Comment pouvons-nous suivre les dépenses liées aux subventions et veiller à ce que l'utilisation des fonds soit conforme aux règles ?

Verser des fonds ne représente que la moitié de la responsabilité d'un bailleur de fonds. L'autre moitié consiste à pouvoir démontrer que ces fonds ont bien été dépensés conformément à l'objectif pour lequel ils ont été accordés, et c'est là que de nombreux programmes se retrouvent en difficulté.

Une subvention est rarement un chèque en blanc. Elle est généralement liée à un objectif, à un budget et, parfois, à des restrictions quant à l'utilisation des fonds. Mais une fois les fonds versés, on néglige souvent de vérifier si les dépenses réelles ont bien respecté ces conditions. L'engagement est consigné ; son suivi, non.

Cela pose problème dans certaines situations récurrentes :

• Un bénéficiaire effectue des dépenses sur une ligne budgétaire différente de celle qui a été financée, et personne ne s'en rend compte avant l'établissement du rapport.
• Des fonds affectés à un usage précis sont discrètement utilisés à d'autres fins, ce qui constitue un manquement aux règles de conformité.
• Au moment de la clôture, l'équipe ne parvient pas à faire correspondre les montants attribués, les montants versés et les dépenses réelles, ce qui transforme une clôture de routine en un véritable travail d'investigation.

Il convient de bien distinguer cette démarche du suivi de la répartition de votre propre budget entre les différents programmes. Dans ce dernier cas, il s’agit de savoir s’ il vous reste des fonds à allouer. Ici, il s’agit de vérifier si le bénéficiaire a utilisé les fonds conformément à ce qui avait été convenu, ce qui relève d’une question de conformité et non d’une question comptable.

Les équipes qui respectent les règles intègrent ce contrôle dans leur processus de travail plutôt que de l'ajouter après coup :

• Chaque décaissement est rattaché à une ligne budgétaire et à un motif d'utilisation autorisé, de sorte que les dépenses sont évaluées au regard des conditions fixées dès le départ.
• Les engagements, les paiements et les dépenses sont suivis en temps réel, en un seul et même endroit, à partir des chiffres budgétaires actualisés en temps réel plutôt que d'un export mensuel.
• Les bénéficiaires rendent compte de leurs dépenses selon un format structuré, en lien avec leurs engagements, ce qui permet de détecter les écarts dès le début, et non pas seulement lors de la clôture du projet.

Gérée de cette manière, la conformité cesse d'être une course contre la montre annuelle et devient une conséquence naturelle de la gestion du programme. Lorsqu'un auditeur ou un conseil d'administration demande si les fonds ont été utilisés conformément à leur destination, la réponse figure déjà dans les registres.