Intégration des bénévoles : ce qu’il faut faire avant le premier service

Qu'est-ce que l'intégration des bénévoles ?

L'intégration des bénévoles désigne l'ensemble des étapes qui s'écoulent entre le moment où une personne accepte de devenir bénévole et sa première heure de travail effective. Selon le rôle concerné, cela peut inclure une séance d'intégration, la signature d'un accord ou d'un code de conduite, une vérification des antécédents, une séance d'information sur la santé et la sécurité, ainsi que des aspects logistiques simples tels que l'accès aux locaux, le stationnement et la tenue vestimentaire.

Ce dispositif est mis en place dans l'intérêt de l'organisation d'accueil plutôt que dans celui du bénévole. Un partenaire qui ne le respecte pas se retrouve à encadrer des personnes qui ne savent pas ce qu'elles font, ce qui est pire que de ne pas avoir de bénévoles du tout.

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En quoi cela diffère-t-il de la coordination des bénévoles ?

Ils sont assis l'un à côté de l'autre et répondent à différentes questions. Le service de coordination des bénévoles demande qui y va, quand et pour quoi faire. Le service d'intégration vérifie si cette personne est prête et autorisée à le faire.

L'ordre des opérations est important. Une coordination qui inscrit une personne à une activité nécessitant une vérification qu'elle n'a pas encore effectuée a entraîné une annulation, et non une réservation. Pour les rôles nécessitant un délai de préparation, la formation doit débuter avant la date prévue pour l'activité, et non après.

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Pourquoi c'est lors de l'intégration que les bénévoles d'entreprise abandonnent

Car c'est à ce moment-là que la charge repose sur l'employé : lorsque sa motivation est à son comble et que sa patience est à son plus bas. Une personne qui a accepté de consacrer quatre heures à cette démarche ne sera pas disposée à remplir un formulaire de quarante minutes, à solliciter une référence et à attendre trois semaines pour obtenir une autorisation.

Les postes impliquant des enfants ou des adultes vulnérables nécessitent généralement une vérification officielle des antécédents. Le nom de cette vérification, l'organisme qui la réalise, la durée de la procédure et la durée de validité varient d'un pays à l'autre, ce qui constitue une véritable contrainte pour tout programme visant à mettre en place un processus unique partout.

Deux éléments permettent de limiter ces pertes. Informez les personnes concernées des conditions requises avant qu'elles ne s'engagent, et non après, afin que l'effort à fournir soit considéré comme un coût connu plutôt que comme une mauvaise surprise. Et conservez dans vos dossiers tout ce que le partenaire a déjà accepté, afin qu'un employé qui se porte volontaire une deuxième fois auprès de la même organisation ne soit pas renvoyé à la case départ.

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Faciliter l'intégration sur une plateforme

Une plateforme logicielle dédiée au bénévolat d'entreprise permet de remédier aux deux points faibles du processus d'intégration. La fiche de présentation de l'opportunité précise en détail ce qu'implique le rôle ; ainsi, l'employé prend connaissance de l'engagement requis avant de s'inscrire, et non après. De plus, les formulaires d'inscription recueillent les informations dont le partenaire a besoin, avec des fonctionnalités de téléchargement de documents, des règles de validation et une prise en charge multilingue, ce qui évite un échange d'e-mails séparé dont personne ne garde la trace.

Ce que la plateforme ne détermine pas, c'est l'exigence elle-même. Celle-ci relève de la responsabilité de l'organisation partenaire et de la législation locale. Un programme qui considère cette exigence comme une simple formalité administrative plutôt que comme une véritable contrainte continuera à perdre des participants à cette même étape, quel que soit le logiciel utilisé.