste d'audit : comment les bailleurs de fonds conservent une trace justifiable de chacune de leurs décisions

Qu'est-ce qu'une piste d'audit ?

Une piste d'audit est l'historique enregistré des actions effectuées dans le cadre d'une demande ou d'une subvention. Elle recense les soumissions, les examens, les notes attribuées, les validations et les paiements, et associe à chacune de ces actions l'utilisateur qui l'a effectuée ainsi que l'heure à laquelle elle a eu lieu.

Son objectif est la reconstruction. Une piste d'audit complète permet à un bailleur de fonds de retracer exactement, étape par étape, le processus qui a conduit à une décision, plutôt que de se fier à sa mémoire ou à des e-mails épars pour expliquer pourquoi une subvention particulière a été approuvée ou refusée.

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Pourquoi un bailleur de fonds a-t-il besoin d'une piste d'audit ?

C'est grâce à une piste d'audit qu'un processus d'octroi de subventions peut être justifié, et non pas simplement affirmé. Lorsque les administrateurs, les auditeurs ou un candidat non retenu demandent comment une décision a été prise, la piste d'audit apporte une réponse fondée sur des documents, et non sur des souvenirs.

C'est précisément lorsque la légitimité d'un programme est remise en cause que cela revêt toute son importance. Un bailleur de fonds capable de présenter chaque note, chaque commentaire, chaque validation et chaque paiement, accompagnés du nom de la personne concernée et de la date, se trouve dans une situation très différente de celle d'un bailleur qui ne peut décrire son processus qu'en termes généraux.

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Pourquoi une piste d'audit automatique est-elle plus fiable ?

L'inconvénient d'un registre tenu à la main est qu'il repose sur la mémoire des personnes chargées de consigner leurs actions, et qu'il peut être modifié a posteriori. Des lacunes apparaissent justement là où elles sont les plus gênantes, à savoir autour de décisions contestées ou prises à la hâte.

Une piste d'audit générée automatiquement par le flux de travail permet d'éviter cela. Chaque action étant enregistrée au fur et à mesure qu'elle se produit, dans le cadre même de l'exécution du travail plutôt que dans le cadre d'une tâche distincte, le relevé est à la fois complet et bien plus difficile à contester a posteriori.

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Une piste d'audit en tant que fonctionnalité de la plateforme

Dans une plateforme logicielle de gestion des subventions, la piste d'audit est générée automatiquement à mesure que chaque étape du processus est franchie. Elle sert de base tant aux dossiers de diligence raisonnable qu'aux autorisations de décaissement des fonds, offrant ainsi au bailleur de fonds un historique continu et horodaté de chaque subvention.