Qu'est-ce qui rend une plateforme de bénévolat pour les salariés facile à gérer ?

« Simple » est le mot que les acheteurs utilisent le plus souvent pour décrire les logiciels dédiés au bénévolat, mais aussi celui qu’ils définissent le moins. Il vaut mieux le traduire en éléments concrets que vous pouvez réellement tester lors d’une démonstration, car toutes les plateformes prétendront en être dotées.

Le premier test concerne les participants. Est-ce qu’une personne peut trouver une activité, s’inscrire et être prise en compte sans lire les instructions ? Le bénévolat est une activité libre, donc les difficultés ne suscitent pas de plaintes, mais le silence. Une inscription qui prend plus de quelques minutes fait fuir précisément les personnes pour lesquelles le programme a été conçu.

Le deuxième aspect concerne le niveau local. Un responsable de site peut-il se charger lui-même de la coordination des bénévoles, en publiant une offre avec son propre partenaire, sans en demander l’autorisation au siège ? C’est là que les programmes centralisés s’enlisent discrètement. Si chaque activité doit être créée de manière centralisée, le calendrier reflète ce que le siège a eu le temps de mettre en place, et non ce que les équipes locales auraient pu organiser.

Le troisième aspect concerne la gestion administrative. Une fois l'intégration terminée, combien d'heures par mois ce programme nécessite-t-il de la part d'une personne dont le poste n'est pas dédié à sa gestion ? Si la réponse implique de relancer les collaborateurs par e-mail pour obtenir des heures, de ressaisir des données d'un outil à l'autre ou de recréer le même rapport chaque trimestre, cela signifie que la plateforme ne fait que déplacer la charge de travail au lieu de la réduire.

La simplicité d’un pays à l’autre est une question à part, et généralement la plus difficile. Un programme n’est simple dans dix pays que si le cadre est commun, tout en laissant aux équipes locales la liberté de mener leurs propres activités, et si les participants peuvent l’utiliser dans leur propre langue. Un modèle unique imposé partout est simple à gérer au niveau central, mais inutilisable au niveau local.

C'est dans la comparaison des fonctionnalités que ce terme est souvent utilisé à tort. Une plateforme dotée de moins de fonctionnalités n'est pas pour autant plus simple si les fonctionnalités qui lui manquent sont celles dont vous avez besoin, car le travail à effectuer réapparaît alors sous la forme d'un tableur à côté. La simplicité dépend de l'effort que demande une tâche, et non de la longueur de la liste des fonctionnalités.

Une mise en garde honnête. Ce qui semble compliqué ne vient pas toujours du logiciel. Les règles d'autorisation, la question de savoir si le bénévolat a lieu pendant les heures de travail et l'identification de la personne chargée de valider ces activités relèvent de décisions stratégiques. Aucun outil ne simplifie ces aspects, et une plateforme qui les masque a tendance à aggraver la situation.

Une plateforme de bénévolat d'entreprise s'articule autour de cette organisation : un portail réservé aux salariés à l'image de la marque, une vue dédiée aux responsables de programmes locaux permettant aux sites de gérer leurs propres activités, un cadre unique par région sans pour autant restreindre l'autonomie locale, et une prise en charge de plus de 22 langues.